Что такое фотография рабочего дня и как применять ее в бизнесе

Фотография рабочего дня (далее ФРД) – это один из способов узнать, что делают ваши наемные рабочие с первой и до последней минуты рабочего дня. Это не фотография в привычном понимании этого слова, то есть не нужно ходить за сотрудником с фотоаппаратом и делать снимки. Но это и не слежка за персоналом, как в случае с камерами видеонаблюдения.

ФРД – это способ, при котором действия или бездействие работника автоматически фиксируется с помощью компьютерных программ. Также существует вариант, когда такая фиксация осуществляется ответственным сотрудником. Данные записываются в специальную карточку. Этот вариант ФРД используется чаще.

В статье помимо общей информации о фотографиях рабочего дня, мы рассмотрим опыт Марины, которая работает экономистом в отеле и по совместительству занимается отчетностью по ФРД. Для отеля этот способ фиксации действий сотрудников оказался очень кстати, чтобы контролироваться не офисных сотрудников (поваров, горничных, аниматоров, уборщиц и т.д.). Также мы разберем типичные ошибки при использовании ФРД и методы их устранения, и дадим вам шаблон ФРД, который вы сможете адаптировать под свои задачи.

Зачем нужны ФРД

С помощью ФРД вы можете узнать, как в реальности работают сотрудники или персонал вашей компании, кто и что делает на протяжение рабочего дня. Вы можете по-разному прикидывать, сколько горничная тратит на уборку номера, а официант на обслуживание одного столика. Но лучше всего будет пойти и посмотреть.

Наблюдая за процессом работы, вы сможете понять:

• что человек делает в рабочее время;
• какой объем работы он выполняет за единицу времени;
• сколько времени ему нужно, чтобы выполнять определенные задачи;
• как улучшить условия труда;
• нужно ли сокращать или расширять штат;
• как организовать работу эффективнее.

Фотография рабочего дня как метод применима в любой компании. Отслеживать можно не только работников, которые выполняют ручной труд, но и офисных сотрудников, к примеру.

Важно понимать, что ФРД не предполагает постоянную слежку за сотрудниками. Данный метод позволяет собирать данные, чтобы потом проанализировать их. Потому его не нужно использовать постоянно. Внедрять этот способ стоит только тогда, когда требуется решить какую-то проблему с выполнением обязанностей у сотрудников или с предоставлением услуг (клиентским сервисом) у бизнеса в целом.

Особенности проведения ФРД

Для проведения наблюдения нужно много ресурсов. Если планируется объемный процесс ФРД (нужно отследить 10-15 сотрудников), то потребуется собрать целую группу наблюдателей. Потому использовать метод постоянно или слишком часто невыгодно – наблюдателям тоже нужно платить зарплату. Или же сотрудникам приходится откладывать свои текущие обязанности, если к процессу привлекаются люди из этой же компании.

Если в качестве наблюдателей выступают сотрудники из отдела кадров, бухгалтера и т.д., то действовать они могут только по специальному распоряжению руководителя. Чем больше ваш бизнес, тем больше работников будут задействованы в процессе.

ФРД – это определенный дискомфорт и для наблюдателей, и для работников. Первые обязаны успевать выполнять свои прямые обязанности, а еще вести наблюдение. Для вторых же это прямое вмешательство в их рабочий процесс. Человека, за которым пришли пронаблюдать, тяжело убедить, что это не проверка от начальства, и его никто не собирается увольнять, наказывать или премировать. Наблюдаемый все равно будет выполнять свою работу не так, как он делает ее обычно. Но даже это представляет ценность для анализа.

Прежде чем приступить к наблюдению, работникам нужно объяснить, для чего был инициирован этот процесс. Если поделиться с ними проблемой, с которой столкнулся бизнес, и попросить помочь разобраться, то это снимет негатив. Попросите человека показать, как у него все устроено, и он пойдет вам навстречу.

Опыт использования ФРД в отельном бизнесе

Вернемся к примеру с Мариной, которая работает экономистом в отеле. Ее руководство использует ФРД, когда нужно пересчитать нормы расписания для рабочего персонала гостиницы – официантов, уборщиц, поваров и аниматоров.

Наблюдение поручается сотрудникам из отдела кадров, а Марина, как экономист, обрабатывала полученные записи, формировала итоговый отчет и доносила до начальства предложения по оптимизации работы. Когда наблюдения были обширными, то она выходила принимали участие в ФРД и сама.

Как и было описано выше, если работникам объяснить, что такое ФРД и зачем оно проводится, то недовольства или агрессии не будет. На практике так и есть. В отеле, где работает Марина, в целом позитивная атмосфера и дружный коллектив. Потому сотрудники абсолютно спокойно относились к тому, что за ними целый день ходит человек и ведет записи.

Разновидности ФРД

Существует несколько способов организовать ФРД в компании. Кратко опишем каждый.

Самофотография

Данный метод предполагает, что сотрудник самостоятельно ведет записи своих действий, а затем передает записи начальству. С такой ФРД отлично справляются офисные сотрудники: они привыкли работать с документами, а ведение записей, как правило, никоим образом не нарушает их рабочий ритм и не отвлекает от прямых обязанностей. А вот барберу, посудомойке или уборщице будет уже куда труднее сохранять эффективность в своей работе, если придется еще и делать ФРД.

Очень важно поручать такую задачу ответственным сотрудникам. Человек должен понимать, какую пользу могут принести наблюдения и отчет по ним. Если же вы поручите ведение ФРД ненадежному сотруднику, который воспримет процесс как вашу прихоть или формальность, то и ваше время, и время этого работника будет потрачено впустую – пользы о ФРД не будет.

Плюсы и минусы данного способа

Главный недостаток самофотографии – необъективность. Руководитель рискует получить от сотрудника не совсем полный или не до конца правдивый отчет, ведь когда человек сам описывает свои действия, то о некоторых вещах может умолчать. Например, мало кто честно напишет о том, что провел на перерыве больше времени, чем на это отведено по графику. Также работник вряд ли признается, что часть рабочего времени занимался личными делами или вел переписку в мессенджере.

Среди бесспорных преимуществ самофотографии можно выделить низкую затратность ресурсов. Вам не нужно привлекать стороннего наблюдателя в ФРД, отрывать его от своей работы и создавать дискомфорт для наблюдаемого.

Организовывать ФРД таким способом, решать только вам. Исходите из того, будет ли удобно сотруднику вести записи самостоятельно. Например, в том же отеле для горничной или повара такая задача была бы абсолютной нелепостью.

Автоматизированная ФРД

Автоматизированная фотография рабочего дня – это когда наблюдение за работник ведет не другой уполномоченный сотрудник вашего предприятия, а компьютерная программа. Она сама определяет продуктивность работы человека, фиксирует, какими программами и как долго он пользовался, а сколько времени вообще ничего не делал. Также программа для ФРД делает скриншоты монитора, чтобы руководитель точно знал, что сотрудник не раскладывал пасьянс во время работы.

Программ, чтобы автоматизировать ФРД, существует достаточно много. Мы приведем пару примеров:

1. TimeDoctor. Считает, сколько времени работник пользовался компьютером, делает скриншоты экрана через установленные промежутки времени. Также отслеживает переписку и сайты, которые посещает работник.
2. Kickidler. Это не просто программа, а целая система онлайн-наблюдения за работниками. Она полностью отслеживает рабочий день сотрудника. В том числе фиксирует опоздания и ранние уходы с работы. На основании этих данных формируются отчеты и табели учета рабочего времени. Также Kickidler фиксирует всю историю активности на компьютере и предупреждает руководство о подозрительных действиях сотрудника. Через программу руководитель в любой момент может посмотреть, чем занят сотрудник.

Автоматизированный мониторинг продуктивности работника можно использовать только в офисах или для отслеживания работы удаленных сотрудников. Если же ваш бизнес связан с ручным или физическим трудом, то использовать такие программы не получится. Автоматизированную ФРД можно использовать для контроля работы программиста, дизайнера, маркетолога и т.д. А вот для отслеживания водителя, продавца или инженера такой способ не сгодится.

Работодатели имеют полное право использовать автоматизированную ФРД – закон дает право контролировать выполнение обязанностей работником. С другой стороны этот же работник имеет право на получение полной и достоверной информации об условиях труда. Это означает, что перед введением автоматизированного ФРД работодатель должен:

• уведомить сотрудника об этом в письменной форме;
• рассказать, какое будет наблюдение и что именно будут отслеживать;
• получить подпись сотрудника, которая подтверждает, что он уведомлен о нововведениях и согласен с ними.

Для руководителей, например, ИТ-компаниями, автоматизированный ФРД удобен тем, что можно в любой момент сформировать отчет о продуктивности своих подчиненных: увидеть, кто работает сверхурочно, а кто недорабатывает и часто прогуливает, разобраться, как повысить продуктивность офиса и понять, сколько времени нужно для выполнения той или иной задачи.

Что нужно учитывать при использовании автоматизированной ФРД в офисе

У автоматизированной фотографии есть недостаток: ни одна программа не зафиксирует, что делал сотрудник, пока он не нажимал на кнопки клавиатуры. Ведь в это время он мог не болтать с коллегами, а решать какие-то рабочие вопросы.

Например, программа не сможет отследить, сколько времени ушло у копирайтера на распечатку бумаг на старом принтере, который постоянно зажевывает бумагу. А ведь именно проблемная оргтехника и необустроенность рабочего места существенно тормозят работу. Зная это, руководство компании может повысить эффективность своих сотрудников, но программа этого не покажет.

ФРД в обычном понимании этого метода

В стандартом понимании ФДР предполагается, что за трудовой деятельностью работника наблюдает сторонний человек, который записывает все действия наблюдаемого в специальный бланк – карточку ФРД.

Этот вид фотографии рабочего дня можно использовать в любом бизнесе. Но лучше всего он проявляется «в полевых условиях» – там, где человек работает физически, а не за компьютером.

Главный недостаток классической ФРД – человеческий фактор. С одной стороны, сотрудник, зная, что за ним наблюдают, будет стараться делать свою работу качественнее, аккуратнее, из-за чего, возможно, медленнее. С другой стороны, наблюдать может чего-то не заметить или что-то неверно истолковать.

Поэтому, изучая отчет, нужно выделять сухие факты, видеть объективные обстоятельства. Иначе качественного результата из ФДР не получится.

Пример использования автоматизированной фотографии рабочего дня в бизнесе

Компания Татьяны разработала и обслуживает несколько веб-сервисов. На данный момент у них в штате числится 45 сотрудников. Примерно 2/3 регулярно пользуются программой TimeDoctor. В основном эта программа подключена у тех сотрудников, которые занимаются основными, самыми давними проектами компании. Использовать ли TimeDoctor для новых проектов и в новых командах, всегда решает руководство: иногда в качестве эксперимента новым сотрудникам эта программа не устанавливается.

Почему компания выбрала именно TimeDoctor

Сервис для анализа рабочего времени команды понадобился бизнесу Татьяны 5 лет назад, когда руководство компании поняло, что сотрудники захлебываются в рутине и не успевают выполнять важные задачи.

Сперва в фирме внедрили самофотографию: каждый сотрудник сам фиксировал свой рабочий день. Задачи, которыми он занимался, и время, которое на них потратил, сотрудник записывал в простой таблице Excel. Но это было крайне неудобно и негативно отражалось на успеваемости команды.

Тогда руководство предложило подобрать автоматизированный трекер. Две недели компания Татьяны тестировала разные программы: отдельные группы работников пользовались разными сервисами и фиксировали их преимущества и недостатки. В результате остановились на TimeDoctor.

В этой программе есть масса плюсов:

• отдельное приложение с задачами и возможность переключаться между ними;
• интеграция с таск-трекерами (например, с Трелло);
• многоуровневые отчеты, в которых отмечается время, затраченное на разные проекты.

Но стоит учитывать, что вся поддержка TimeDoctor на английском языке, потому если сотрудники не знают язык достаточно хорошо, программу не получится использовать эффективно.

ФРД в трудовом договоре

Как было упомянуто выше, сотрудник обязательно должен быть уведомлен о практике ФРД в вашей компании. Если вы используете ФРД в своем бизнесе на постоянной основе, как это делает компания Татьяны, то данное условие следует обозначить в трудовом договоре, который подписывает каждый сотрудник.

Компания Татьяны прописала в ТД, что сотрудник обязан фиксировать время, которое у него уходит на выполнение тех или иных задач в программном инструменте, который рекомендует работодатель. На практике это не ухудшает условия труда никоим образом. Сотрудник заранее знает, что по тайм-трекеру он обязан проработать 7 часов в день. При этом количество и продолжительность перерывов он устанавливает для себя самостоятельно.

Отношение сотрудников к ФРД

В ИТ или диджитал-компаниях к тайм-трекингу относятся по-разному. В компании Татьяны есть два противоположных мнения на счет использования TimeDoctor. Одни считают этот инструмент бесполезным, другие уверенны, что программа позволяет формировать свой график более гибко.

Резкого негатива к ФРД нет, но в основном сотрудник просто забывают включать трекер. На такие случаи руководство разрешает размечать часы работы постфактум.

Если говорить о новых кадрах, то в основном тайм-трекинг пугает соискателей. Бывали случаи, когда соискатели отказывались проходить собеседование после того, как узнавали, что придется работать с трекером. Чаще всего отказываются работать с ФРД программисты.

Чтобы предупредить негатив по поводу фотографии рабочего дня, лучше предупреждать соискателей об этом заранее, еще в объявлении о поиске новых сотрудников. Тогда к вам придут те, кого не пугает тайм-трекинг, а на собеседовании можно будет более подробно им об этом рассказать.

Почему ИТ-компании используют ФРД

Далеко не каждая компания использует ФРД для наблюдения и контроля сотрудников. Если ваш бизнес построен на офисной работе, то использование программ-трекеров времени помогает также соблюсти принцип справедливости. Неважно, где отработал ваш сотрудник, в офисе или дома, или во сколько он пришел на работу. Благодаря ФРД руководство будет точно знать, что все проработали одинаковое количество времени и никто не филонил.

Кроме того, руководству компании и менеджерам проектов часто очень важно знать, сколько времени ушло на прорисовку макета сайта, например, или на написание HTML-кода.

У каждого сотрудника есть доступ к индивидуальной статистике TimeDoctor. Общую статистику всех работников видит только руководитель компании, менеджеры проектов и кадровые сотрудники. Именно эти люди мотивируют работников, распределяют задачи, считают затраты на персонал и составляют рабочие табели.

Как именно ФРД помогает оптимизировать работу компании

С помощью трекера руководство видит, что человек неэффективно расходует свое рабочее время. В такой ситуации решения могут быть разными, но всегда нужно начинать с беседы. Например, вы заметили, что новенький много времени тратит на простые задачи. После общения с ним становится ясно, что он не до конца разобрался во вводной информации. Соответственно его нужно доучить, и все останутся в выигрыше: компания получает продуктивного сотрудника, а сам человек не чувствует себя неловко на рабочем месте.

В другой ситуации может выясниться, что человеку не нравится его работу в принципе. На этапе прохождения собеседования и стажировки все казалось интересным, а сейчас человек не хочет так работать. Здесь, скорее всего, грамотнее будет уволить такого сотрудника.

С помощью тайм-трекера можно увидеть, когда сотрудники занимаются личными делами в рабочее время. Бывает, что люди смотрят видео на Ютубе, стримы и даже играют в игры. С такими людьми компании тоже, как правило, прощаются.

Также ФРД позволяет отследить, когда сотрудник просто начинает работать меньше обычного: не выполняет дневную норму не справляется с типичными задачами. Если в процессе разговора выясняется, что у него есть объективные причины для промедления, например, родственник заболел или жена скоро будет рожать, то возможно есть смысл предложить ему уйти в отпуск. Таким образом можно вовремя заменить отстающего сотрудника на проекте и не сорвать дедлайн.

Когда проблемы не решаются разговорами или отпуском, но кадр действительно ценный для компании, то можно предложить ему перейти на проектную работу, где оплата будет начисляться за результат или почасово. В оптимизации рабочего времени всегда есть решения, которые и помогает найти ФРД.

Как грамотно внедрить ФРД в свой бизнес

Если говорить не об автоматизированной ФРД, то процесс выглядит следующим образом: в течение всего рабочего дня или только на время выполнения конкретной задачи к работнику прикрепляется наблюдатель, который записывает действия наблюдаемого в специальный бланк. Запись может вестись поминутно, каждые 5 минут, 10 минут и т.д., как установит руководство. Затем бланки анализируются и готовится итоговый отчет.

Наблюдение за сотрудником не требует никакой специальной подготовки: руководство компании может просто провести инструктаж с теми кадрами, которые будут заниматься ФРД. Также вам не обязательно вносить изменения в устав компании или в трудовой договор. Важно только письменно уведомить сотрудника о том, что будет вестись ФРД, под его подпись.

В целом, внедрение фотографии рабочего дня в бизнес-процессы проходит в три этапа. Их мы и разберем детальнее.

Этап первый: определите цель наблюдения

В первую очередь компания должна понимать, зачем она внедряет ФРД и что потом будет делать с результатами. Если вы, как руководитель, хотите только контролировать своих сотрудников, мотивировать их таким образом к более продуктивной работе, то ФРД не подойдет.

Фотография рабочего дня будет полезной для того, чтобы получить определенные данные момента или процесса. Эти данные нельзя почерпнуть из отчета или как-то просчитать на бумаге, их можно только увидеть. С помощью ФРД вы получаете материал для анализа, а не устанавливаете слежку за своими работниками.

С помощью ФРД наблюдение ведется не за конкретным человеком, а за процессом. Это нужно, чтобы понять специфику какой-то работы в компании. Вот примерные цели, для которых целесообразно вводить ФРД:

• определение бесполезных действий, из-за которых рабочее время человека расходуется впустую;
• оценка эффективности труда в целом;
• разработка норм труда на производстве;
• определение структуры рабочего времени группы взаимосвязанных сотрудников (например, на производственной линии запчастей для автомобилей);
• сбор данных для понимания того, почему сотрудники хорошо выполняют свою работу, что их мотивирует.

Как цель ФРД влияет на экономию ресурсов бизнеса

Мы уже писали, что ФРД – это затратный метод. Но если вы правильно определите цель, то сможете снизить эти затраты. Грамотно поставленная цель ФРД позволяет определить за каким количеством сотрудников нужно вести наблюдение: за одним, за командой, за отделом или может вообще за всеми работниками предприятия.

Допустим, вам нужно понять, чем в принципе занимается представитель какой-то профессии в течение рабочего дня (например, как проходит день повара, горничной или официанта). В таком случае, будет достаточно пронаблюдать за 1-2 работниками.

Если же вам нужно определить производительность, загруженность сотрудников, понять, есть ли недостаток или избыток в кадрах в каком-то отделе, то придется наблюдать за всем этим отделом, за производственной линией или даже всей компанией.

Как долго и когда лучше вести наблюдение

ФРД можно внедрить даже на 1-2 дня – пока сотрудник выполняет какой-то отдельный вид работы. Если вы хотите понять, сколько времени тратит официант шведской линии на подготовку зала к следующему приему пищи, то не нужно наблюдать за ним целый день, можно отследить выполнение только этой конкретной задачи.

Чтобы получить максимально корректные результаты, лучше внедрять ФРД, когда нет проверок, авралов, и не в отчетный период. Так вы сможете установить, чем заняты ваши сотрудники в обычные рабочие дни, а не в кризисный период. Например, не стоит делать фотографию рабочего дня для бухгалтера, когда он находится в самом эпицентре проверки от налоговой.

Этап второй: подготовьтесь к наблюдению

В каждой компании подготовка к ФРД будет происходить по-своему, что зависит от специфики работы бизнеса. Мы рассмотрим этот процесс на примере Марины и ее работы в отеле. Подготовка к ФРД проходи в несколько этапов:

1. В первую очередь руководитель готовит и подписывает соответствующий приказ о сборе информации с помощью ФРД. В этом документе указывается состав комиссии, которая будет участвовать в ФРД, пишется перечень сотрудников, за которыми будет вестись наблюдение, назначается ответственный – человек, который соберет карточки ФРД, проанализирует их и напишет общий отчет. Также в приказе устанавливаются временные рамки, когда будет происходит процесс, и до какого числа нужно сдать отчет.

У Марины в отеле в состав комиссии обычно входит представитель отдела кадров, начальник отдела, в котором будет проводиться наблюдение, и сама Марина в качестве ответственного лица, формирующего отчет. Все эти люди читают приказ и расписываются в нем.

1. Вторым подготовительным шагом является выбор формы карточки ФРД, которую будет заполнять наблюдатель. Также комиссия собирается и договаривается о датах наблюдения с руководителями отделов и сотрудниками, за которыми будет вестись наблюдение. Как правило, в процессе этого собрания руководители отделов сами выдвигают кандидатов на ФРД. Позже согласованных сотрудников ставят в известность о готовящемся наблюдении под их подпись.
2. Далее один из представителей комиссии должен встретиться с персоналом, за которым будет вестись наблюдение, и провести с ними ознакомительную беседу. Следует рассказать сотрудникам, что такое ФРД, чтобы предупредить возможный дискомфорт и негатив. Можно сделать упор на то, что компания таким образом пытается выявить недочеты в организации труда, чтобы помочь персоналу быстрее и легче справляться со своими обязанностями
3. После всех согласований и сборов проводится встреча с наблюдателями и их обучение. Об этом расскажем ниже.

Как видите, такую форму ФРД лучше проводить открыто, а не тайно. Лучше, чтобы сотрудники всегда знали, в какой день к ним придут наблюдатели и что они будут делать. Это важный этап подготовки, ведь все зависит от того, насколько естественно сможет вести себя наблюдаемый.

Этап третий: обучите наблюдателей

Казалось бы, в самом процессе наблюдения и ведения записей нет ничего сложного. Но на практике оказывается, что предварительный обучающий инструктаж наблюдателей необходим. В оговоренное время должен прийти на локацию и поминутно записывать все действия работника или работников в выданный ему бланк.

Обычно наблюдатель делает ФРД для одного сотрудника, но можно следить и за группой работников (например, один человек может следить за бригадой маляров-штукатуров). Тогда он должен записывать действия всей группы, а не отдельных ее участников.

В работе наблюдателя есть три важных момента:

1. Нельзя мешать наблюдаемому, буквально путаться у него под ногами, пытаясь все увидеть и записать. Если нужно что-то уточнить, то важно, чтобы наблюдатель был этичен. Допустим, официант обслуживает стол, бегает между кухней и гостями. Будет некорректно останавливать его на полпути, чтобы задать вопросы. Нужно дождаться, когда ажиотаж спадет, и тогда выяснить все, что необходимо.
2. Нельзя указывать сотруднику, как ему работать и как отдыхать во время перерыва. Например, недопустимо просить работника подстроить свой перерыва под перерыв наблюдателя или вызывать его раньше времени.
3. Ни в коем случае нельзя вести отвлеченные беседы с наблюдаемым. Нельзя обсуждать с ним начальство, спрашивать о семье или обговаривать другие личные темы. Наблюдаемый должен быть практически невидим. Иначе сбор информации о рабочем дне не может считаться объективным.

В самом начале процесса ФРД наблюдатель может пообщаться с сотрудником, чтобы разрядить обстановку. Нужно ориентироваться по ситуации. Если для работника такое в новинку, то следует умело снять напряжение, рассказать, что под него никто не копает и это не наглая слежка за работником.

Некоторые особенности формирования и обучения комиссии наблюдателей

Если ФРД проводится в компании не впервые, а члены нынешней комиссии уже выполняли аналогичные функции наблюдателей ранее, то вам будет достаточно только обозначить им цель наблюдения.

Допустим, вы хотите узнать, сколько времени уходит на обслуживание оргтехники, сколько комнат успевает убрать уборщица за день или сколько времени уходит у официанта на перерывы. Этого достаточно, чтобы опытный наблюдатель понял, на что именно нужно обратить внимание в рамках проведения ФРД.

Если члены комиссии наблюдателей – новички, которые никогда ранее не занимались ФРД, то сперва их нужно обучить. Опытные руководители не рекомендуют давать слишком подробный инструктаж и «разжевывать» таким наблюдателям цель ФРД. Следует использовать общие формулировки, чтобы не нагрузить человека и оставить ему свободу для маневра.

Предположим, что цель ФРД – узнать, сколько времени повар тратить на перерывы за рабочую смену. Неопытный наблюдатель может внести в бланк буквально каждую секунду, даже когда повар посмотрел в окно, зевнул или размял шею. При этом другую информацию он опишет кратко, например, режет картофель, пишет, смотрит калькуляцию.

В результате получится плохой отчет. Скорее всего он будет слишком объемным, а полезной информации в нем будет минимум. Ответственному лицу будет сложно обработать его и сделать конструктивный анализ.

Как заполнять карточку ФРД

Заполнение бланка ФРД можно считать равноценным по важности этапом после формирования комиссии и обучения наблюдателей. И вот почему. Например, вы хотите собрать информацию про перерывы. Но сведения о другой деятельности сотрудника тоже важны. Если в будущем возникнет вопрос о том, сколько времени тратит повар на приготовление завтраков, то можно будет вернуться к старому отчету и изучить его, а не собирать новую команду наблюдателей.

Именно поэтому важна техника заполнения бланков ФРД. Руководство должно донести до наблюдателя, как правильно записывать те или иные действия работников, объяснить, когда нужно писать примечания в конце наблюдения, и как правильно сформировать отчет.

Сегодня можно найти стандартизированные формы бланков для ФРД и переделать их под свои нужды. Как правило, в карточке должна быть такая информация:

• дата, когда велось наблюдение;
• имя наблюдателя и его подпись;
• имя наблюдаемого и его должность;
• подпись ответственного лица, которое принимает отчеты;
• информация о действиях, которые работник выполнял в течение смены.

Информацию о действиях работника удобно оформлять в виде таблицы со столбцами: «Вид работы», «Время начала», «Время окончания», «Описание», «Примечание» и т.д. Примерный бланк для ФРД может выглядеть так:

Или так:

Как должен выглядеть правильный бланк ФРД

В карточке должны быть записаны все действия сотрудника. Если он выполняет много мелких действий, которые нужны для одной задачи, то их можно объединить в группу. Например, горничная заходит в номер и сразу собирает постельное белье, полотенца, халаты, одноразовые тапочки, а затем отправляется в ванную и моет там душевую кабину, унитаз, зеркало, полы. В таком случае первый набор действий можно назвать сбором текстиля, а второй – уборкой ванной комнаты.

В бланке ФРД не должно быть временных разрывов. Важно, чтобы последовательность действий сотрудника четко соблюдалась. Это значит, что если первое действие началось в 9:40, то второе не может начать в 9:20, а третье в 9:30. Если между действиями есть разрыв по времени не более 10-15 минут, то это оптимально.

Если группа действий перерывается другим действием, то в карточке нужно зафиксировать время начала и окончания первого блока и время возврата к перерванному блоку. Представим, что повар начал нарезать овощи на салаты в 9:30, а в 9:44 поступил заказа на завтрак из зала. В таком случае последовательность действий в бланке должна отображаться следующим образом:

• 9:30 – нарезка овощей на салаты (14 минут);
• 9:44 – приготовление заказа на завтрак, поступившего из зала (20 минут);
• 10:04 – продолжение нарезки овощей на салаты (7минут).

Благодаря этому ответственное лицо, которое будет писать итоговый отчет, сможет четко определить, сколько времени ушло у повара на нарезку овощей для салатов (21 минута), а сколько на основную работу, когда он готовил заказ (20 минут).

Как выглядит неправильный отчет ФРД

Очень важно избегать излишней детализации при заполнении бланка ФРД. Не нужно расписывать процесс посекундно или фиксировать каждое движение руки. Не стоит также и подавать информацию чрезмерно скупо, в обезличенных блоках: писать просто «готовит», «убирает», «работает» нельзя. В бланке обязательно должны быть уточнения, на каком оборудовании готовит повар и сколько блюда, какую комнату убирает горничная, с каким клиентом и о чем разговаривает менеджер.

Рассмотрим пример того, как нельзя заполнять карточку ФРД:

Действие	Время начала	Продолжительность
Пришел и переоделся	6:55	5 минут
Ставит тележку	7:00	1 минута
Наливает воду	7:01	1 минута
Готовит	7:02	118 минут

 

В этой карточке действия с тележкой и водой абсолютно не несут ценности для анализа, но прописаны поминутно. А вот действие «Готовит» очень важно, но оно свернуто сразу в 118 минут. При этом из бланка абсолютно неясно, протирал ли повар рабочую поверхность, отлучался ли на перерыв, сколько было заказов и сколько блюд готовилось одновременно.

В идеале трудовой процесс должен быть разделен в бланке на элементы: подготовительная работа и основная работа, обслуживание рабочего места, перерывы. При подготовке итогового отчета это очень пригодится.

В разделе «Примечания» в бланке стоит делать приписки, которые поясняют ситуацию. Например, там можно указать оборудование, которое использует наблюдаемый, причину задержки, ответ сотрудника на уточняющий вопрос.

При заполнении карточки ФРД наблюдатель должен уметь поставить себя на место того, кто будет проверять отчет, чтобы понять, какая информация может оказаться ценной для анализа, а какая – нет.

Как пишется отчет по результатам наблюдения

Вся информация из бланков ФРД перерабатывается ответственным лицом и формируется в единый отчет – свод. Установленных шаблонов для свода нет, потому далее мы рассмотрим примерную форму, которую вы можете взять за основу и адаптировать для своего бизнеса.

Чтобы свод был информативным и понятным для руководства компании, то его можно оформить в качестве таблицы и текстовых выводов. Стандартно в таблице представлены такие пункты:

• общее время наблюдения;
• классификаторы рабочего времени;
• общее время по классификаторам в минутах и процентах от общего времени наблюдения.

Вот пример того, как может выглядеть итоговая таблица в отчете:

В идеале все пункты таблицы должны минута в минуту сходиться с общим рабочим временем смены сотрудника. Но на практике добиться этого почти невозможно: попасть, например, в 12 рабочих часов нереально. Так происходит, потому что время выполнения задач в карточках ФРД всегда округляется.

Классификаторы рабочего времени

Мы перечислим стандартные классификаторы рабочего времени. Вы можете сформировать свои в зависимости от специфики работы вашего бизнеса.

Общее операционное время (ОП)

Это время, которое сотрудник затратил на выполнение своих основных обязанностей. Например, это время, в течение которого официант обслуживал столы, повар готовил блюда, а горничная убирала номера.

Если говорить об офисных сотрудниках, то к ОП можно отнести собрания, деловые переговоры, планерки, ведь это тоже важная часть их работы. А вот у рабочего персонала эти действия будут отнесены к подготовительно-заключительному времени: у них такие действия занимают только небольшую часть рабочего времени.

Операционное время – это показатель того, насколько эффективно выполняется работа. Чем оно выше, тем продуктивнее работает ваш сотрудник.

Подготовительно-заключительное время (ПЗ)

Это время, которое сотрудник тратит на подготовку к рабочей смене или ее завершение. Переодевание в униформу, подготовка рабочего места, просмотр заданий на день – это все ПЗ. В это время работник не выполняет свои основные обязанности, но занимается другими важными делами, без которых нельзя приступить к своей основной работе.

Хотя подготовительное время – это тоже часть работы, будет плохо, если на второстепенные задачи у работника уходит слишком много времени. Ведь из-за этого будет страдать качество или количество основных обязанностей.

Потому если по отчету видно, что на подготовительно-заключительные работы тратится больше времени, чем нужно, руководству следует задуматься о:

• обновлении оборудования;
• проведении ремонтных работ;
• изменении организации рабочего дня;
• поиске вспомогательного персонала и т.д.

Регламентированные перерывы (РП)

В это время работник отдыхает от работы. Сюда относятся все перерывы, гарантированные законом. Например, это перерыв на обед или на обогрев и отдых. Регламентированные перерывы – это законное право работника на отдых, которое работодатель не может нарушить.

В зависимости от того, сколько времени уходит у работника на перерыв, можно судить о его повседневной загрузке и о том, как руководители отделов следят за отдыхом своих подчиненных. Одно дело, когда повар сам хочет работать в свой обеденный перерыв. Другое – если он вынужден это делать из-за непомерной загрузки. Перегруженность работника может привести к неэффективному выполнению им своих прямых обязанностей, текучке кадров.

Нерегламентированные перерывы (НП)

Руководители очень не любят нерегламентированные перерывы. К таким относятся перекуры, время на чай и кофе, залипание в телефоне, болтовня с коллегами, личные разговоры по телефону и пр.

Также в этот пункт можно включить опоздания и ранний ход с работы без уважительной причины. А вот уход с рабочего места во время обеденного перерыва к НП не относится, потому что в свой обед сотрудник не обязан оставаться на работе. Исключение – режимные объекты (например, заводы), там установлен свой внутренний регламент.

Люди – не роботы. Им необходимо отвлекаться от работы, чтобы размяться, подышать воздухом или перекусить. Короткие перерывы положительно сказываются на эффективности человека и хорошо влияю на рабочий процесс.

Но если нерегламентированных перерывов слишком много, то компания страдает, ведь сотрудник расходует часть рабочей смены нерационально. Поэтому важно знать, сколько НП получается у сотрудника за день. Если их слишком много, то возможно человек некомпетентен или работа отдела организована неправильно.

Вынужденный простой (ВП)

Это такие перерывы, которые возникают по причине непреодолимых сил. В них нет ни вины, ни заслуги работника. Например, вынужденный простой возникает, когда на работе сломался компьютер, в здании отключили свет или уборщица пришла раньше и выгнала всех из помещения.

Если процент ВП высокий, то это может говорить о:

• проблемах с оборудованием, когда станок просто ломается или сбивается его настройка;
• плохой организации рабочего места, когда человеку просто физически неудобно работать;
• низкой мотивации или некомпетентности сотрудников.

Часто ВП связан со стрессом на рабочем месте. Грамотный руководитель всегда отслеживает этот момент, так как уровень стресса влияет на качество производимой продукции или предоставляемых услуг.

Как пишутся выводы к таблице свода

После таблицы пишутся выводы председателя комиссии, в которых излагается основная суть ФРД. Руководство не будет читать каждую строку в таблице и вдумываться в значение цифр. Потому нужно пояснить, что происходило в течение рабочего для и какой итог наблюдений.

Перед тем как подать основную часть, ответственное лицо, которое составляет отчет, должно дать краткую специфику работы отдела, для которого внедрялась ФРД, рассказать о количестве сотрудников и сослаться на основную цель исследования. Это нужно, чтобы к отчету можно было вернуться даже спустя год и без труда разобраться, о чем он.

Далее следует подать краткое объяснение классификаторов времени, которые использовались: объяснить, что входит в ОП и ПЗ, на что тратится РП и что наблюдатель учел в НП. Если в процессе рабочего дня были вынужденные простои, то здесь нужно объяснить их причины.

Далее следует основная часть, в которой ответственный за ФРД сотрудник проводит сравнительный анализ таблицы. Он должен быть логически связан с целью ФРД и отвечать на поставленные вопросы. Если в ходе наблюдения выяснилась дополнительная информация, например, о том, что на кухне бывает регулярный вынужденный простой из-за того, что барахлит мясорубка, то это нужно обязательно отразить в отчете.