За последние несколько лет учет рабочего времени приобрел плохую репутацию, поскольку он считается прерогативой исключительно чрезмерных работодателей и крупных компаний, которые хотят отслеживать работу сотрудников. Однако для фрилансеров все наоборот: для них учет рабочего времени может помочь узнать свои границы, отпустить несущественное и даже переосмыслить то, что вы называете работой.
Джем Коллинз, один из фрилансеров, который использует приложение для отслеживания времени, сказал: «Я не могу вспомнить, что побудило меня начать отслеживать время, но в отличие от любого другого способа организации или повышения продуктивности, который я когда-либо пробовал, этот способ привлек внимание. На данный момент я отследил почти 3500 часов напряженной работы, разложил их по категориям и рассказал о них».
Хотели бы вы узнать, как вы проводите каждую минуту своего дня? Приложение может принести огромную пользу.
Как работает отслеживание времени
Учет рабочего времени — отличный инструмент для определения личной продуктивности. Эбони Монтегю, основательница HR Said That, считает, что это особенно полезно для тех, кто работает на дому или является самозанятым.
Учет времени — именно так это называется. Вы включаете таймер, когда начинаете выполнять задание, и оставляете его включенным до перерыва. По сути, все, что вам нужно, — это часы, ручка и блокнот. Но если вы используете приложение, вы также можете распределить по категориям то, на что вы тратите свое время, чтобы получить более полную картину.
Преимущества тайм-трекинга
Тайм-трекер может отслеживать время только для одной задачи. Это действительно все, на чем мы можем сосредоточиться. Наш мозг не очень хорошо справляется с двумя задачами одновременно — мы просто быстро переключаемся между ними, что зачастую неэффективно.
Включенный таймер заставляет нас сосредоточиться на поставленной задаче. Вы можете остановить это и признать, что вам нужно изменить свои приоритеты и переключиться. Но реальные преимущества появляются гораздо позже, когда вы выработаете привычку и получите достоверные данные.
Майк Херли — со-ведущий Cortex, подкаста о трудовой жизни, и у него есть сложная система учета времени на все — от записи подкаста (465 часов в прошлом году) до управления домом (всего четыре часа и 17 минут). Майк объясняет: «Я смотрю на данные и понимаю, на какой категории мне нужно сосредоточиться, и ставлю цель на следующий год. Сосредоточившись в деталях на своих часах, Майк смог нарисовать картину того, чего он хотел бы достичь. Он перечисляет как главную цель — работать меньше, так и конкретные области работы, которые необходимо сократить.
Однако вам не нужно собирать многолетние данные, чтобы почувствовать разницу. Для Винни Танг, карьерного тренера и бизнес-стратега, учет времени позволил ей быстро определить наиболее продуктивное время дня. Она сказала: «Я окончательно отказался от мысли, что лучшее время для написания — это раннее утро». Уинни ясно видела, что она тратит много времени на суету в начале дня и становится более продуктивной только к обеду. В результате Винни-Пух смог написать электронную книгу всего за три дня.
Холли Клоуз, продюсер цифровых искусств, считает, что приложение помогает избавиться от проволочек: «Иногда задача в моей голове может казаться намного больше. Жизнь становится проще, когда у вас есть холодные, жесткие данные, которые показывают, что письмо, о котором вы беспокоились два часа, будет написано и отправлено всего за шесть минут».
Распространенные ошибки учета рабочего времени и как их избежать
Как и любой другой способ повышения продуктивности, учет времени требует некоторых усилий и размышлений перед началом работы. Кэт Шаттлвуд, внештатный сотрудник по связям с общественностью, изо всех сил старалась не забыть нажать кнопку «стоп» на таймерах в Интернете, но безрезультатно. Поэтому она перешла на старомодную ручку и бумагу. Она сказала: «Найдите систему, которая работает для вас. И лучший совет, который я могу дать, — это вести честный учет того, как вы проводите свое время. Вы не сможете учесть каждую минуту своего рабочего дня, и в некоторые дни вы будете удивлены или огорчены тем, как мало вы успели сделать. Но если вы все сделали как можно тщательнее, всегда есть чему поучиться и к чему стремиться».
Заключение
Существует большая разница между использованием учета рабочего времени ради него самого и навязыванием его руководством — последнее, по словам Эбони, может вызвать «недоверие» и привести к выгоранию и переутомлению. Однако при индивидуальном использовании учет рабочего времени может стать чрезвычайно мощным инструментом, и в течение нескольких лет вы сможете изменить свой взгляд на работу. Вы сможете точно узнать, сколько времени уходит на выполнение типичных задач, что, в свою очередь, поможет вам составить более реалистичные планы на рабочий день и уверенно сказать «нет» ненужным вещам.
Учет времени научит вас тому, что мы все давно знали: восемь часов за рабочим столом определенно не означают восемь часов продуктивной работы. Вы узнаете разницу между тем, что на самом деле является утомительной работой, и тем, что только кажется таковой. Благодаря реальным данным вы будете точно знать, когда можно и нужно прогуляться или вздремнуть, чтобы отдых и работа гармонично сочетались в течение дня.