Что такое соглашение о неразглашении информации

Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации в корпоративном мире называется non-disclosure agreement или NDA. Такой документ подписывают две стороны в том случае, когда одна из них хочет передать тайную информацию, но боится, что она утечет к конкурентам.

Допустим, у вас есть бизнес по производству йогуртов по секретной технологии, которую вы сами разрабатывали долгие годы. Теперь вы хотите этот бизнес продать, и вам нужно раскрыть внутренние данные, чтобы у покупателя было представление о компании. Но что, если сделка сорвется или покупатель окажется просто конкурентом, который хочет выведать засекреченную внутреннюю информацию, чтобы использовать ее для своего бизнеса. Чтобы минимизировать подобные риски, нужно подписать NDA.

В этой статье мы дадим советы, как обращаться с конфиденциальной информацией, как ее хранить и передавать, чтобы в случае чего вы смогли защитить свои интересы.

Содержание
  1. Что такое коммерческая тайна и какая информация считается конфиденциальной
  2. Что написано в законе
  3. Какая информация не может быть коммерческой тайной
  4. Как запустить режим коммерческой тайны
  5. Убедитесь, что эта информация может относиться к коммерческой тайне
  6. Ограничьте доступ к информации
  7. Ведите учет сотрудников, которые получают доступ к коммерческой тайне
  8. Установите режим коммерческой тайны в документах
  9. Используйте гриф «Коммерческая тайна» на документах
  10. В каких случаях нужно подписывать соглашение о неразглашении
  11. Каким может быть соглашение о неразглашении
  12. Сколько действует соглашение о неразглашении информации
  13. Что важно сделать перед подписанием соглашения о неразглашении
  14. Как пишется NDA
  15. Что будет, если кто-то нарушит соглашение о неразглашении информации
  16. Коммерческую тайну разгласил сотрудник
  17. Коммерческую тайну разгласил контрагент
  18. Коммерческую тайну разгласил акционер
  19. Прекращение действия NDA или изменение его текста
  20. Когда можно изменить текст соглашения о неразглашении информации
  21. Когда соглашение о неразглашении информации прекращает свое действие
  22. Особенности применения NDA в РФ: какие риски могут ждать бизнес

Что такое коммерческая тайна и какая информация считается конфиденциальной

Информация, к которой имеет доступ ограниченный круг лиц, считается конфиденциальной. Такие данные нельзя распространять без согласия их обладателя. Например, вы наняли аудитора для проверки отчетности вашей компании. Он не будет иметь права разглашать сведения, с которыми работал третьим лицам.

Конфиденциальная информация – это обобщающий термин. Он включает в себя и коммерческую, и служебную, и государственную, и другие виды тайн. Мы уделим внимание именно коммерческой тайне, так как в бизнесе часто есть сведения, которые нужно защитить от конкурентов.

Коммерческой тайной считаются данные, которые соответствуют таким параметрам:

  1. Принадлежат данной организации. Сведениями не владеют третьи лица, но информация представляет ценность для них.
  2. Относятся к предпринимательской деятельности ИП или ООО. Технология изготовления строительных материалов или рецепт хлеба может считаться коммерческой тайной, а информация о том, какие конфеты любит главный бухгалтер компании – нет.
  3. Не содержат сведений, которые являются частью государственной тайны. Только государство может определять, что относится к гостайне, оно же ее и защищает.
  4. Обладатель данных ограничил доступ к ним и принял меры, которые защищают их от несанкционированного доступа и распространения.

Только компания решает, какую именно информацию отнести к коммерческой тайне. Но нельзя просто взять и заявить: все, теперь эти и вот эти сведения – коммерческая тайна. Нужно все оформить по закону.

Что написано в законе

Понятие коммерческой тайны описывается в Гражданском кодексе и Законе о коммерческой тайне. Под это понятие подпадает информация, которая имеет коммерческую ценность именно по той причине, что не известно никому другому. Также у третьих лиц не должно быть доступа к ней на законных основаниях.

Чтобы понятие «коммерческая тайна» было соблюдено, есть условие – владелец такой информации должен скрыть ее каким-либо образом и принять меры по ее охране. Это также называется специальным режимом конфиденциальности, который дает обладателю информации ряд преимуществ, позволяет избежать неоправданных расходов или увеличить доход. На практике это выглядит следующим образом:

  1. Способы, которыми банк проверяет получателей кредитов, данные о том, по каким параметрам их оценивает, позволяют отсеять потенциальных мошенников. Это можно отнести к коммерческой тайне, так как эти сведения снижают вероятность риска выдать средства недобросовестному заемщику. А значит понести расходы.
  2. Компания благодаря специальному режиму конфиденциальности держит в секрете данные о том, как формируются скидки и когда будут действовать следующие акционные предложения. Это позволяет бизнесу сохранять положение на рынке и приумножать свой доход.

Также есть понятие «режим коммерческой тайны». За разглашение тайной информации в период действия режима коммерческой тайны будет наступать ответственность, вплоть до уголовной. Так, за огласку внутренней информации компании сотрудника минимум уволят, а незаконный сбор данных, которые относятся к коммерческой тайне, грозит ему судебным разбирательством.

При заключении соглашения о неразглашении, режим коммерческой тайны вводить не нужно. Но для дополнительной защиты юристы рекомендуют это сделать.

Какая информация не может быть коммерческой тайной

Есть данные, которые в принципе нельзя включать в состав коммерческой тайны – они всегда должны быть общедоступными. Например:

  1. Сведения из учредительных документов ООО или из Единого государственного реестра юридических лиц. Эта информация должна находиться в открытом доступе для тех же контрагентов, например, чтобы, например, они могли проверить полномочия генерального директора до подписания договоров с компанией.
  2. Данные из документов, дающих право на ведение предпринимательской деятельности (например, лицензия на ведение образовательных курсов). Потребитель может запросить такие данные перед покупкой курса или вебинара, чтобы проверить, какого качества он получит сертификат о повышении квалификации, будет ли котироваться этот документ.
  3. Информация, подтверждающая безопасность и соблюдение норм. Это касается пожарной безопасности или гигиены и эпидемиологии. Поэтому невозможно установить режим коммерческой тайны относительно состава продуктов питания, иначе как потребитель сможет определить безопасность продукции.
  4. Сведения об уровне заработной платы и условиях труда. Распространены случаи, когда работодатели запрещают работникам рассказывать, сколько они зарабатывают, хотя по закону это не может являться коммерческой тайной. Например, для подачи заявки на ипотеку необходимы данные о доходах, поэтому они должны быть общедоступными.

Есть случаи, когда раскрывать какие-то данные обязывает закон. Например, бизнес должен размещать отчеты о годовой бухгалтерии в ГИРБО. Если же ваша информация не подпадает ни под один из вышеописанных критериев, но при этом может иметь ценность для конкурентов, стоит установить режим коммерческой тайны.

Как запустить режим коммерческой тайны

Просто взять и сказать, что какая-то информация – это коммерческая тайна, нельзя. Бизнесмен должен предпринять конкретные действия, чтобы внутренняя информация компании получила такой статус. Если при этом он проигнорирует хотя бы один этап, то в случае утечки данных компания может остаться без защиты. Что нужно делать, разберем далее.

Убедитесь, что эта информация может относиться к коммерческой тайне

Это должен быть объективный перечень ценных сведений с коммерческой точки зрения, к которым нет доступа у посторонних лиц. Если окажется, что информация не подпадает под понятие коммерческой тайны, то любые последующие шаги по ее защите будут тщетными.

Например, вы можете заявить, что коммерческой тайной является технология производства какого-то металлического изделия или стандарт изготовления пластиковых деталей. При условии, что эти технологии или стандарты не известны третьим лицам, они дают вашему бизнесу конкретное преимущество, имеют ценность. А значит могут считаться коммерческой тайной.

Ограничьте доступ к информации

Когда вы сформировали перечень ценных сведений и убедились, что они действительно могут считаться коммерческой тайной с точки зрения закона, нужно сделать следующее:

  • определить, кто будет иметь доступ к этой информации и в каком порядке;
  • установить контроль за соблюдением порядка доступа.

Для этого нужно составить и утвердить специальный документ – положение о коммерческой тайне. В нем должен быть указан перечень ответственных работников.

Ведите учет сотрудников, которые получают доступ к коммерческой тайне

Если вы понимаете, что перечень лиц, которые будут иметь доступ к конфиденциальной информации, со временем изменится, то следует продумать заранее, как вы будете вести учет таких лиц. Например:

  • можно написать перечень сотрудников в приложении к положению о коммерческой тайне, чтобы иметь возможность корректировать только его, а не менять весь документ;
  • учет можно вести письменно в журнале или в электронном виде.

На всякий случай определите порядок предоставления разового доступа к тайным документам. Например, вы можете поместить нужную информацию для разовой передачи или ознакомления на облачный диск и дать к ней временный доступ.

Благодаря ведению учета вам будет проще определить того, кто разгласил коммерческую тайну, а также понять, мог ли кто-то посторонний получить несанкционированный доступ к информации.

Установите режим коммерческой тайны в документах

После того как вы утвердили положение о коммерческой тайне, нужно прописать соответствующий пункт в трудовых договорах с сотрудниками и в гражданско-правовых договорах с контрагентами.

Это можно оформить следующим образом: в трудовом договоре дать ссылку на положение, а сам перечень конфиденциальной информации указать в приложении к договору. Также не забудьте ознакомить сотрудников с положением о коммерческой тайне под подпись. Если вы не сделаете этого, нарушитель избежит ответственности.

Используйте гриф «Коммерческая тайна» на документах

Если вы передаете кому-либо документы, в которых содержится коммерческая тайна, проставляйте на них соответствующий гриф и указывайте в самом документе обладателя сведений. С одной стороны, это прямое требование закона. С другой – подобным образом вы разграничиваете коммерческую тайну от другой конфиденциальной информации. Плюс использование грифа повышает степень осознания ответственности у лица, которое получило доступ к документу.

Не забудьте создать особые условия для соблюдения режима коммерческой тайны. Для этого можно, например, установить в офисе сейф, в котором будут храниться документы с коммерческой тайной. Главное, чтобы к сейфу не было доступа у третьих лиц.

В каких случаях нужно подписывать соглашение о неразглашении

Заключать NDA следует тогда, когда вы предоставляете кому-то информацию, чувствительную для бизнеса, разглашение которой может повлечь за собой убытки. Например, когда бизнес ищет инвестора, то сделка начинается с продолжительных переговоров и проверки бизнеса. В такой ситуации потенциальный инвестор получает доступ к той самой чувствительной информации: анализирует способ производства, видит реальные активы компании и с кем она сотрудничает, может узнать порядок ценообразования и пр. В этой ситуации заключать соглашение о неразглашении нужно обязательно.

Для некоторых видов бизнеса чувствительной информацией может являться список клиентов. Иногда конкуренты пытаются выведать именно это, чтобы переменить чужих клиентов себе. Примерный перечень информации, которую стоит защитить с помощью NDA, выглядит так:

  1. Управленческие отчеты и бизнес-план. В такой документации содержатся стратегические планы по развитию компании, информация о будущих проектах, реальные и аналитические данные по окупаемости и бюджету и пр.
  2. Договоры с контрагентами. В них будет содержаться информация о количестве отгруженной продукции или о цене поставки – о каких-то индивидуальных условиях.
  3. Деловая переписка. Допустим, вы переписывались по e-mail с контрагентом о проведении научного исследования в области нефтепереработки. В таком случае, внизу письма должна стоять специальная пометка о том, что информация является конфиденциальной. Соответственно при передаче сведений из такой переписки нужно заключать NDA.

Также NDA стоит подписывать, когда вы показываете третьим лицам протоколы совещаний и документы, в которых содержится информация о себестоимости расходников и ценообразовании итогового продукта.

Каким может быть соглашение о неразглашении

NDA может быть двух видов: односторонним и взаимным.

Односторонне NDA применяется в том случае, когда конфиденциальную информацию передает одна сторона. В документе она называется «обладатель информации» или «раскрывающая сторона». Другая сторона именуется в таком соглашении «принимающая сторона».

На практике такой вид NDA заключается редко, поскольку в той или иной степени каждая из сторон делится тайной информацией. Одностороннее соглашение подписывают, например, с подрядчиками, которые только получают конфиденциальную информацию, чтобы выполнить те работы, для которых их наняли.

Взаимное NDA предполагает, что по договору каждая из сторон одновременно выступает и принимающей, и раскрывающей. Это значит, что оба участника соглашения несут ответственность за неправомерное использование коммерческой тайны или ее разглашение.

Сколько действует соглашение о неразглашении информации

Максимальный срок действия соглашения о неразглашении законом не установлен. Поэтому владелец бизнеса может устанавливать их по собственному усмотрению: до определенной даты или в течение какого-то срока. Как правило, действие NDA длится не дольше десяти лет.

Некоторые соглашения предусматривают право владельца информации в одностороннем порядке отказаться от NDA. Но при этом соглашение может иметь силу и после расторжения трудового договора.

Что важно сделать перед подписанием соглашения о неразглашении

Прежде чем подписать NDA, проверьте:

  • есть ли четко сформулированный перечень конфиденциальной информации;
  • могут ли такие сведения относиться к коммерческой тайне, и действует ли в компании соответствующий режим;
  • обозначен ли порядок доступа к сведениям;
  • имеется ли перечень лиц, которые имеют доступ к коммерческой тайне компании.

В NDA также нужно предусмотреть такие пункты:

  • как информация будет передаваться и порядок ее возврата;
  • ограничения по использованию коммерческой тайны и ее распространению;
  • санкции за разглашения конфиденциальных сведений (например, можно требовать неустойку за каждый факт разглашения данных);
  • порядок адаптации сотрудников под новые требования.

Касательно последнего пункта следует добавить, что работники компании не всегда быстро привыкают к новым требованиям. Учитывая необходимость обеспечивать конфиденциальность, нужно проводить их обучение и тестирование. Большинство из этих пунктов будут фактически сформированы заранее, если вы ввели в действие режим коммерческой тайны и утвердили положение о ней.

Как пишется NDA

Заключение соглашения и неразглашении всегда проходит на каких-то условиях. Они обязательно должны прописывать в NDA. В частности, соглашение о неразглашении должно содержать следующие условия:

  1. Данные сторон и основные регистрационные документы. Это ФИО, паспортные данные, реквизиты организации (ОГРН), ИНН и местонахождение. Компания должна дополнительно указать того, кто будет заключать NDA от ее имени, а также документ, на основании которого доверенный действует – устав, постановление о назначении или доверенность.
  2. Дата заключения договора. Также прописывается место, в котором стороны подписали соглашение.
  3. Срок действия соглашения о неразглашении. Например, пять лет с момента подписания соглашения.
  4. Цель предоставления информации. Например, для получения инвестиций, для предпродажной проверки или для представительства в суде.
  5. Состав конфиденциальной информации. В NDA должно быть прописано, что именно вы передаете: клиентскую базу, прайс, бизнес-план, бухгалтерские документы и пр.
  6. Обязательства сторон по соблюдению конфиденциальности. Каждая сторона соглашения о неразглашении обязана утвердить правила обращения с коммерческой тайной и организовать утвержденный порядок работы.
  7. Условия и порядок использования информации, порядок ее распространения. Здесь прописываются обязательства сторон использовать информацию только в определенных целях, а также запрет на копирование и передачу данных третьим лицам без согласия собственника.

Что будет, если кто-то нарушит соглашение о неразглашении информации

Меры наказания и степень ответственности зависит от того, кто разгласил коммерческую тайну.

Коммерческую тайну разгласил сотрудник

Когда утечка конфиденциальной информации (особенно коммерческой тайны) происходит по вине сотрудника, он будет привлечен к ответственности. Но только при условии, что в свое время он был ознакомлен с перечнем секретной информации и ответственностью за ее разглашение под роспись, а также ему была предоставлена ​​возможность соблюдения порядка работы с конфиденциальной информацией.

В случае, когда он нарушил свои обязательства, ему грозит такая ответственность:

  1. Дисциплинарная. Когда работник компании разглашает коммерческую тайну, то это основание, чтобы применить меры дисциплинарного взыскания. К таким относится замечания, выговора и увольнения. Чтобы уводить сотрудника, достаточно одного разглашения.
  2. Материальная. Сотрудник, разгласивший конфиденциальную информацию, обязан возместить работодателю прямой действительный ущерб. При этом неполученные доходы из-за упущенной выгоды к прямому ущербу не относятся, это «повесить» на работника нельзя.
  3. Административная. По закону сотрудник, разгласивший коммерческую тайну, может получить штраф от 5000 до 10 000 Р. Конечно, если работодатель подаст на него в суд.
  4. Уголовная. Работнику, который выдал конфиденциальную информацию, являвшуюся коммерческой тайной, могут назначить штраф до 1 млн рублей или лишить свободы до 4 лет.
  5. Гражданско-правовая. В ситуации, когда трудовой договор расторгнут, но у сотрудника сохраняются обязательства по неразглашению тайны, ему грозит гражданско-правовая ответственность за нарушение этих обязательств. Например, бывший работодатель может потребовать выплатить ему неустойку.

Коммерческую тайну разгласил контрагент

За такое нарушение контрагенту грозит административная, уголовная или гражданско-правовая ответственность. Допустим, вы продали секрет производства своего йогурта, а затем раскрыли его публично. Новый собственник информации имеет право привлечь вас к ответственности.

Коммерческую тайну разгласил акционер

Для акционера компании, который выдал коммерческую тайну, виды ответственности будут такими же, как и для контрагента. Но для такой категории виновных есть еще одна специальная мера – исключение из состава руководства компании.

Не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности своей компании – это прямая обязанность ее участника. Когда он пренебрегает этой обязанностью, то другие участники имеют полное право исключить его, выплатив действительную стоимость его доли.

Прекращение действия NDA или изменение его текста

Текст соглашения о неразглашении можно менять. Если соблюсти при этом процедуру, то документ останется правомочным.

Когда можно изменить текст соглашения о неразглашении информации

В соглашение о конфиденциальности вносятся изменения, когда это необходимо для уточнения каких-либо пунктов или кардинального изменения правил для сторон. Например, когда изменились состав конфиденциальной информации, условия соглашения о неразглашении или список тех, кто имеет доступ к коммерческой тайне.

Для изменения NDA стороны должны встретить и заключить дополнительное соглашение по той же форме, что и первый документ. Есть и другой вариант: вы всегда можете расторгнуть старый договор, составить и подписать новый.

Когда соглашение о неразглашении информации прекращает свое действие

Если договор был досрочно расторгнут сторонами или у соглашения о неразглашении закончился срок действия, то оно перестает действовать. В первом случае стороны могут заключить новое соглашение по той же форме. Если же у NDA просто истек срок, то часто на практике это значит, что дополнительное соглашение заключать не нужно. Хотя на практике стороны иногда подписывают акт сверки.

Если в договоре предусмотрено право на односторонний выход из соглашения, то для расторжения необходимо отправить уведомление другой стороне тем способом, который был предусмотрен при составлении NDA.

Как только договор был расторгнут, стороны обязаны вернуть конфиденциальную информацию в той форме, которая была предусмотрена соглашением о неразглашении. Например, передают флешку с данными по акту приема-передачи.

Особенности применения NDA в РФ: какие риски могут ждать бизнес

Соглашение о неразглашении информации нельзя считать безусловным средством защиты от утечки. Договор не защитит от предательства, как и компенсация не восстановит положение вашего бизнеса.

Тем не менее на практике NDA работает, и суды взыскивают ущерб в пользу пострадавшего бизнеса. Например, где-то суд пришел к выводу о нарушении договора между сторонами и взыскал с ответчика ожидаемые 400 000 рублей. Но иногда суд может и уменьшить сумму иска. Так, в одном из дел судья уменьшил неустойку за разглашение коммерческой тайны с 200 000 тысяч до 100 000 рублей.

Риски для бизнеса заключаются в том, что доказать факт разглашения коммерческой тайны или неправомерного использования конфиденциальной информации сложно. И вот почему. Допустим, ведутся переговоры о покупке земли. Застройщик хочет построить склады на нескольких соседних участках, которые принадлежат разным собственникам.

Если застройщик будет вести переговоры с владельцем одного участка без заключения с ним соглашения о неразглашении условий сделки, то продавец может смело раскрыть тайную информацию двум другим собственникам. В результате продавцы могут договориться о том, чтобы завысить стоимость земли. Естественно, что рентабельность проекта при этом упадет.

Но если владелец земли разгласит конфиденциальную информацию при наличии NDA, то застройщик должен будет доказать в суде, что именно от этого человека двое других собственников участков узнали информацию. Сделать это очень непросто.

Когда коммерческая тайна имеет критический характер, то владелец конфиденциальной информации может прибегнуть к дополнительным мерам, чтобы защитить данные. Так поступают в сделках купли-продажи бизнеса. Процесс проходит в несколько этапов:

  • стороны заключают NDA;
  • владелец конфиденциальной информации предоставляет ее в урезанном виде (например, дает базу данных подрядчиков без контактной информации или отчеты по работе только одно цеха, а не производства в целом);
  • если переговоры продолжаются, и покупатель демонстрирует готовность купить бизнес, то тайная информация передается в полном объеме только после подписания сторонами обязывающих документов по продаже бизнеса.

Такие многоступенчатые схемы являются своего рода предохранителем от недобросовестных покупателей, ведь получается, что если информация будет раскрыта по вине покупателя, он будет обязан купить компанию, в рамках компенсации ее собственнику.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: