Как составляется контракт на экспорт товаров заграницу

Экспорт товаров – это большая и сложная тема и начинающему бизнесмену будет трудно в ней разобраться, не набив шишек. В сотрудничестве с заграничными покупателями есть масса нюансов, а в данной статье будут описаны только азы составления договора и сбора документов, необходимых для экспорта товаров.

Если раньше внешнеэкономический контракт можно было просто скачать из интернета, прочитать и адаптировать под условия своей сделки, то сейчас так не получится. Сделки стали сложными и запутанными, а покупатели – более «мудрыми» и хитрыми. Потому не рассчитывайте на то, что вы сможете просто воспользоваться готовыми шаблонами.

Потому после ознакомления с нашим материалом, обязательно проконсультируйтесь с тем, кто уже ведет такую деятельность. Есть менеджеры по экспорту, логисты, юристы-международники. Хороший специалист может провести сделку по экспорту, не допустив ни одной ошибки.

Особенности согласования условий экспортной сделки

В процессе ведения переговоров, продавец и покупатель обсуждают условия будущей экспортной сделки, формируя таким образом контракт. Как правило, за оформление контракта несет ответственность продавец (экспортер). Ниже мы разберем важные условия экспортной сделки, чтобы вы понимали, что нужно обсудить с покупателем и закрепить в соглашении.

Стороны контракта

У типовой экспортной сделки две стороны: вы, то есть российский поставщик, и покупатель из-за рубежа. В качестве покупателя может выступать не только физлицо, но и компания. Сделка может быть и более сложной, когда вы отправляете товар не напрямую покупателю, а сперва логистическому оператору, в грузовой терминал аэропорта или на склад. Тогда в договоре нужно указывать, что фактический получатель и покупатель – это разные лица. Так в контракте появляется еще одна сторона.

Представим такую ситуацию: по документам продавец отгружает товар непосредственно покупателю, а по факту его получат посредник, о котором нет ни одного упоминания в контракте. На деле это приведет к таким сложностям:

• продавец уже доставил товар, но все еще отвечает за него – это дополнительные риски;
• проблемы на иностранной таможне – почему товар принимает не тот, кто указан в контракте;
•  разногласия относительно того, кто должен оплачивать услуги склада или терминала, пока груз находится на нем.

Предмет контракта

В договоре обязательно должно быть сказано, что вы продаете иностранному партнеру. Потому в тексте контракта обязательно предусмотрите такие пункты:

• товар и его вид;
• сортность и материал изготовления;
• назначение;
• любые характеристики, внешние и внутренние, все, что влияет на формирование цены.

Это важно, потому как заграницей тоже бывают недобросовестные покупатели. Известны случаи, когда покупатель забирает товар себе на склад, а потом оспаривает его тип и качество, чтобы добиться проведения переуценки. И получается, что вы ждете деньги за товар, а вместо этого вам выдвигают претензии, мол, вы поставили не то, что должны были по договору, а потому мы заплатим вам на 30% меньше.

Потому не жалейте времени и букв, будьте максимально дотошным, не думайте, что в продажах есть что-то само собой разумеющееся. Чем более подробное описание будет в вашем контракте, тем безопаснее сделка.

Тип упаковки и качество товара

Размер партии в договоре нужно указать обязательно. В штуках, в литрах, в тоннах или килограммах. Также подробно опишите, как товар будет упакован и расфасован. Для покупателя не должно быть никаких сюрпризов и поводов для претензий.

Стоимость единицы товара и общая сумма сделки

Когда вы заключаете сделку международного уровня, то в договоре важно зафиксировать следующие моменты:

• в какой валюте покупатель будет оплачивать покупку;
• в какой валюте прописывается стоимость сделки в контракте;
• как рассчитывается сумма сделки, если валюты реального платежа и контракта не совпадают.

Допустим, вы указали в контракте цену в рублях, а покупатель расплатился чешскими кронами. Тогда нужно прописать, что валютой контракта считается российский рубль, а значит покупатель должен оплачивать сделку в кронах по курсу рубля в Центральном банке РФ на день оплаты.

Здесь важно также учитывать особенности валютного контроля. Поскольку под внешнеэкономическими операциями иногда маскируют вывод денег из страны, государство поручило банкам следить за крупными переводами.

Чем крупнее сделку вы проводите, тем серьезнее контроль. Когда общая сумма договора больше 6 миллионов рублей, то его нужно регистрировать в банке, в котором открыт ваш валютный счет. Крупные контракты банк отслеживает: договору будет присвоен уникальный номер, а отдельный сотрудник будет отслеживать сроки платежей и доставок.

Если вы нарушите валютное законодательство, то на вас наложат санкции. Если не хотите получить штраф, заранее обратитесь в свой банк и расспросите, какие бумаги нужны и куда их подавать.

Оплата по контракту: условия и сроки

В договоре обязательно присутствует пункт о том:

• в каком порядке покупатель вносит платежи;
• делает он это за один раз или в несколько этапов;
• есть ли предоплата или отсроченный платеж.

Также в договоре прописывается, как выставляется платежный счет. Обычно это делается на основании инвойса – документа, в котором изложена вся информация относительно расценок и платежей.

Всегда предусматривайте тот вариант, что поставка может сорваться. На этот случай прописывайте в договоре порядок и сроки возврата авансовых платежей, если они предусмотрены по контракту.

Условия поставок

Стороны определяют, как будет происходить поставка на основании базисов Инкотермс. Вкратце рассмотрим суть этих базисов. Инкотермс – это свод правил, в котором распределены права и обязанности сторон сделки. Также в нем фиксируется момент перехода ответственности за товар от продавца к покупателю.

Каждый базис представляет собой готовый набор условий поставки. Вам не придется встречаться с покупателем или созваниваться с ним по телефону и долго обсуждать и прописывать все детали договора. Нужно только посмотреть, какие базисы есть и выбрать подходящий.

Базисы Инкотермс разбиты на четыре группы. Все они отличаются степенью ответственности продавца. Например:

1. В группе Е есть базис EXW. Он предполагает собой самовывоз, когда покупатель приходит к продавцу и забирает товар самостоятельно. После этого продавец считается исполнившим свои обязательства.
2. А вот группа F требует от продавца уже больше ответственности: он должен обеспечить прохождение экспортных таможенных процедур. Но доставка по-прежнему осуществляется за счет покупателя, и он сам решает, как ее организовать.
3. В базисах группы С говорится, что продавец организует доставку, но несет ответственность за товар только до момента его передачи перевозчику.
4. Группа D самая сложная для продавца: он берет на себя практически все риски и обязательства. Например, база DDP — это поставка под ключ. Если стороны будут организовывать сотрудничество на его основании, то продавцу придется потратиться на таможенное оформление и пошлины при ввозе и полностью организовать доставку в страну покупателя.

Редакций базисов не так уж много – новые версии выходят раз в 10 лет. Новая версия Инкотермс не отменяет предыдущую, потому можно выбрать любую редакцию базиса. Прописать Инкотермс нужно и в договоре, и в счете-фактуре. Например, запись может выглядеть так: EXW Beijing China (Incoterms 2020). Получается, что:

• EXW — название базиса;
• Beijing China – место перевалки груза;
• Инкотермс 2020 — это версия Инкотермс, из которой стороны взяли базис.

Сроки поставки груза

Срок поставки товаров можно указать, привязываясь к дате заключения контракта или к дате получения авансового платежа. Для экспортера, особенно если у вас малый бизнес, второй вариант безопаснее: нет оплаты – нет поставки.

Условия, на которых принимают товар

Если вы договорились о поставке без предоплаты, то этот пункт в контракте очень важен. Если условия приемки товара не будут прописаны, то покупатель будет иметь лазейку – он сможет уклониться от оплаты груза, ссылаясь на брак. Или требовать скидку.

Своим опытом делится бизнесмен Никита, который работал с одной российской компанией, которая доставляла фанеру и строительные плиты автотранспортом в Чехию и Польшу. Компания следила за тем, чтобы в договоре всегда был такой пункт: 5% листов могут быть повреждены при транспортировке и перегрузке (это неизбежно), их можно будет оформить по скидке или уценке после доставки.

Форс-мажорные обстоятельства и ответственность сторон

Под форс-мажором предполагается обстоятельство, которое освобождает стороны от ответственности за неисполнение своих обязательств по контракту. В договоре следует прописать перечень обстоятельств, которые будут считаться форс-мажором и правила, по которым он определяется.

Внимательно отнеситесь к тому, что покупатель предлагает прописать в качестве форс-мажора. Предприниматель Никита рассказал, как в начале 2020 года заключил экспортный контракт с французской компанией. Тогда о коронавирусе никто всерьез не думал. Кроме этой французской компании. Французы настойчиво пытались добавить пункт «Объявление об эпидемии и пандемии» в раздел «Форс-мажоры». Если бы это им удалось, они могли бы задержать платеж после того, как Французская торговая палата объявила пандемию. Им даже не придется платить штраф за просрочку платежа, ведь он подпадал бы под определение «форс-мажор».

Компания Никиты категорически отказалась прописывать такое условие. При этом удалось достичь компромисса: цену на товар снизили и договорились об авансе. В итоге товар попал во Францию ​​в конце февраля. И если бы французы смогли согласовать пункт с пандемией, то груз мог бы остаться неоплаченным.

В пункте об ответственности сторон опытные бизнесмены рекомендуют прописывать одинаковую пеню для обоих сторон за каждый день просрочки по исполнению обязательств. Например, 0,01% от стоимости груза.

Споры по договору и порядок их решения

Представители малого бизнеса при подписании своих первых контрактов хотят верить, что все сделки будут идти гладко, и ни с одним клиентом судиться не придется. Но важно предусмотреть даже самые негативные варианты развития событий и подстраховать свой бизнес на этот случай.

Если у вас небольшая компания, то судиться с зарубежным покупателем на его территории и по нормам его законодательства будет сложно и дорого. Потому в договоре следует прописать условия о том, что потенциальные судебные разбирательства будут проходить на территории РФ. Опытные экспортеры дают по этому поводу несколько советов:

1. В сделках с предоплатой продавец чаще будет выступать ответчиком, чем истцом. Потому если вы договорились об отправке груза после авансового платежа, обязательно настаивайте на том, чтобы любые возможные разбирательства проходили на вашей территории. Иначе вам придется ехать в суд заграницу.
2. Если вы сотрудничаете с покупателем на условиях отсрочки платежа, то вероятнее всего произойдет такой сценарий, при котором вы будете обращаться в суд. В этому случае лучше выбрать подсудность по  месту нахождения истца.
3. В качестве места заключения контракта прописывайте российский город.

Стандартный срок действия контракта между экспортером и покупателем

Обычно контракт поставки заключается на год. Но следует обязательно делать в документе приписку о том, что контракт будет действовать «до полного исполнения сторонами своих обязательств».

Реквизиты сторон

Одним из пунктов договора обязательно должны быть указаны реквизиты сторон с адресами, наименованиями банков и способами связи. Опытные экспортеры рекомендуют также прописывать в контракте e-mail адреса, с которых вы ведете переписку и обмениваетесь электронными версиями документов. Обязательно укажите ФИО, должность и контактный номер человека, который от лица иностранного партнера будет присылать заказы и принимать товары.

Всю переписку старайтесь сохранять. Что угодно может пойти не так, в международных контрактах. И тогда вам понадобятся доказательства, которые могут оказаться в переписке. Это особенно важно, если вы продаете товары в те страны, где бизнес имеет «философский взгляд» на обязательства.

Допустим, вы подписали контракт с иностранным покупателем. И при реализации сделки возникло множество вопросов, которые требуют быстрого решения. Например, с одной стороны срываются сроки отгрузки товаров, с другой стороны не хватает каких-то документов, а с третьей стороны нарушилась конфигурация и очередность загрузки товаров в контейнер, и вам нужно срочно найти другую упаковку.

Естественно, что все эти моменты вы начинаете обсуждать с представителем покупателя. Но вдруг оказывается, что раннее установленные договоренности не имеют силы, так как человек, с которым вы общались, вообще не уполномочен что-либо решать. В худшем случае может оказаться, что вы переписывались с мошенником или разгильдяем, и весь договор на поставку – фикция.

Описывайте в договоре максимально возможное количество обстоятельств и форс-мажорных ситуаций, которые могут возникнуть при передаче груза и на таможне. Распределяйте риски, очерчивайте свою зону ответственности. Учитывайте, что у каждого товара есть своя специфика транспортировки и хранения, более выгодные схемы для оплаты и т. д.

Какие бумаги нужно подготовить экспортеру

Список документов определяется выбранным базисом. Так, чтобы поставлять товары на условиях базисов групп E и F, необходимо соглашение, транспортная накладная, инвойс, упаковочный лист, декларация на товары. Подробнее об этих документах мы поговорим ниже.

Инвойс

Речь идет о счете на оплату. Этот документ необходим для взаиморасчетов между покупателем и продавцом. В инвойсе содержатся такие данные:

• номер и дата;
• реквизиты обеих сторон;
• базис поставки Инкотермс;
• реквизиты грузополучателя (необходимы в случае, когда продукция поступает через посредника, а не напрямую);
• стоимость товара, количество и наименование;
• сроки действия инвойса;
• реквизиты банка продавца, в которых указывается счет для поступления оплаты.

Выставляя инвойс покупателю из Евросоюза, продавец должен указать в нем код HS. Речь идет о цифровом обозначении товара, помогающем идентифицировать его.

Коды HS являются чем-то наподобие российских кодов товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД). Товарной нуменклатурой называют специальный справочник, в котором присваивается код каждому виду продукции. Например, шоколадные конфеты без начинки имеют код 1806 90 390, а с начинкой – 1806 90 310.

Упаковочный лист

Такой документ составляется для каждой партии отгружаемого товара. В упаковочном листе перечисляются следующие данные:

• масса нетто (без упаковки);
• масса брутто (с упаковкой);
• вид грузовых мест, упаковки и их количество;
• объем партии;
• количество товара.

Исходя из упаковочного листа, перевозчиком рассчитывается стоимость транспортировки.

Транспортный документ

Эта бумага доказывает тот факт, что перевозчик загрузил продукцию на складе продавца, пообещав доставить ее покупателю. Форма и название данного документа зависят от вида транспорта. Возможны следующие варианты:

1. При доставке груза по морю составляют коносамент.
2. Если товары транспортируют на фуре – международная товарно-транспортная накладная или CMR.
3. Железнодорожная накладная международного сообщения при доставке поездом.

Процедура оформления транспортного документа полностью ложится на плечи перевозчика.

ДТ или декларация на товары

По умолчанию базисы предусматривают, что именно продавец занимается декларированием товаров на российской таможне. Исключение составляет EXW, где эту функцию берет на себя покупатель, поскольку в данном случае предполагается самовывоз продукции.

Существуют следующие способы подачи декларации на товары:

1. Самостоятельно. В данном случае декларация подается через личный кабинет участника ВЭД. Преимущества этого варианта в том, что вам никуда не придется ехать – понадобится лишь усиленная квалифицированная подпись и доступ в интернет.
2. Посредством специальных программ для декларирования. Такие ресурсы, как «Декларант» или «Альта-максимум» позволяют в считанные минуты сформировать декларацию и отправить все бумаги на таможню. Подобные услуги предоставляются на платной основе. Стоимость их составляет порядка 3 тысяч рублей в месяц. Чтобы сэкономить, пользователь может купить полугодовую подписку на программу.
3. Через таможенного представителя. Это наиболее простой и надежный способ. Однако он же является и наиболее затратным. Достаточно лишь заплатить агенту, который самостоятельно займется подачей документов. Стоимость услуги зависит от личных расценок исполнителя, количества товаров и сложности оформления бумаг. Минимальные расценки стартуют от 3-4 тысяч рублей. Максимальные доходят до 30 тысяч.

Процедура декларирования товаров на экспорт является более простой, в сравнении с импортом. Здесь в большинстве случаев будет нулевая ставка НДС, а таможенные пошлины отсутствуют. Кроме того, таможенная стоимость вывозимых товаров редко подлежит контролю, а потому вам не придется доказывать инспекторам справедливость цены, установленной на продукцию.

Какие дополнительные бумаги могут понадобиться

Важно уточнить у иностранного покупателя, какие еще бумаги необходимы для заключения сделки. Он может запросить следующие документы:

1. ЕАЭС (сертификаты соответствия техническим регламентам). Эти бумаги требуются для получения разрешительной документации на ввоз товара в страну импорта.
2. Подробное описание каждого вида продукции с сертификатами соответствия и качества, с фото и декларациями производителя о безопасности груза. Такие документы необходимы для правильного присвоения кода товару в ходе декларирования на импорт.
3. Переводы каждого из представленных документов на национальный язык контрагента.

Реализуя продукцию на условиях базисов групп C или D, продавец обязан будет осуществлять лишь доставку. В таких ситуациях ему могут потребоваться дополнительные бумаги, например, справка о сумме транспортных расходов и соглашение с перевозчиком. Справку могут запросить на таможне в стране покупателя.