Что делать, чтобы уменьшить расходы в бизнесе

Сохранить свой бизнес в кризис очень сложно, но и заморозить его на неопределенное время тоже не получится. Потому многие предприниматели начали задаваться вопросами о том, как эффективнее использовать имеющиеся ресурсы, а главное – как снизить затраты.

Не каждый успевает перестроиться и вовремя понять, как управлять своим бизнесом в период нестабильности рынка. Ниже мы разберем восемь острых вопросов от российских предпринимателей. Ответы будут давать эксперты-финансисты нашего портала.

Планирование бюджета для молодого бизнеса: как распределяется доход и когда можно повысить цены на товары

У Маши маленький бизнес по производству блокнотов. Она сама разработала продукт, поставила печатные станки и развивает свой маленький магазинчик. Работает одна и не ведет бюджет: раньше экономика сходилась, ничего считать не нужно было. Но теперь сырье для производства подорожало, и цена на некоторые расходники продолжает расти. Маша понимает, что пришло время планировать свой бюджет. Ей трудно понять, какие затраты на производство она может себе позволить, чтобы не снижать качество своей продукции.

Опытные предприниматели знают, что чем раньше бизнес начинает вести бюджет, тем лучше. Так можно принимать более эффективные решения по закупкам, продажам и производству. Цифры не обманешь. Чтобы решить проблему Маши, эксперты рекомендуют разбить задачу на три этапа.

Просчет бизнес-модели

Бизнес модель – это картина, отражение вашего бизнеса. Сюда входят такие параметры, как среднестатистический портрет и тип клиента, источники доходов, постоянные и переменные расходы, средний чек, размер финансовых вливаний со стороны и пр. Некоторые ошибочно полагают, что считать модель проекта нужно только на этапе бизнес-планирования. Но это не так. Пересчитать показатели стоит при любых экономических колебаниях или в кризисных для бизнеса ситуациях.

Посчитать бизнес-модель – значит перевести стратегию развития вашего бизнеса в цифры. В ситуациях, подобных Машиной, не нужно считать мелкие переменные статьи расходов (например, ручки или какие-нибудь тетради для учета), будет достаточно просто учесть их, отразить в отчете.

А вот действительно пристальное внимание важно делить самым крупным статьям расходов, которые тянет производство и продажи. Это позволит увидеть общую финансовую сторону проекта и посчитать точку безубыточности – определить, каков должен быть ваш месячный доход, чтобы бизнес работал в ноль.

Расписывание шагов и планирование бюджета

В первую очередь оцените бюджет продаж: сколько продаж в месяц вы делаете, каков средний чек, на сколько направлений реализуется товар и др. Затем подсчитайте себестоимость производства и переменные расходы – эти параметры напрямую зависят от объемов продаж.

Далее просчитайте сколько денег уходит на постоянные расходы, например, на аренду помещения и коммунальные платежи, обслуживание оборудования, зарплату персоналу и т.д. Эти расходы не зависят напрямую от продаж, они просто есть каждый месяц.

Все это следует сгруппировать по укрупненным блокам, чтобы вам было проще анализировать статьи расходов и денежные потоки. Данные можно записывать в таблицу Эксель, это самый простой и доступный вариант. В результате, после прохождения этого шага у вас на руках будет подробный бюджет компании и как минимум план на следующий месяц.

Изменение параметров бизнеса

Теперь, когда вы увидели текущий бюджет и спланировали его на следующий месяц-два, вы можете менять параметры своего бизнеса: повышать средний чек, закупать более качественные и дорогие расходники, нанять какого-то специалиста на проектную работу и т.д. Динамику изменений нужно отражать с помощью цифр в бюджете. Это позволит увидеть, как новшества влияют на плановый результат.

Когда Мария пройдет все эти этапы и спланирует бюджет своего производства, она сможет понять, по карману ли ей более дорогие расходники и можно ли поднять цену на блокноты без потери в количестве клиентов.

Дробление бизнеса с целью снижения налоговой нагрузки

У Екатерины бизнес в легкой промышленности: ее фабрика занимается пошивом костюмов для взрослых и детей, а также производством постельного белья. Недавно знакомый рассказал ей, что если раздробить бизнес, то налоговую нагрузку модно снизить. Давайте разберемся, существуют ли законные схемы в таком процессе и что нужно учесть.

Как правило, когда говорят о дроблении бизнеса, то подразумевают использование специальных налоговых режимов, которые действительно позволяют снизить финансовую нагрузку на бюджет. Но учитывайте, что Федеральная налоговая служба уже давно отслеживает подобные схемы. Инспекторы проверяют не только достоверность данных в отчетах бизнесмена и правильность ведения отчетности в целом, но и контрагентов, с которыми сотрудничает бизнес.

Даже если вы уверены, что все сделали по закону, в ходе проверки налоговик все равно задаст вам уйму вопросов и даже потребует доказательства того, что вы произвели правомерное дробление бизнеса.

Такая дотошность со стороны проверяющих органов вызвана немалым количеством негативных примеров. Так, налоговая и юридическая практика знает случаи, когда компания создавала несколько юридических лиц и распределяла налоги между ними, а на самом деле управление всеми этим процессами шло из одного холдингового центра.

Вы должны понимать, что если хотите раздробить свой бизнес, то для этого быть экономические основания. Одно только создание юрлица вызовет подозрения у налоговой службы. Потому, когда инспектор заявится с проверкой, вы должны доказать, что хотели снизить риски для своего проекта или повысить эффективность управления, например.

Новое юридическое лицо должно иметь четкие деловые цели и отдельную независимую структуру: все ее подразделения должны быть самостоятельными. Это значит, что у «дробной» компании свой персонал, устав, активы, офис и производственные помещения. Любая взаимосвязь может быть расценена представителем налоговой службы негативно, а значит собственнику бизнеса выдвинут налоговые претензии.

Снижение расходов без сокращения сотрудников: возможно ли это

Евгений развивает свой бизнес в сфере торговли. Когда рынок начал колебаться, единственной целью предпринимателя стало сохранение своего положения в нише, где он уже закрепился, и все шло ровно. После проверки работы отделов, выяснилось, что несколько человек из службы поддержки уже некоторое время не выполняют план. И если раньше этот отдел приносил пользу, то теперь работает в минус.

Евгений понимает, что нужно что-то делать, ведь лишних денег у него нет. Но и сокращать сотрудников не хочется. Первое, что пришло ему в голову, это пересмотреть свои статьи расходов и сократить какие-то траты. Но понятно, что рано или поздно в бизнесе может наступить такая фаза, когда людей придется сократить или снизить всем сотрудникам зарплаты. Давайте разберемся, где находится эта грань, по достижению которой людей действительно приходится увольнять, и можно ли что-то сделать, чтобы избежать этой неприятной стадии.

Финансисты рекомендуют чаще считать разные показатели бизнеса, независимо от того, есть ли колебания рынка, и отражаются ли они на работе. Обратимся здесь к управленческой отчетности. Там обязательно должны быть такие пункты:

  • аналитические данные по выполнению плана продаж;
  • выручка проекта по сегментам;
  • доли разных статей расходов по отношению к выручке.

Это базовое трио, которое поможет посмотреть на свой бизнес с точки зрения цифр. Но могут быть и другие пункты, в зависимости от отрасли, в которой вы работаете. Управленческая отчетность – это первое, к чему следует обратиться в кризисные времена. Что можно сделать в такой ситуации, с которой столкнулся Евгений:

  1. Как можно быстрее перестроить работу. Когда часть сотрудников не выполняет план, и никто об этом не узнает какое-то время, это значит, что в бизнесе слабая или неработающая система контроля показателей. То есть нет регулярной оценки работы отделов. Это первое, что нужно понять и исправить Евгению.
  2. Выполнить внутренний анализ. Очевидно, что в подобном случае нужно пересмотреть систему мотивации для сотрудников. Также нужно переоценить задачи и функции сотрудников. На месте Евгения просто необходимо провести внутреннее расследование и разобраться, почему отдел поддержки работает в минус. Возможно, план не выполняется по той причине, что кто-то из сотрудников не понимает своих задач, фактически находится не на своем месте. Все это нужно выяснить.

Способы решения такой проблемы могут быть разные, и зависят они от причин, по которым возникла проблема:

  • если сотрудники просто не понимают своих обязанностей, их можно приставить к тем, кто выполняет план, чтобы они «учились»;
  • можно сформировать новые группы, которые будут курировать сотрудники с отличными показателями, и дать им новый повышенный план продаж;
  • «неуспевающих» сотрудников можно перевести на другие участки и вообще изменить их структуру работы.

После реорганизации в компании нужно контролировать исполнение новых требований и стандартов минимум раз в неделю, а то и по завершению текущей задачи. Чтобы контролировать процессы было проще, запрашивайте подробные отчеты. Еще один вариант: отслеживайте эффективность использования рабочих инструментов: писем, обзвонов и т.д. В некоторых ситуациях это помогает выровнять финансовое положение компании и избежать сокращения персонала.

Не в последнюю очередь нужно посмотреть на структуру расходов вашего бизнеса: насколько оптимально вы распределяете доходы и тратите деньги, есть ли динамика между периодами отчетности, каково соотношение выручки и расходов.

Достаточно эффективная практика для предпринимателей – задавать себе неудобные вопросы. И в кризисных ситуациях это нужно делать не в последнюю очередь. Задумайтесь:

  • какие ваши последние решения оказали негативное влияние на бизнес;
  • грамотно ли вы сейчас тратите деньги, учитывая кризис на рынке;
  • есть ли в компании статьи расходов, которые не контролируются руководством (установлены ли на них лимиты и каково они размера);
  • понятна ли вам система, по которой в вашей компании расходуются деньги;
  • пользуетесь ли вы какими-либо инструментами, чтобы анализировать и контролировать показатели бизнеса, ведете ли управленческий учет (если да, то как часто пользуетесь его возможностями);
  • что вы можете сделать, чтобы исправить ситуацию прямо сейчас.

Этот метод не действует как волшебная палочка. И когда в бизнесе появляется серьезная проблема, то ее нужно решать, действуя, а не размышляя. Но иногда ответы на вышеперечисленные вопросы помогают найти дыры в структуре компании, в финансовой модели и в способах управления персоналом.

Разделение зарплаты и дивидендов

Валерий не просто владеет бизнесом, но и принимает активное участие в его работе. Деньги забирает из прибыли, хотя, по сути, работает бесплатно. Еще до кризиса он задумывался о том, чтобы официально закрепить себе должность в компании и назначить зарплату, которая войдет обязательным пунктом в статью расходов. При этом Валерий, конечно, понимал, что это отразиться на себестоимости не в лучшую сторону. Теперь, когда рынок находится в турбулентном состоянии, бизнесмен сомневается в том, стоит ли воплощать такой план. Разберемся в этой ситуации.

Для тех предпринимателей, которые выполняют функции управленцев и собственников одновременно, правильное оформление своей деятельности – распространенная трудность. Объективно план Валерия очень даже правильный: в управленческой отчетности нужно отделить зарплату собственника от дивидендов.

Здесь логика простая. Управленец и его заработная плата – это тоже часть операционных расходов бизнеса, и считать их нужно внутри управленческого учета. Представьте, что в какой-то момент ваше предприятие вырастет настолько, что вы захотите передать свои обязанности ставленому управляющему. В таком случае, расходы на его заработную плату уже будут вписаны в бюджет, а значит ваше решение никоим образом не отразится на бизнесе.

Другой вопрос – как Валерию определить размер заработной платы. Это можно просчитать на основании данных из управленческого учета и бизнес-плана. Здесь нужно ориентироваться не на свои желания, а на тот факт, сколько бизнес сможет потянуть на постоянной основе.

Допустим, сейчас Валерию, даже с учетом кризиса на рынке, удается стабильно выводить одну и ту же сумму. Он может смело брать ее за основу и прописывать в бюджете компании как свою зарплату. Но если прибыль у компании нестабильна, следует найти ту сумму средств, которую можно прописать в графе «постоянные расходы» без ущерба для бюджета.

Если говорить о том, когда лучше разделять зарплату и дивиденды, учитывая, что сейчас рынок колеблется, то финансисты не рекомендуют затягивать с этим. Получается, что у такого бизнеса картина денежного потока сейчас искажена. Это следует исправить как можно скорее.

С дивидендами есть только один нюанс. Они всегда должны выплачиваться без ущерба для проекта. Особенно в кризис. Потому убедитесь, что ваши финансовые возможности это позволяют.

Реформируем штат: кого оставить, а кого перевести на аутсорс

У Вадима бизнес по курьерской доставке. За тот период, пока бушевал коронавирус, его компания разрослась и начала стабильно приносить хороший доход. Потому Вадим смог нанять в штат администратора, бухгалтера, системного администратора и еще несколько специалистов. Теперь, когда рынок нестабилен, предприниматель задумался о том, рентабельно ли держать всех этих людей.

Вадим пытается разобраться, кого стоит оставить, а кого можно перевести на аутсорс. Его основное опасение, как и у большинства предпринимателей, заключается в том, что услуги фрилансеров крайне некачественные, хоть и оцениваются дешевле. Некоторые бизнесмены даже утверждают, что лучше держать свою команду, чем связываться с аутсорсом. Разберемся в этой ситуации.

С точки зрения бизнес-планирования этот вопрос гораздо шире, чем просто прием сотрудников. Он касается стратегии и структуры компании, управления расходами всего проекта. Финансисты рекомендуют разбить все доходы на две части:

  1. Постоянные (или условно-постоянные). Это средства, которые напрямую не относятся к продажам. Сюда входит оплата аренды и коммунальных услуг, заработная плата, обслуживание оборудования и пр.
  2. Переменные. Эти расходы относятся непосредственно к продажам товаров или услуг. Это может быть закупка расходников, зарплата сотрудников, которые работают по сделке и др.

Затем стоит внимательно рассмотреть эти два блока. Это удобно сделать через бизнес модель. Внесите максимум параметров в Эксель, а затем меняйте вводные данные и наблюдайте, как это отражается на результате.

Смоделируем ситуацию. Вадим нанимает курьера. Это напрямую отражается на доходах компании: зависимо от скорости и объема развозимых заказов будет увеличиваться и прибыль. Но здесь возникает вопрос: на каких условиях Вадиму нанимать этого курьера:

  1. Если сотрудник будет получать фиксированный оклад, то в случае снижения объема заказов такой работник станет грузом в штате. Потому условия с фиксированным окладом можно предлагать только в том случае, если Вадим уверен в том, что у его бизнеса будет хотя бы минимальная загрузка.
  2. Если такой уверенности нет, то курьера лучше нанимать на процент, без оклада. Тогда результат не будет утяжелять бюджет бизнеса.

Когда мы говорим об офисном персонале, то здесь ситуация кардинально отличается, потому что зарплата таких специалистов, как бы там ни было, входит в категорию постоянных расходов. И здесь считать бюджет нужно очень внимательно, потому что ошибка может обойтись в непредвиденные затраты, а ошибка в кризис – в неподъемные.

Если человек работает в штате, то он всегда должен получать зарплату. Даже если у бизнеса простой. А еще за него нужно платить налоги и взносы. Тут тоже следует воспользоваться бизнес-моделью и подсчитать все через таблицу Эксель. Возможно, окажется, что проект может позволить себе пользоваться услугами бухгалтера только на аутсорсе.

Также стоит помнить, что система налогообложения меняется в зависимости от того, находится бухгалтер или системный администратор в штате или вы нанимаете его на аутсорсе. Этот факт тоже может помочь сэкономить бюджет. Главное – действовать в рамках закона.

Кроме того, разбив все расходы компании по блокам и сопоставив их с доходами, вы сможете просчитать точку безубыточности. Эта цифра также помогает понять, в каком случае брать человека в штат нельзя. Плюс для многих предпринимателей это становится новой отправной точкой, с которой начинается следующих виток развития бизнеса.

Итак, чтобы грамотно управлять расходами, сделайте следующее:

  • напишите детальный список расходов компании за определенный период (это может быть месяц, квартал, полгода);
  • распределите траты по группам;
  • самые крупные статьи расходов разбейте на постоянные и переменные;
  • проанализируйте эти списки – это поможет принять верное решение по оптимизации штата.

Если говорить об аутсорсе, то мнение о том, что там сложно найти квалифицированного сотрудника, ошибочно. Сложнее всего в такой модели найма выстроить и контролировать бизнес-процессы. Вам придется наладить коммуникацию, определить принципы обмена информацией, выстроить систему отчетности. Если вы успешно сделаете это, то формат работы не будет иметь негативных результатов для вашего бизнеса.

Оптимизация расходов и повышение цен в малом бизнесе: как не потерять клиентов

Алексей владеет маленьким мебельным производством. Его компания делает мебель в стиле лофт на заказ. Как только рынок стал нестабильным, цены на расходники подскочили в несколько раз. И сейчас ему не хватает денег с предоплаты от заказчиков не то, что на зарплаты, но даже на то, чтобы закупить материалы. Алексей боится сказать клиентам, что уровень предоплаты вырос, ведь в таком случае, по его мнению, он может их потерять. Но в то же время он понимает, что оптимизация просто необходима его бизнесу. Ведь помимо роста цен на расходники, подошла пора индексации зарплат работников. Разберем его ситуацию.

Любой финансист скажет, что опасения Алексея справедливы, ведь сейчас и предприниматели, и среднестатистические покупатели находятся в условиях нестабильного рынка. Однозначного и беспроигрышного решения по оптимизации здесь нет. Зато есть варианты, которые нужно мягко вводить в бизнес и тестировать.

Любому предпринимателю важно понять, что в условиях, когда подавляющее большинство поставщиков повышает цены, бизнесу придется сделать то же самое. Тут есть несколько вариантов. Финансисты рекомендуют просчитывать изменения на бизнес-модели по трем сценариям: оптимистичном, пессимистично и реалистичном. Например, в пессимистичном варианте развития событий следует продумать, что вы будете делать, если продажи упадут до нуля. В оптимистичном сценарии можно заложить вероятности снижения предоплат за товар, когда рынок стабилизируется.

Такие расчеты удобно произвести через Эксель, а при любом изменении вы можете вернуться к ним и быстро все пересчитать. Отработка трех сценариев покажет вам, какие цены нужно установить, чтобы ваш проект был прибыльным, при каких цифрах вы будете достигать точки безубыточности, а при каких – работать в минус.

В такой ситуации, как у Алексея можно сделать следующее:

  • составить новые инструкции и шаблоны по работе с клиентами;
  • подготовить сообщение о грядущих изменениях (например, это может быть письмо для общей рассылки, в котором объясняется, почему повышается уровень предоплаты);
  • установить рамки переходного периода – время, в течение которого клиенты смогут заказывать мебель по старым ценам.

Если у производства есть сайт, то информацию о повышении расценок и увеличении первого взноса за заказ нужно разместить на главной странице. Там же следует написать и о причинах повышения.

Также следует пересчитать действующие статьи расходов, учитывая изменения стоимости у поставщиков. Обратите внимание на источники поступления денег, проверьте рынок, возможно, вы найдете поставщиков с более выгодными условиями.

Бизнес работает в нескольких направлениях: как поделить общие расходы

Илья организовал бизнес на нескольких направлениях. У него есть небольшое производство, логистика, арендный бизнес и продажи в сфере B2B. Все проекты курируются из одного офиса, а Илья руководит всем сам, без ставленых директоров.

В таких условиях регулярно возникает вопрос деления затрат на общий офис для всех направлений. Нанимать эйчара для каждого из проектов глупо, ведь один человек легко справляется со всеми обязанностями. Разберемся, как Илье делить расходы центрального офиса при ведении финансовой отчетности.

В управленческом учете есть такой термин как «накладные расходы» или «распределенные расходы». Он используется для обозначения общих расходов на разные проекты или на разные направления одного проекта. В первую очередь Илье нужно определить, что будет базой распределения общих расходов между всеми видами его деятельности.

Базой распределения называется определенная величина, на которую списываются все расходы общих подразделений по предприятиям. Для базы лучше использовать что-то постоянное, например, офисные помещения, занятые разными компаниями, или фонд заработной платы основного персонала.

Расчет очень простой: распределите общую сумму расходов по подразделениям пропорционально базе, например по занимаемым площадям или фонду оплаты труда. При таком подходе сумма расходов будет меняться в разные месяцы и, например, площадь всегда или почти всегда неизменна, что крайне важно.

Давайте посмотрим на пример:

  1. Допустим, есть два прибыльных проекта, их офисные площади 20 и 30 м², а сумма общих выделенных затрат составляет 500 000 Р.
  2. Следовательно, накладные расходы распределяются в размере 200 000 и 300 000 соответственно.

Иногда за основу берется выручка от бизнеса, но финансисты не рекомендуют так делать — выручка меняется от месяца к месяцу, а значит, и результаты колеблются. Если мы говорим об управлении такими расходами, то рекомендуется не вести их массово, а группировать по смыслу. Например, ручки, карандаши, бумага для принтера и клейкая лента должны классифицироваться под общим заголовком «канцелярские принадлежности». Эта методика поможет управлять затратами и анализировать их динамику.

Можно ли сократить расходы бизнеса через получение внешних инвестиций

У Натальи есть небольшой стабильный бизнес, который последние полгода активно рос. Сейчас наблюдается небольшая просадка по количеству заказов, но спад некритичен и практически никак не отражается на успешности проекта. Наталью интересует такой вопрос: стоит ли сейчас, в условиях нестабильного рынка брать кредит на развитие или искать инвестора.

Сейчас действительно важно оценить безопасность такого решения. Самое сложное – определить, сколько можно взять средств взаймы, чтобы это не отразилось негативно на успешно работающем бизнесе. И здесь мы упираемся в другой вопрос: а как понять, что бизнес растет? Достаточно ли для этого отслеживать только оборот, выручку и количество заказов. Вот что считают финансисты по этому поводу.

Специалисты считают, что если бизнесу не нужен кредит, то лучше переждать колебания рынка. В последние месяцы ключевая ставка очень высока. Это значит, что кредит обойдется вам в сумасшедшие проценты, отдавать которые придется из прибыли.

А что касается того, как понять, развивается ли проект, то ответ прост: ведите управленческий учет. Этот инструмент позволит делить расходы по статьям, отслеживать подъем и падение дохода, отслеживать точку безубыточности, прогнозировать результаты тех или иных новшеств и др. А значит вы будете принимать более взвешенные бизнес-решения.

Показатели, вроде оборота, выручки и количества заказов, важны. Но чтобы понять, есть ли рост в бизнесе, следует также анализировать отчетность по трем видам:

  1. Горизонтальный. Суть в том, чтобы сравнить показатели вашего проекта за разные периоды и увидеть, есть ли динамика.
  2. Вертикальный. Здесь нужно общую цифру из финансового отчета принять за 100%, а каждую статью расходов посчитать в виде процентной доли от этих ста. Это помогает увидеть, что тянет больше всего средств из бюджета.
  3. Факторный. Это способ посмотреть, какой из факторов влияет на бизнес больше всего. Нужно проанализировать, например, что влияет на количество заказов или от чего зависит прибыльность.

Горизонтальный анализ позволит вам увидеть в динамике соотношение выручки и себестоимости продукции за какой-то период. Если их показатели похожи и меняются синхронно, то все идет хорошо. Если же есть резкие расхождения (допустим, при постоянной выручке был резкий скачок себестоимости), нужно искать причины и корректировать ситуацию.

Многие представители малого и даже среднего бизнеса считают, что проанализировать деятельность компании можно, взглянув на отчет о движении денежных средств. Но этот отчет не даст вам представления о финансовом результате, вы не увидите в нем структуру активов и пассивов. А это важные показатели, которые могут указать на рост или увядание вашего бизнеса.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: