Как бизнесмену работать с самозанятым: о чем следует знать

Когда компания или предприниматель нанимает в качестве подрядчика физическое лицо, то это неудобно. По закону в таком случае нужно заключить договор с человеком, платить за него взносы, перечислять НДФЛ и сдавать отчеты.

На фоне этого работа с самозанятыми выглядит в разы выгоднее, ведь такой подрядчик сам платить все налоги за себя. Если самозанятый потеряет свой статус, то компании могут начислить налог и взносы. Этот момент нужно учесть, чтобы не возникли неожиданные расходы. Давайте разберем как компании работать с самозанятым, чтобы в будущем не насчитали налог.

Ставить четкие задачи, чтобы договор был прозрачным

Самозанятый должен получать четкую задачу с измеримым результатом. Например, сделать сайт, настроить рекламную кампания, сверстать макет, сделать дизайн. Если по договору получается так, что самозанятый должен постоянно выполнять какую-то работу без конкретного результата и быть на рабочем месте, то такие отношения могут признать трудовыми.

В таком случае предпринимателю грозит штраф от 5000 до 10000 рублей, а организации – от 50 до 100 тысяч рублей. И это помимо доначисления налогов и взносов.

Кто может интересоваться тем, как оформлены сотрудники

Интересоваться тем, как оформлены сотрудники может кто угодно, а поводом для внеплановой проверки может стать даже сообщение в СМИ. Рассмотрим этот момент подробнее, чтобы бизнесмены понимали, откуда ждать подвоха.

1. Сам исполнитель. Представим, что человек работает на компанию регулярно. Пока работа есть, а зарплата платится, то претензий нет. Но такой сотрудник всегда будет волноваться о том, что его уволят. А если наметится декретный отпуск, то любой захочет получить выплаты и гарантии. Потому человеку выгоднее оформить трудовой договор. И если ИП или компания отказывается это делать, то он может попытаться заставить работодателя пойти на это. Для этого ему будет достаточно пожаловаться в трудовую инспекцию, и в компанию или к ИП сразу придет проверка. Также работник может обратиться в суд, а там все сомнения будут трактоваться в его пользу – скорее всего, договор признают трудовым задним числом.
2. Налоговая служба. ФНС не будет проверять, как работодатель соблюдает права работников – это не в ее компетенции. Инспектору важно знать, не использует ли наниматель договоры услуг для того, чтобы провернуть схему по налогам и взносам. Внимание больше всего привлекают индивидуальные предприниматели – именно мелкие бизнесмены грешат махинациями с налогами. Определить схему очень легко: инспектор обратит внимание на отчеты и движения средств по расчетному счету. ИП при этом даже не успевает понять, что его проверяют. И когда ФНС предъявляет претензии, то уже точно знает, что искать и за что наказывать.
3. Трудовая инспекция. Даже если работники довольны, то нажаловаться может кто-то другой. Конкуренты, например. Это тоже повод для того, чтобы начать проверку прям завтра без предварительного согласования. Или же инспектор может прийти в рамках плановой проверки. Узнать о том, какие взаимоотношения между компанией и сотрудником несложно – это устанавливается при первом же опросе. И никакие инструктажи тут не помогут – инспекторы свое дело знают и умеют задавать правильные вопросы. Если выяснится, что в оформлении договора есть нарушения, придется заплатить до 100 тысяч рублей за каждый незаключенный договор.

Не сотрудничать с бывшими и действующими сотрудниками

Закон запрещает уволить человека и сразу же нанять его, как самозанятого. За это грозит штраф, плюс начислят налог и взносы. После увольнения человека должно пройти не менее 2 лет, прежде чем можно будет нанять его снова. И даже это не будет гарантией того, что к бизнесу не будет претензий.

Вскоре после появления закона о самозанятых в сети интернет стали появляться темы для обсуждений, где среди предпринимателей блуждала идея, мол, нужно уводить сотрудников и заставить их перевестись на самозанятость, чтобы платить меньше налогов. Но законы пишут не дураки. Вот почему эта схема не работает.

Доход от бывшего работодателя не будет подпадать под действие специального режима

Когда работодатель уволит своего сотрудника, чтобы тот получил статус самозанятого, то единственное, что из этого получится, это зарегистрироваться в приложении «Мой налог». А вот экономии на налогах и взносах не будет – доход от этого работодателя не подпадает под специальный налоговый режим в течение 2 лет после увольнения. То есть нанимателю придется платить, как он это делал обычно, даже если в приложении будет чек. Эта норма прописана во втором пункте 6 статьи.

Скрыть от ФНС, откуда пришли деньги самозанятому, нельзя. Когда подрядчик формирует чек по доходам, он указывает в нем ИНН плательщика. Чек автоматически отправляется в базу инспекции. ФНС видит, кто и кому, за какие услуги заплатил, и что пару месяцев назад заказчик был нанимателем исполнителя по трудовому договору, тоже увидит. В таком случае обе стороны получат доначисления: и взносы, и НДФЛ по ставке 13% придется заплатить + пени и штраф.

Проверить, есть ли у подрядчика статус самозанятого

Физлица обязаны со всех своих доходов платить НДФЛ по ставке 13%. И если такой человек сотрудничает с компанией или ИП, то они становятся его налоговым агентом. Это значит, что именно заказчик должен рассчитать, удержать и перечислить в ФНС налоги за своего работника.

Потому следует заранее попросить у самозанятого справку о постановке на учет и проверить его статус через сервис налоговой. Такую проверку нужно сделать дважды: и перед началом работ, и перед выплатой средств. Если в процессе работы над поставленной задачей человек потеряет статус самозанятого, то компания или ИП должны будут платить НДФЛ и взносы.

Страховые взносы – это отдельная не менее затратная статья расходов для работодателя. Стандартно они такие:

• 22% на обязательное пенсионное страхование;
• 5,1% на медицинское страхование;
• 2,9% на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности в связи с материнством;
• от 0,5% до 8,5% – взносы на травматизм (размер зависит от группы профессионального риска).

Работать с самозанятыми ИП

Индивидуальный предприниматель также может получить статус самозанятого. Заказчику выгоднее нанимать такого сотрудника, ведь если он потеряет статус самозанятости, то НДФЛ и взносы за него платить не придется.

Самозанятый индивидуальный предприниматель не имеет права совмещать несколько налоговых режимов. После получения статуса самозанятости он должен отказаться от других, которые он использовал раньше. На это у него есть один месяц со дня регистрации. Если он опоздал, то самозанятость аннулируют.

Получается, что статус самозанятости перекрывает, но не отменяет ИП. Например, если доход такого человека превысит 2,4 млн рублей за год, то нужно будет заново выбрать спецрежим. Сумма в 2,4 миллиона – это ограничение на профессиональный доход. Больше по самозанятости получать нельзя.

Что еще важно делать, сотрудничая с самозанятым

Следующие рекомендации помогут бизнесмену облегчить сотрудничество с самозанятым:

1. Заключение договора. С самозанятым следует заключить один из видов договоров. Это может быть договор оказания услуг, авторского заказа или подряда. Также можно разместить на своем сайте один для всех договор оферты – тогда исполнитель может просто согласиться с ним и приступить к работе. По закону договор – это необязательное требование. Но с ним будет легче и заказчику, и подрядчику.
2. Оформление актов выполненных работ. В акте нужно перечислить, что было сделано и сколько это стоило. Так при проверке налоговая увидит, за что компания или ИП перечислил средства самозанятому. Акты полезны еще и тем, что помогают фиксировать нарушение сроков и недостатки в работе. Кроме того, они выступают дополнительным доказательством того, что отношения между сторонами не трудовые, а гражданско-правовые.
3. Контроль чеков. Самозанятый должен отправлять своему заказчик чек за каждый проведенный платеж. В договоре между сторонами следует указать обязательство самозанятого делать это сразу же после получения им средств. В чеке должно быть указано название услуги или товара, сумма и ИНН организации или ИП. Если предприниматель заметил, что данные неверны, то он должен обратиться к самозанятому, чтобы тот аннулировал чек и выписал новый.
4. Оплата за каждый проект. Сотрудничество с самозанятым можно оплачивать сразу за весь проект или сразу перечислить аванс, а потом остаток. Главное – не переводить одинаковые суммы в один и тот же день месяца. Это похоже на трудовые отношения, и налоговая это сразу заметит.
5. Контроль статуса исполнителя. Если самозанятый получит за год суммарно более 2,4 миллионов рублей, то потеряет свой статус. Потому в договор с таким подрядчиком следует добавить пункт о том, что он должен уведомить работодателя о том, что потерял статус самозанятости. За неуведомление следует указать штраф, который покрыл бы потери ИП или компании при уплате НДФЛ и взносов за этого подрядчика.
6. Учет разрешенных видов деятельности. Закон о самозанятых указывает на некоторые ограничения. Так, они не могут заниматься перепродажей товаров, продавать подакцизную продукцию или такую, которая подлежит маркировке. Также самозанятый не может заниматься доставкой без контрольно-кассовой техники. Если ИП хочет нанять самозанятого как курьера, который принимает оплату, то нужно оформить онлайн-кассу и выдать ему кассовую технику.

Отдельно следует поинтересоваться у самозанятого, со сколькими заказчиками он работает. По закону они могут сотрудничать с несколькими работодателями. А если наниматель постоянно будет один и тот же, это может вызвать вопросы у ФНС, которая инициирует проверку.