Что такое дедлайн: где применяется это понятие, польза и вред постановки дедлайнов + как выполнять задачи вовремя

Привет! В этой статье мы поговорим о сроках.

Срок — страшное слово для фрилансеров, программистов, дизайнеров, маркетологов и всех, кто работает над проектами. Приближающийся крайний срок заставляет некоторых людей работать еще усерднее, в то время как другие говорят, что «все будет хорошо». В статье мы узнаем, в каких сферах употребляется термин «дедлайн», что он означает, основные плюсы и минусы установления дедлайнов; какие ошибки делают менеджеры и сотрудники и как перестать тянуть все в срок. 

Что такое дедлайн простыми словами

Крайний срок — крайний срок для чего-либо.

Термин «истечение срока» появился в Америке в середине 19 века. Так что в тюрьмах по периметру был огромный ров из земли, который заключенные не могли пересечь под угрозой расстрела. Это считалось побегом. В те времена этот ров называли «мертвой линией». С начала 20 века этот термин утратил свое первоначальное значение и теперь используется в переносном смысле.

Где обычно применяется понятие дедлайна

Срок может применяться практически к любой сфере. Если человек начинает работу в 9, то ему приходится выходить из дома пораньше, чтобы успеть на транспорт, благополучно добраться и не опоздать. Это рабочий срок для него. Или пример из конструкции. При покупке квартиры в строящемся доме срок сдачи указывается в договоре. И это тоже срок, который нельзя нарушать.

Но очень часто понятие истечения срока используется в следующих сферах:

  • Крайний срок в рекламе. Самый распространенный рекламный ход. Для увеличения интереса к определенной группе активов делается скидка на определенный период. Последний день — крайний срок. Если купишь позже, цена уже будет выше.
  • Сроки в законодательстве. Чаще всего речь идет о штрафах. Счета должны быть оплачены на 10, штрафы в первые 14 дней могут быть оплачены со скидкой, срок давности по кредиту — 3 года.
  • Срок в журналистике. Это строгие рамки, за несоблюдение которых компания понесет убытки, а некоторые сотрудники могут быть уволены. Например, журнал выходит каждую неделю в 10 утра в понедельник. То есть крайний срок подачи в редакцию условно суббота. Крайний срок печати — вечер воскресенья. А крайний срок передачи в киоски — утро понедельника.
  • Крайний срок проведения соревнований. У всех конкурсов есть дата начала и окончания приема работ. Это нормальная практика, которая дает возможность всем участвовать и отсеивать тех, кто не хочет прилагать усилий. От школьных до профессиональных соревнований, все соревнования имеют четкие сроки.
  • Крайний срок для фрилансера. Самая популярная область для постановки сжатых сроков. Когда необходимо реализовать проект с привлечением сторонних сотрудников и для последних устанавливаются сроки. Если это официальное сотрудничество, условия нарушения срока прописываются в договоре. Чаще всего штраф выплачивает сторона, для которой не были соблюдены сроки. И он не всегда будет художником. Иногда даже заказчик вынужден платить больше, потому что он не предоставляет необходимую информацию и искусственно ограничивает свою работу.

Польза и вред постановки дедлайнов

У дедлайнов есть свои плюсы и минусы. В первую очередь положительные моменты:

  1. Проект разбит на множество более мелких задач. Это основной принцип, которого придерживается большинство менеджеров. Люди, которые курируют проект, следят за каждым этапом, ставят новые задачи и следят за выполнением каждого предыдущего этапа. Это сразу позволяет снизить уровень стресса от сложности задачи (ведь нужно выполнять только маленькие шаги) и контролировать этапы, не допуская серьезных отклонений от запланированного графика.
  2. Сосредоточьтесь на конкретной задаче. Если у работы нет дедлайна, она растягивается надолго. Это очевидно в тех областях, где не особенно важно, в какой период времени задача будет выполнена. Например: продвижение сайта. Есть авторский коллектив и большой блок задач. Если крайние сроки не установлены, люди будут тянуть работу неделями вместо дня или двух.
  3. Мобильный проект и управление человеческими ресурсами. Для решения проблемы на разных этапах может потребоваться несколько специалистов. Где-то вам нужен программист, где-то дизайнер верстки, где-то вам нужна помощь штатного дизайнера или автора. Но им не всегда нужно постоянно работать над конкретным проектом. Он устанавливает сроки и разбивается на более мелкие задачи, что позволяет вам переводить сотрудников между проектами и отнимать у них все время.
  4. Мотивация. Это сугубо индивидуальное дело, но в большинстве случаев работает так: если человек не может вовремя закрыть дедлайн, он будет испытывать дискомфорт и стресс. Если вовремя закрывается, он считает себя героем. Но это двоякая ситуация, давайте рассмотрим еще один пример в минусах.

Теперь перейдем к минусам. Они зависят как от работодателя, так и от работника.

  1. Усталость. Это негативный мотивирующий фактор. Некоторые люди, пропустив срок по своей вине, могут сильно нервничать. Такой сотрудник после пары неудач может впасть в глубокую депрессию и перестать делать то, что раньше делал хорошо.
  2. Пустая трата времени и денег. Если крайний срок установлен неправильно, заказчик получит произведение позже указанного срока. Это ошибка как подрядчика, потому что он не успел вовремя, так и заказчика, потому что он не учел дополнительных рисков.

Недостатки в основном связаны с неправильными сроками или задержками. Сами по себе дедлайны — вещь действительно необходимая. Это позволяет вам контролировать рабочий процесс и вмешиваться, когда что-то идет не так. Несмотря на это, вам нужно научиться работать с людьми, устанавливать для них правильные сроки и делать все вовремя.

Личный пример. У меня есть друг, который работает в небольшой веб-студии. Здесь работают практически только новички, и только менеджеры — действительно опытные ребята, которые уже выполнили десятки заказов до прихода в компанию. Практически по всем проектам есть дедлайны. А иногда даже несколько месяцев от плана. Эта ситуация приводит к стрессу всех рабочих, из которого им приходится выходить самостоятельно. Хотя на самом деле это всего лишь ошибка менеджмента.

Как правильно ставить дедлайны себе и подчиненным

Правильная установка сроков — лучший способ контролировать как свою работу, так и работу ваших подчиненных. Если правильно выставить дедлайны, не только будет легче работать, но и сотрудники перестанут вас разочаровывать, а в случае форс-мажора это практически не отразится на команде. Для этого нужно соблюдать 5 основных правил.

Правило No. 1. Долгосрочные дедлайны не работают. Длительный период (более 7 дней) дает еще один повод откладывать дела на потом и думать, что можно будет завершить работу позже — завтра, а точнее — послезавтра. Или даже в выходные, когда будет больше свободного времени.

Этот тезис наиболее ярко подтверждается курсовыми и дипломными работами студентов. Обычно дается период не менее 2-3 месяцев. В этот период только самые ответственные подходят к учителям и пишут работу. Остальные ждут по крайней мере до середины семестра и очень часто до последних двух недель. Самые рискованные обычно пишут курсы накануне родов.

лучше всего разделить бизнес на несколько небольших предприятий. Появятся несколько шагов, которые нельзя пропустить. В случае одного курса на сдачу работы 2 месяца, 6 основных разделов + материал. Самый простой способ — установить крайние сроки прохождения курса для 1 раздела в неделю, а последние 2 оставить для корректуры и поиска дополнительных материалов.

Правило No. 2. Избегайте нереальных сроков. Каждый любит бросать вызов самим себе. Если человек просыпается и вдруг решает заработать миллион за месяц, он обанкротится. Если, конечно, он сначала 10 заработал, а потом вдруг решил взять паузу. Нереалистичные действия с нереальными сроками не мотивируют.

Позвольте привести пример. Время от времени в голову приходит мысль, что мне нужно начать хорошо зарабатывать. Причем нереальные цели типа «100 000 рублей в месяц» ставятся именно тогда, когда в предыдущем случае их было не больше 40, а чаще всего даже 25. И кажется, что сначала мотивация — машина, а потом — мотивация приходит мысль «да, вот и все, зачем начинать», а затем состояние крайней неудовлетворенности собой и потеря мотивации хотя бы на несколько дней.

лучше постоянно ставить цели, которые немного выше предыдущих. Так вы сможете развиваться и больше работать над собой. И со временем, благодаря этим целям, предыдущие результаты будут выглядеть нелепо.

Правило No. 3. Не нужно искать дедлайны там, где их нет. Иногда нужно просто дождаться результата. Но не все хотят работать и ждать успеха. Это ярко проявляется у тех людей, которые пытаются похудеть. У каждого из них были друзья, которые хотели к лету весить N килограммов. И мы поставили себе жесткие сроки. Даже если бы надо было просто учиться, и результат пришел бы сам собой.

Такой подход негативен, потому что человек пытается повлиять на то, что он не может контролировать. Да, вы можете позаботиться о себе, но кто сказал, что это будет реально — с таким организмом добиться такого результата. Гораздо эффективнее просто делать и отслеживать прогресс. А чтобы не пытаться «похудеть к лету», нужно постоянно заботиться о себе.

Правило №4. Нам нужно установить сроки. Обещания самому себе — это хорошо, но лучше записать их на бумаге. И желательно наклеить на видное место. Это будет своего рода напоминанием о том, что «прошлое я» хотело это сделать, а значит, это действительно необходимо.

Я пробовал этот способ работать. И это действительно помогает. Правда, лучше не ошибаться и ставить перед собой небольшие цели на день. Исправьте их, а затем удалите. 3-4 балла, не более. И начинать надо с утра, а не ждать подходящего времени.

Правило № 5. Вы должны устанавливать крайние сроки только после того, как изучите возможности. Фрилансеры часто так делают. Приходит заказчик, называет примерную сумму и требования. Фрилансер прикинет, что и как, рассчитает свой доход и уже подумает, куда он потратит деньги. А потом выясняется, что требования на самом деле ужесточились, и нужно было запросить сумму в 3-4 раза больше.

лучше всего сначала ознакомиться со всеми условиями и понять, какой срок поставить для себя. Если это новый и необычный вид работы, то все намного сложнее. Невозможно предсказать то, чего вы никогда не делали. Поэтому к таким срокам нужно подходить осторожно, все взвесить и установить срок в полтора раза дольше. Никогда не знаешь.

Эти 5 основных правил помогут вам научиться работать с дедлайнами. Важно всегда наблюдать за ними и учить сотрудников, чтобы они тоже следовали этой логике. Достаточно того, чтобы «хороший» сотрудник не пропустил срок, и он уже будет лучше половины своих конкурентов. А руководителю больше ничего не нужно: ставить перед сотрудником задачу и периодически следить за тем, что он там делал и как.

Что делать руководителю, если сотрудники срывают дедлайны

Несоблюдение сроков — это прискорбно. Если сотрудник приступит к работе над проектом в ночь до дедлайна, он ничего не сможет сделать. Но у фрилансеров, удаленно, а иногда и в офисе, у сотрудников нет времени на проблемы с начальником. Они хотят выйти и повеселиться, а не сидеть на работе в выходные. Итак, что нужно было сделать неделю назад? Свободный человек, я могу себе это позволить. Вот почему, если сотрудники часто срывают сроки, нужно что-то делать. И стрельба — не всегда самый эффективный выход.

Сначала нужно поговорить с сотрудником. Многие срывают сроки из-за своей лени, но бывают случаи, когда личные обстоятельства мешают работе. Вам нужно поговорить с сотрудником и выяснить причины. Это может быть истощение, перегрузка другими задачами, немотивированная зарплата, дискомфортные условия, неприятные коллеги и многое другое. Лучше сразу выяснить причину, а потом определиться с чем-то конкретным.

Первая важная тема в разговоре с сотрудником, который пропускает сроки без уважительной причины, — это разговор о последствиях пропуска сроков. Банальный пример: компания заключила договор на создание сайтов. В нем четко указано, что, если это не будет сделано в указанные сроки, штрафы упадут на компанию. Плюс запятнанная репутация.

Пример из жизни. Когда я работал в веб-студии, был программист, который делал мобильное приложение. За месяц он почти ничего не сделал, и благодаря ему менеджер, дизайнер и еще пара человек должны были бесплатно поработать две недели. Просто потому, что они пропустили сроки, а оплата была за то, что работа была сделана. Мальчику пришло в голову, что опоздать к дедлайну — это нехорошо, только после того, как ему сказали, какие проблемы возникают из-за него у других.

Если сотрудник важен и вы хотите помочь, поговорите с ним о распределении его рабочего времени. Какие инструменты вы используете, советуйте другим, расскажите нам о своем личном опыте. Но это не должно происходить по принципу «Сейчас я покажу вам, как это должно быть».

Год назад я работал SMM-оператором в региональной компании. Оплата была минимальной, 6 тысяч в месяц за 60 постов + работа с товарами в группе + общение в комментариях + отслеживание заказов и разработка полноценной маркетинговой стратегии бизнеса в социальной сети. На то, чтобы справиться с текущими делами, пришлось потратить максимум 6 часов, и не факт, что утром не было бы звонка с фразой «Дима, беги, клиенты бунтуют». И когда я сказал своему боссу, что мне не очень нравится работать по 6 часов в день за 6 тысяч в месяц, он ответил, что я просто неправильно распоряжаюсь своим рабочим временем и что мне нужно проводить около 1 часа в день в дружеской манере. Так что лучше всего сравнить реальную деятельность с тем, сколько времени она занимает.

В разговоре с сотрудником необходимо четко сформулировать все ожидания, связанные с его работой и сроками. Если он продолжает систематически их нарушать, необходимо принимать более решительное решение. Самый простой способ — уволиться. Но если это ценный снимок, голова которого работает в правильном направлении, возможно, стоит переместить его в другое место или поручить ему менее сложную задачу.

В большинстве случаев проблемы со сроками несут сотрудники. Особенно, если это удаленная или внештатная работа. Это отдельный образ жизни, который умаляет чувство ответственности. Как бы мне этого не хотелось, но с этими людьми лучше расстаться.

Как делать все до момента дедлайна

Многие люди, работающие по системе дедлайнов, часто сталкиваются с проблемой: вся работа выполняется в последний момент. И не по системе «мне нужно 3 дня, так что через 4 дня начну работать + 1 уйдет на изменения». Чаще всего работа проходит в последний день, в предельной спешке.

У сотрудников редко бывает такая проблема. Опять же, в офисе по соседству начальство, контролирующее все процессы, а также постоянная связь. С другой стороны, фрилансеры и удаленные работники часто страдают от дедлайнов.

Есть два выхода: либо полностью контролировать процесс и устанавливать время с запасом для каждой отдельной задачи, либо выделить столько времени, чтобы человек мог сразу начать и завершить ее. И у обоих этих подходов есть свои плюсы и минусы. Рассмотрим первый вариант: разбить задачу на фазы и жестко контролировать сроки каждой из них.

К достоинствам этого метода можно отнести:

  • Более легкое создание бизнеса. Отличная работа распадается на множество мелких, и люди меньше думают о целом. Руководить группой кажется сложнее, чем писать сообщение в понедельник, проверять список рассылки и отказываться от подписки в комментариях, а также делать хорошее повествование во вторник.
  • Возможность вмешаться на любом этапе. Можно смотреть не на конечный результат, а на промежуточные варианты. И вносите изменения на лету. Это удобно, особенно если сотрудник не справлялся с однотипными задачами.
  • Вы можете нанять менее опытных сотрудников, которые постепенно научатся делать большие интересные проекты с более мелкими и простыми задачами. Это интересная практика для современных веб-студий, которые набирают любителей и постепенно превращают их в профессионалов.

Минус один: нужно создать третью ссылку, которая будет контролировать процесс выполнения задачи. Обычно это работа менеджера проекта, но в малом бизнесе такого сотрудника может и не быть. А зарплаты менеджеров проектов обычно равны или даже выше, чем у любого отдельного подрядчика.

Второй способ — уделять задаче меньше времени. Неплохой вариант, если вам нужно все время работать с одним и тем же человеком, который время от времени не соблюдает сроки. Просто нужно меньше звонить и периодически напоминать себе, что задачу нужно выполнять. Это действительно дешевле, чем проверять все процессы и решать более мелкие проблемы. Но здесь важно не делать неверных расчетов, потому что, если человек даже не начнет что-то делать за весь период, он может разочаровать команду. И хорошо, если речь идет о небольших репутационных или финансовых рисках.

Что же касается рабочих, которые постоянно тянутся до последнего, то тут сложно что-то подсказать. Чтобы избавиться от этой привычки, нужно долго и много работать над собой. Постоянно подталкивайте себя и не сдавайтесь. Потому что пропущенный дедлайн приведет к второму. И с каждым разом входить в привычный ритм становится все труднее.

Все, что вам нужно делать, чтобы постоянно уложиться в сроки, — это выработать привычки и создать свой распорядок дня. Это поможет справиться с ежедневным стрессом, организм привыкнет к одним и тем же занятиям в определенное время примерно за 20 дней, и вы почувствуете себя лучше от того, что постоянно все делаете.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector