Как сократить расходы бизнеса во время кризиса

Продажи и грамотное управление расходами – это две вещи, которые способны удержать компанию на плаву в трудный период. Умение правильно тратить деньги в бизнесе может увеличить прибыльность. Но как понять, какими расходами вообще можно управлять и как это делать?

В первую очередь нужно собрать всю информацию о том, как компания тратила деньги за последний квартал или полгода и проанализировать ее. Это поможет принять правильные решения. В период нестабильного рынка сокращать расходы нужно осторожно, так как это может негативно отразиться и на прибыли.

В этом материале мы рассмотрим алгоритм сокращения расходов, и вы разберетесь, какие шаги нужно предпринимать в первую очередь. В зависимости от размера и структуры вашего бизнеса, первые результаты вы увидите в период от одной недели до 1-1,5 месяцев.

Универсальный алгоритм для сокращения расходов компании

В этой статье мы опишем алгоритм, которым сможет воспользоваться любой предприниматель. Неважно, какой у вас бизнес – производство, услуги или продажи – вы все равно сможете применить этот алгоритм полностью или частично и получить результат.

Допустим, ваш проект работает ровно, без скачков в доходах и расходах, и у вас нет необходимости оптимизировать каждый процесс. В таком случае вы можете воспользоваться двумя или тремя шагами из описанных ниже и убрать мелкие недочеты. Но от анализа и полноценной работы результат, конечно, будет более эффективным.

Если вы хотите оптимизировать траты своего бизнеса, то вам нужно пройти алгоритм из 5 шагов:

  1. Выписать все расходы компании.
  2. Сгруппировать их.
  3. Раскидать их на две колонки: «переменные траты» и «постоянные траты».
  4. Проанализировать самые большие статьи расходов.
  5. Проанализировать остальные расходы.

Даже если ситуация в вашей компании не самая тяжелая, финансисты рекомендуют периодически применять такой метод. Это сделает картину трат бизнеса более полной и позволит принять правильные решения. Рассмотрим каждый шаг последовательно.

Шаг 1: выписываем все расходы компании

Куда вообще тратятся деньги, который зарабатывает ваш бизнес? Это первое, что нужно определить. Поднимите историю всех расходов компании. Если перед вами стоит цель сократить траты, то вы должны учесть вообще все, даже самые мелкие статьи расходов, какие-то нерегулярные закупки и т.д.

Если вашей компании уже несколько лет, то у вас наверняка есть файлы, в которых велась статистика расходов. Даже если раньше бизнесом управлял другой человек, а производство выпускало другой товар, компанию можно проанализировать. И даже если у вас совсем молодой проект, до года, его тоже можно и нужно анализировать по статье расходов. Важно внимательно и аккуратно собрать статистику всех трат за прошлый период.

Отталкивайтесь от периода в полгода. Но если за последние несколько месяцев в проекте были какие-то изменения, отразившиеся не размере и типе расходов, берите данные о работе компании за больший период.

Как поднять все расходы своей компании

В идеале бизнес должен вести управленческий учет. Если он есть, значит, все данные расходов и поступлений учтены в разных статьях движения средств. Как правило, такая отчетность ведется в онлайн-режиме, и данные за нужный период можно выгрузить, кликнув несколько раз мышкой.

Но очень часто оказывается, что бизнес не ведет управленческий учет или делает это поверхностно: данные собираются неточно, не все расходы и доходы учитываются. В такой ситуации придется потратить время, чтобы собрать статистику всех трат за последние 6 месяцев. При этом будет отлично, если вы не просто выпишите в колонку расходы, а сделаете их разбивку по месяцам, способам оплаты и бизнес-направлениям.

Чтобы собрать картину расходов, выгрузите информацию из всех учетных систем, которыми пользуется ваш бизнес:

  • 1C;
  • Excel-таблиц;
  • ЦРМ-систем.

Все данные соберите в одном месте, чтобы было удобнее группировать их. Чем подробнее получится список, тем более полный анализ вы сможете сделать. Допустим, ваше предприятие работает с разными поставщиками.

С каждым из них рабочие отношения выстраиваются по-разному: один присылает товар только по предоплате, другой согласен на оплату после получения вами заказа; у одного цены чуть ниже, но и меньше ассортимент, а у другого вы заказываете чаще, так как выбор там лучше, хоть и платить приходится дороже. Все эти нюансы нужно собрать в одном месте, чтобы потом получить максимальное поле для анализа.

Почему так важно поднять вообще все траты

Если вы хотите разобраться в том, какой среднемесячный уровень расходов у вашей компании или посчитать, на что уходит больше всего денег, то собирать данные так дотошно и не нужно. В условиях обычной операционной деятельности ваш сотрудник может просто вести учет и периодически делать срезы и группировки, чтобы видеть общую картину.

Но если бизнес попадает в кризисную ситуацию важно оптимизировать буквально все имеющиеся расходы. Для этого у вас перед глазами должны быть максимально полные данные. Только с такой информацией можно принимать какие-то разумные решения.

Обратите внимание на количество мелких расходов. Когда предприниматель анализирует общую картину, он может заметить, что незначительные, казалось бы, траты собираются во внушительную статью оттока средств. Чаще всего из таких расходов по мелочи формируется статья представительских расходов на развитие проекта. Здесь выплывают частые бизнес-завтраки и обеды, расходы на прием важных клиентов в офисе и т.д.

Или, допустим, расходы на такси. Представители компании часто ездят на такси домой после затянувшейся встречи с клиентом. Пусть такая поездка обходится в 1000 рублей. Для бизнеса это сумма маленькая, и ее можно вообще не брать в расчет. Но что если сотрудник поехал на такси домой 15-20 раз за месяц? Получается уже достаточно крупная статья расходов, которая сформировалась абсолютно бесконтрольно.

Шаг 2: группируем расходы

Теперь всю собранную информацию нужно сгруппировать по крупным статьям. Если ваша компания вела раньше управленческую отчетность, значит, все ваши расходы уже сгруппированы, и вы можете переходить к следующему шагу. Но если в финансах есть легкий беспорядок, вам нужно внимательно отнестись к процессу группировки. Как это делается?

За один рабочий месяц бизнес может пользоваться определенным количеством однотипных услуг и закупать некоторое количество однотипных товаров. Это может касаться как закупок основного вида товаров у поставщиков для последующей перепродажи, так и приобретение каких-то комплектующих, запчастей. К однотипным можно отнести и расходы на аренду помещений, хозяйственные закупки, содержание офисной техники и т.д.

Например, в статью «канцелярия» можно внести как крупные расходы на ручки, карандаши и бумагу для принтера, так и более мелкие – на скрепки и скотч. В «хозяйственные расходы» обычно попадает туалетная бумага, хозяйственный инвентарь, бытовая химия для уборки, вода для кулера и т.д.

У большинства компаний распространенными статьями расходов являются:

  • закупка расходных материалов;
  • заработная плата;
  • реклама и маркетинг;
  • налоги;
  • аренда офисов, производственных и складских помещений;
  • ИТ отдел и связь;
  • представительские расходы;
  • хозяйственные расходы.

На практике подобные статьи расходов часто оказываются не в меру раздутыми. Если разовая сумма может быть небольшой, то несколько небольших покупок в месяц выливаются уже в солидную статью. При этом часто такие траты абсолютно неоправданные. И если вы не будете вести учет и сводить такие, казалось бы, незначительные траты в укрупненные группы, вам просто не будет известна окончательная картина расходов или же информация будет сильно искажена.

Статья расходов «прочее»

В 90% проектов возникают расходы, которые бизнесмен не знает как группировать. Так появляется колонка «прочее». Финансисты рекомендуют избегать таких статей, ведь они сильно затрудняют анализ. Грубо говоря, это как помойка для расходов, и более-менее внятно проанализировать эту колонку нельзя.

В «прочее» часто скидывают разовые расходы. Например, привлечение консультанта по разработке каких-то процессов или систем для бизнеса. Даже если это ваша разовая трата за полгода, лучше сразу завести отдельную колонку «расходы на внешних консультантов» и записывать подобные расходы в нее.

Потому сделайте упор на то, чтобы такой статьи расходов, как «прочее» у вас просто не было. Можно наперед составить список всех возможных статей, которые в будущем появятся у компании. Например, пока у вас один розничный магазинчик, расходов на ИТ-отдел у вас быть не может. Но если вы планируете расширяться и открывать другие магазины, то в будущем такая колонка пригодится.

Стоит ли копировать список расходов из интернета

Некоторые предприниматели, особенно новички, в целях экономии времени или по незнанию берут готовый список статей расходов из интернета. Если вы так сделаете, то с одной стороны получите кучу ненужных колонок, которые никогда не задействуете, а с другой – будут траты, которые ни к одной группе нельзя отнести. Потому не поленитесь и продумайте, какие статьи расходов будут конкретно в вашем бизнесе, учитывайте его специфику.

Прежде чем перейти к следующему этапу алгоритма, убедитесь, что предыдущие два шага вы сделали качественно. Если вы что-то упустите, то результаты всего анализа могут быть искажены. Когда вы максимально качественно проведете сбор информации и группировку расходов, то получаете четкие данные за последние полгода.

Уже эта работа даст свои плоды – вы сможете быстрее принимать эффективные решения по оптимизации любых расходов. Итак, в конце второго шага у вас перед глазами должны быть группы с расходами и расшифровка всех трат.

Шаг 3: распределение на переменные и постоянные траты

В любом проекте есть переменные и постоянные расходы. Постоянные траты не зависят от того, какие результаты работы у компании были в текущем месяце. Эти расходы есть всегда, и они нужны на работу бизнеса в глобальном смысле. Например, вам нужно оплачивать офис, иначе из него придется съехать, или платить зарплату сотрудникам, иначе все уволятся и бизнеса просто не будет. Переменные траты напрямую зависят от производства и/или продаж. Это могут быть траты на расходники или на сырье.

Делить траты на постоянные и переменные нужно для того, чтобы вы видели долю расходов, которые зависят и не зависят от вашего месячного дохода. Это даст возможность управлять этими расходами отдельно:

  1. Переменные траты можно регулировать через поставщиков и качество материалов. Договоритесь об отсрочке платежа или о постоплате, поработайте над ассортиментом.
  2. Переменные траты можно регулировать, временно отказавшись от чего-то или снизив потребление. Например, вы можете переехать в офис подешевле или временно убрать из офиса бесплатные снеки для сотрудников.

Такое разделение позволяет посмотреть на структуру расходов компании с другой стороны. Да, вы не сможете поддерживать продажи на том же уровне, если урежете переменные расходы. Но вы их сможете оптимизировать, ведь будете видеть структуру.

Самые тяжелые для бизнеса – постоянные расходы. Их очень трудно корректировать, опять же, если не знать структуры. По возможности эту группу лучше сокращать, пока ваш бизнес не станет более стабильным.

Рассмотрим это на примере. Компания Ирины арендует склад. На первый взгляд эта трата относится к переменным расходам, ведь на складе хранится товар, который идет на продажу. Но разобравшись, Ирина выясняет, что на том же складе хранятся излишки офисной мебели. Исходя из этой информации мы можем разделить складские расходы на постоянные и переменные. А это уже позволяет найти новые решения для сокращения расходов. Например, для товара можно арендовать склад меньше и дешевле, а остатки мебели вывезти, сдать в аренду или продать.

В конце третьего шага у вас должно получиться два блока с расходами бизнеса.

Шаг 4: анализируем самые большие статьи расходов

На этом этапе вы должны выбрать по 2-3 крупных статьи расходов из каждого блока и проанализировать их. Наверняка вы слышали про закон Парето, названный в честь экономиста Вильфредо Парето. Еще его называют «принцип 20/80». Если обобщённо, то его суть заключается в том, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий, которые были приложены – лишь 20% результата.

В случае с анализом расходов это значит, что если вы рассмотрите только 20% из общего объема трат, это может дать вам 80% результата. В анализе важно отследить все изменения за отчетные периоды. Посмотрите на динамику расходов. Если вы видите, что в среднем траты каждый месяц одинаковые, а в трех-четырех месяцах есть резкий спад или подъем, то нужно искать, что послужило причинами таких перемен.

Например, влиять может сезонность или смена ассортимента. Если причина колебаний сразу не понятна, рассмотрите другие статьи расходов. Возможно, что-то изменилось у поставщиков: цены, условия, сроки. Только после этого принимайте решение, что вы будете делать: сокращать закупки, отказывать от сотрудничества или менять что-то в других статьях расходов.

Не бойтесь анализировать своих поставщиков, ведь закупка сырья – это самая большая статье в группе переменных расходов. Чтобы оптимизировать эти траты, оцените условия, на которых вы работаете со своим нынешним поставщиком, и посмотрите какие еще варианты есть на рынке. Понятно, что в компании все давно привыкли к налаженной схеме работы, но может оказаться, что на рынке появились интересные альтернативные варианты. А бывает и такое, что за долгое время работы с одними и теми же партнерами их цены становятся выше средних на рынке. Это лишь небольшой пример того, как нужно оценивать переменные расходы и что можно сделать с выведенными данными.

Затем по каждой статье расходов, которую вы приняли к рассмотрению, нужно принять такие решения:

  • оставить или убрать ее;
  • если она остается, то нужно ли снижать уровень трат;
  • если расход снижается, то до какого уровня.

Также сразу определите, при каких условиях вы сможете вернуться к предыдущему уровню расходов.

Принцип урезания сложных расходов

Урезать можно практически любые расходы, даже сложные, отягощающие проект. Для того и нужно делать глубокий анализ, чтобы увидеть не только размер каждой колонки расходов, но и их влияние на общие показатели компании.

Допустим, в результате анализа, вы видите, что аренда офиса – непосильная ноша сейчас для вас. Отказаться от офиса совсем невозможно: бизнес нужно откуда-то координировать, плюс это может негативно сказаться на взаимоотношениях с клиентами, повлиять на потенциальные продажи.

Выйти из этой ситуации можно. Оцените рынок офисов под аренду, поищите другой вариант с удобной инфраструктурой, но возможно, в не таком элитном районе. Пока вы будете переезжать, ваши сотрудники успеют проработать логистику и новое расположение с клиентами. Так вы сохраните клиентскую базу, или даже расширите ее – новое место может принести и новых заказчиков. В таком же ключе стоит проработать и другие сложные статьи расходов – ищите альтернативу.

Один из финансистов нашего проекта рекомендует использовать в работе метод зондирования рынка и периодических тендеров. Рассмотрим это на примере с банками. Чтобы узнать о новых интересных альтернативах, раз в квартал собирайте информацию о новых услугах и тарифах банков в вашем регионе, смотрите, какие программы они предлагают. Можно сходить на пару встреч. В итоге может оказаться, что бизнесу выгодно поменять банк или настоять на новых условиях сотрудничества с текущим кредитором.

Для некоторых видов бизнеса (например, сеть розничных магазинов) такой анализ может не дать ощутимых изменений – не всегда статьи расходов можно сократить быстро и эффективно. Допустим, найти новое помещение под магазин непросто. Но даже в такой ситуации можно извлечь выгоду: пока вы будете анализировать договорные условия с другими арендодателями, вы составите актуальную картину рынка и можете попробовать изменить условия с текущим арендодателем.

В конце этого шага у вас на руках должен быть готовый алгоритм действий: какие статьи расходов оставить, а какие урезать.

Шаг 5: анализируем расходы поменьше

Аналогично предыдущему шагу, предприниматель должен проанализировать менее крупные статьи расходов. Большинство бизнесменов считают данный пункт является наиболее трудозатратным и утомительным. А все потому, что он требует изучения наиболее мелких статей расходов.

На первый взгляд, анализ мелких трат вряд ли обладает серьезной эффективностью, а потому начинающие предприниматели часто ограничиваются предыдущим шагом. Однако если ваш бизнес является проблемным, то нужно учесть мельчайшие нюансы. И пренебрегать таким анализом не следует, ведь он позволит вам понять, как лучше управлять расходами компании, получив полную их картину.

Любой бизнес предполагает множество небольших расходов. Речь идет об оплате за интернет, покупке расходников, обслуживании оборудования, хозяйственных тратах и т. д. И если предприниматель не будет контролировать динамику таких расходов, он попросту не заметит их повышения.

Например, за год прежний провайдер поднял тарифы, понизив при этом качество интернета. При этом появились новые поставщики услуг, которые предлагают более заманчивые цены при лучшем качестве. Выбрав их, бизнесмен не только сэкономит, но и улучшит продуктивность работы. Да, экономия будет незначительной, но, если действовать комплексно, можно сохранить немало средств.

По аналогии с предыдущим шагом, необходимо принять такие решения по каждой статье расходов:

  1. Оставить все как есть или отказаться.
  2. Нужно ли снижать уровень трат, если оставить выбранную статью расходов.
  3. Если снижать траты, то до каких границ.

Что дает предпринимателю анализ расходов

Правильный и основательный анализ даст вам максимально четкие и подробные результаты. Они позволят скорректировать ведение бизнеса, предотвратив возможные финансовые проблемы.

Грамотно составленный анализ расходов будет содержать следующую информацию:

  1. Сведения о полном перечне расходов организации за определенный период.
  2. Все траты группируются в несколько крупных статей.
  3. В свою очередь, крупные статьи делятся на постоянные и переменные.
  4. Выполнен анализ расходов, имеются решения по оптимизации на его основе.

В действительности интересные нюансы и идеи для оптимизации расходов появляются уже на этапе сбора информации. Так, предприниматель может заключить договора с новыми партнерами, сменить поставщиков услуг, найти новые способы разумной экономии. Многие траты остаются неявными без тщательного анализа, но в совокупности наносят серьезный удар по бизнесу. Поэтому, проанализировав расходы, вы получите инструменты для управления ими

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: