Электронные трудовые книжки: что изменилось для предпринимателей

Начиная с 2020 года в РФ начали переходить на электронные трудовые книжки. Это значит, что данные о зачислении нового сотрудника в штат, повышении или увольнении передаются в Пенсионный фонд в электронном формате. Сам по себе это процесс не быстрый и не такой простой – переход продолжается и сейчас. Рассказываем, как он проходит и как перейти на электронные трудовые, чтобы не получить штраф от Роструда.

Электронная трудовая книжка – что это

В законодательстве пока еще нет термина «электронная трудовая книжка» – необходимых изменений и утверждений пока не было. На данном этапе так называется способ хранения данных о том, где и кем работают люди.

Раньше трудовой называли серо-зеленую книжечку, в которой работодатели ставили отметку, когда брали человека на работу, продвигали по службе, переводили на другую должность или увольняли. Теперь все эти данные попадают в Пенсионный федеральный реестр в электронном виде. Бумажные книжечки в некоторых случаях можно вообще не вести.

Пока еще на человека не формируется какого-то документа вроде оцифрованной трудовой, в которой бы хранились все данные о нем. Нет ни установленной формы, ни законодательных распоряжений на этот счет.

Сейчас вся собранная информация хранится в общей базе данных. При необходимости с ее помощью можно сформировать выписку на конкретного человека. Эта выписка и будет называться электронной трудовой.

Новый порядок установлен с января 2020 года. Сейчас любой человек может отказаться от бумажной трудовой книжечки, поскольку все сведения о его работе государство хранит в электронном виде.

Информацию о том, как формируются сведения о трудоустройстве и трудовой деятельности в электронном виде, можно почитать в Федеральном законе 349-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Всем, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, фактические трудовые книжки можно вообще не заводить – для молодых сотрудников работодатели сразу ведут электронный учет и подают его в пенсионный фонд.

Польза для работодателя и для бизнеса

Цифровизация существенно снижает нагрузку на бизнес. И вот почему:

• вести учет, вносить изменения и заверять копии в электронном виде проще, чем писать бумажки;
• цифровая трудовая книжка не может потеряться или испортиться;
• во время проверки Роструд не предъявит претензий о том, что трудовая не так оформлена или не так хранится – в электронном виде все по шаблону.

Сотрудники и соискатели в свою очередь сейчас охотно переходят на электронный трудовые. Это удобно, ведь можно получить сведения о своей работе в любой момент: работающий или когда-то работавший сотрудник может заказать выписку на сайте Пенсионного фонда или на портале госуслуг.

Кроме того, если недобросовестный работодатель вдруг исчезнет вместе с трудовыми, то данные о работе и рабочем стаже все равно можно будет подтвердить. Ввиду этого у бизнеса и предприятий нет никаких проблем с переводом сотрудников на электронные трудовые книжки.

Что требуется от работодателей

Начиная с 2020 года, работодатели обязаны отправлять в Пенсионный фонд отчеты по новой форме. Делать это нужно в таких случаях:

• наем нового сотрудника;
• увольнение сотрудника;
• перевод кадра на новую должность;
• при получении заявления от работника о том, что он хочет, чтобы его трудовая велась в электронном виде.

Если бизнес или государственные компании будут сдавать электронные отчеты о трудовой деятельности невовремя, то за это им грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей. Также штраф выпишут за грубые ошибки или небрежное заполнение формы отчета. Уведомление о штрафе приходит на имя руководителя компании или другого ответственного лица, которое занимается написанием отчетности по трудовой деятельности кадров.

В случае первого нарушения проверяющий орган может ограничиться предупреждением. Все это прописано во второй части статьи 15.33.2 КоАП РФ.

Что бизнесу нужно проверить в локальных актах

Локальные акты являются внутренними документами предприятия, регулирующими его работу совместно с Трудовым кодексом. Они не могут противоречить ему, но могут дополнять. Количество локальных актов зависит от размера компании. Обычно в них отражены правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, алгоритм и условия для премирования и другие акты. У микропредприятий их может вообще не быть, по закону так можно.

Также бизнес может формировать отдельные приложения о порядке найма новых сотрудников, переводе на другую работу, увольнении. Такие локальные акты тоже нужно проверить на соответствие новым порядкам.

Из-за перехода на электронные трудовые книжки изменилось следующее:

1. При приеме на работу сотрудник может принести не только трудовую книжку, но и справку со сведениями о трудовой деятельности на предыдущем месте работе, если он уже отказался от ведения бумажной трудовой. Такую справку можно получить у предыдущего работодателя или заказать в ПФР.
2. Работник вправе отказаться от выдачи бумажной трудовой книжки, а значит, перестают действовать правила, согласно которым все работники должны оформлять ее по основному месту работы.
3. Работодатели обязаны выдавать справки со сведениями о трудовой деятельности по требованию работников или при их увольнении, если эти работники отказались от бумажных трудовых книжек. Выписка о трудовой деятельности может быть выдана в бумажном или электронном виде. Чтобы выдавать электронные справки у работодателя должна быть квалифицированная электронная подпись. Если у работодателя ее нет, то придется оформлять и выдавать справки в бумажном виде.

В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за сдачу отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтерии.

Если в локальных актах не будут отражены изменения согласно новым постановлениям, то Роструд может решить, что установленный в компании порядок работы с трудовыми книжками не соответствует Трудовому кодексу РФ. В таком случае бизнес получит предписание с требованием внести изменения или даже штраф.

Особенности новых правил подачи отчетов о трудовой деятельности в Пенсионный фонд

Начиная с 2020 года все работодатели отправляют в пенсионный фонд новый вид отчетов — сведения о трудовой деятельности. Это закреплено Постановлением Правления ПФР №730п. На основании этих отчетов и формируются электронные трудовые книжки. ПФР собирает всю информацию о том, где, когда и кем работал сотрудник в единую базу данных.

Отчет пишется по специальной форме СЗВ-ТД. Он подается на всех работников, занятых по трудовым договорам. В том числе действие новых правил распространяется на сотрудниц в декрете, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу на нескольких работодателей. Если работники трудоустроены по гражданско-правовым договорам, отчет по форме СЗВ-ТД на них не подается.

Сведения о трудовой деятельности состоят из:

• данных о компании или предпринимателе, у которого работает сотрудник;
• информации о том, подавал ли сотрудник заявление с выбором формы трудовой книжки;
• данных о самой работе.

В отчет должна быть включена такая информация о работе:

• когда человек был принят на работу и на какую должность;
• когда человек был переведен на другую работу в той же компании и на какую именно;
• когда сотрудник был уволен;
• когда работнику был присвоен новый разряд, класс, категория и т.д.

Отчет в Пенсионный фонд подается в том случае, если какие-то сведения о сотруднике изменились. Например, он получил повышение или его перевели. Если ничего не поменялось, то сдавать пустые отчеты или с устаревшими данными, продублированными с прошлых отчетов, не нужно.

Отчет нужно сдавать в определённые сроки, которые зависят от того, какие изменения произошли в трудовой деятельность человека:

• если компания взяла на работу сотрудника или уволила кого-то, то отчет нужно подать не позднее следующего рабочего дня;
• если сотрудник был повышен или переведен на другую работу в той же компании, или же он подал заявление о выборе формы трудовой книжки, то отчет об этом нужно отправить в ПФР до 15 числа следующего месяца.

Для всех компаний и индивидуальных предпринимателей с сотрудниками утверждена единая форма подачи отчета в ПФР. Порядок подачи аналогичен тому, что и для обычной отчетности в Пенсионный фонд: если в компании менее 25 человек, то она может подать отчет в бумажном или в электронном виде, если более 25 человек – только в электронном.

Отчеты по форме СЗВ-ТД нужно подавать только за период с 2020 года. Для сведений о трудовой деятельности за прошлые годы предусмотрены отдельные правила:

• записи, внесенные в трудовую книжку до 2020 года, работодатель не должен дублировать;
• если бизнесмен принял на работу сотрудника в 2020 году, то первая запись в отчете будет о приеме на работу;
•  если человек уже работал в компании на 1 января 2020 года, то в отчет дублируется последняя запись из его трудовой книжки на эту дату и подается в первом отчете.

Когда сотрудники должны подать заявление о форме трудовой книжки

Сотрудник может отказаться от бумажной трудовой книжки в любой момент. Те, кто имеет официальный трудовой стаж, но сейчас не работают, могут подать заявление после трудоустройства. А если человек устраивается на работу после 1 января 2021 года впервые, то он вообще не должен подавать никаких заявлений. Для таких кадров работодатель автоматически заводит электронную трудовую.

Если кто-то в вашем штате решил пока оставить бумажную трудовую, то он имеет на это полное право – перейти на электронную книжку можно когда угодно. Но если человек уже отказался от обычной трудовой книжки и перешел на электронную, то вернуться к бумажному варианту нельзя.

Алгоритм действий работодателя, когда сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки

Если работник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель должен:

1. Записать в трудовой книжке, что работник отказался от ее дальнейшего ведения: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно бывает при увольнении работника: должностное лицо, ответственное за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать организации.
2. Бумажную трудовую нужно отдать сотруднику на руки. Если человек работает удаленно, нужно получить его согласие на то, чтобы отправить ему книжку по почте.
3. В книге учета о движении трудовой книжки должна быть сделана соответствующая запись.

Выдать трудовую книжку работнику, перешедшему на электронный формат, необходимо в течение трех рабочих дней после подачи им заявления. Такой же срок устанавливается для выдачи работникам документов, связанных с их работой. Если сотрудник согласен, трудовая книга может быть отправлена ему заказным письмом.

Предупредите своих сотрудников о том, что книжки, которые они получили на руки и теперь хранят дома, нельзя выбрасывать. Они пригодятся для того, чтобы подтвердить информацию о трудоустройстве до 2020 года. Пока еще рано говорить о том, что базы данных ПФР на 100% надежны. На случай если в Пенсионном фонде какая-то информация утеряется, человек сможет подтвердить свою информацию о найме.

Что делать, если сотрудник решил оставить бумажную трудовую книжку

В двух случаях работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки, как он делал раньше:

• работник потребовал сохранить бумажную трудовую книжку;
• сотрудник вообще не подавал никаких заявлений.

Если ваш сотрудник подавал заявление еще до конца 2020 года, то вы должны были сообщить об этом в ПФР в следующем отчете СЗВ-ТД. Если же работник не уведомил вас о своем выборе до 31 декабря 2020 года, предполагается, что он не хочет ничего менять — пока не передумает. Для такой категории кадров нужно продолжать вести трудовые книжки. Дополнительно сообщать об этом в ПФР не требуется.

Кроме того, работодатель должен:

• обеспечить надежное хранение трудовой книжки сотрудника;
• по запросу выдавать заверенные копии из нее;
• вносить в трудовую информацию о переводах и поощрениях;
• при увольнении ставить соответствующие отметки и выдавать на руки после этого;
• вести книгу учета движения трудовых книжек.

Формат такой книги работодатель может определить самостоятельно. Если сотрудник передумал и пришел к руководителю с просьбой о смене формата трудовой книжки, то последний должен предоставить ему форму для написания официального запроса.

Каким соискателям нужно оформлять трудовую книжку при найме на работу

Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, нет необходимости заводить бумажную книжечку. Когда новый работник пришел в вашу компанию уже с трудовым стажем, то нужно проверить по записям СТД-Р или в бумажной трудовой, какое решение он принял о трудовой книжке. Если он отказался от бумажного варианта, вам не придется начинать вести новую книжку или продолжать старую. Если же человек сохранил трудовую, работодатель обязан продолжить вести ее.

Подать заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки человек может только работодателю. А перед этим он должен правильно оформить трудовые отношения с ним. Не исключено, что позже соискатели смогут переходить на электронную трудовую самостоятельно, например, подавая соответствующий запрос в ПФР. Но сейчас такого нет.

Как узнать, какую трудовую выбрал новый сотрудник

Новый сотрудник может не помнить, делал ли он заявление с предыдущим работодателем или нет. Если у него нет бумажной трудовой книжки, по записи в которой это можно понять, попросите его предоставить сведения о своей профессиональной деятельности при приеме на работу.

В справке с такими сведениями будет специальная пометка о том, как сотрудник решил оформить документ и когда подавал заявление. Получить такую ​​справку соискатель может в ПФР или у бывшего работодателя. Сделать соответствующий запрос в ПФР новый работодатель не может, это персональные данные человека, они защищены.

Выписка из электронной трудовой: как она делается

Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а совокупность записей в базе данных, содержащих информацию о работе конкретного человека. Выписку из этой базы может оформить работодатель или ПФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента приема на работу и до запроса выписки. Чтобы получить более полную информацию, нужно обращаться в Пенсионный фонд – выписка оттуда будет содержать данные обо всех работодателях, подавших сведения с января 2020 года.

Форма выписки утверждена приказом Минтруда в январе 2020 года. Пенсионный фонд выдает выписку на форме СТД-ПФР, а работодатель по форме СТД-Р. Выписка из электронной трудовой книжки выглядит так:

Работодатели делают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем работникам, которые отказались от бумажных книжечек. Сделать это кадровик или руководитель обязан в двух случаях:

• по завершении процедуры увольнения;
• по запросу – в электронном виде или на бумажном носителе с печатью и подписью.

Выписка по форме СТД-Р содержит всю информацию о работе у текущего работодателя:

• дата приема на работу и должность сотрудника;
• дата перевода и новый отдел;
• когда и по какой причине человека уволили;
• данные о присвоении работодателем нового разряда, категории и т.д.

Сотрудник сам определяет, в какой форме он хочет получить выписку. Он вправе запросить ее в электронном или бумажном виде. На оформление документа у работодателя есть 3 рабочих дня.

Для заверения электронной выписки работодателю необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. Что делать, если у вас ее нет? Следует сообщить об этом сотруднику и предложить ему получить справку в бумажном виде или заказать документ в ПФР.

Бумажная выписка может быть вручена в руки ​​или отправлена ​​по почте по требованию или согласию работника. Это актуально для удаленной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении на выдачу справки необходимо указать, в какой форме ее следует выписать и куда отправить.

Процесс получения выписки в Пенсионном фонде: что работодатель может рассказать работнику

С 2020 года информацию о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в Пенсионном фонде РФ или заказать на сайте госуслуг. Это удобно, если человек давно не работал, а для получения каких-то льгот и услуг требуется выписка из трудовой книги.

Выписку из ПФР могут получить как те, кто отказался от трудовой книжки, так и те, кто продолжает ее вести – работодатели передают эти данные по всем своим работникам.

Объем сведений в справке по форме СТД-ПФР не ограничивается периодом с 2020 года. Информация о трудоустройстве работника должна хранится в базах Пенсионного фонда и за период до 31 декабря 2019 года. Правда, более старые данные содержат только название компании, в которой работал человек и период работы.

Когда нужно проверить, платит ли компания пенсионные взносы за сотрудника, то нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.

Процедура получения электронной выписки из трудовой

ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, когда нужно получить документ с печатью:

• в электронном виде на сайте Пенсионного фонда Российской Федерации или через сайт государственных услуг;
• в бумажном виде в МФЦ или отделении ПФР при личной встрече.

Для заказа электронной выписки необходимо зарегистрироваться на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР – такая выписка приравнивается к бумажной выписке.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого просто войдите на портал, и ваши личные данные будут подтянуты в форму заявки автоматически. Документ вышлют вам на почту, которую вы указали в личном кабинете на Госуслугах.

Для получения выписки на сайте ПФР достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться с помощью данных от портала госуслуг и подать заявку на предоставление информации о своей трудовой деятельности. Отчет откроется прямо на экране, и его можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажный вариант выписки из трудовой книги

Иногда выписку нужно принести и кому-то показать или приложить к пакету документов. В таких случаях электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем информации в нем будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете Пенсионного фонда.

Подведем итоги

Вы не можете заставить своих сотрудников перейти на электронные трудовые книжки – давить на них никак нельзя. Если к вам на работу устраивается человек, который ранее нигде не работал, то спрашивать его о том, какую трудовую он хочет, бумажную или электронную, не нужно – для молодых сотрудников, которые ранее нигде не работали сразу оформляется электронная трудовая.

Вы обязаны вести бумажные трудовые книжки тех сотрудников, которые не отказались от них, как делали это ранее. Так нужно делать до тех пор, пока человек не передумает, и не захочет оформить цифровую трудовую.