Этапы подключения онлайн-кассы, сложности и лайфхаки

С помощью онлайн-кассы компания или предприниматель не только выбивает чеки, но и автоматически передает информацию о сделках в налоговую службу через оператора фискальных данных. Практически все ИП или фирмы, которые принимают оплату за свои услуги, обязаны использовать онлайн-кассу.

Если работать без нее, то можно получить штраф. Сумма взыскания будет зависеть от оборота, который прошел мимо кассы, но составит не менее 10 тысяч рублей. Далее мы разберемся, как подключить онлайн-кассу, как принимать оплату через сайт, зачем нужна электронная подпись и кому можно не ставить онлайн-кассу.

Виды онлайн-касс

На данный момент предприниматель может использовать один из таких вариантов онлайн-кассы:

  1. POS-системы – это целые комплексы, состоящие из монитора, клавиатуры, сканера штрих-кодов, принтера чеков и банковского терминала. Дополнительно к POS-системе можно подключить весы, дисплей покупателя и денежный ящик. Чаще всего такое оборудование устанавливают в супермаркетах. Для мелкого бизнеса оно нерентабельно – слишком дорого.
  2. Фискальные регистраторы. Это принтер чеков, оснащенный фискальным накопителем. У регистратора нет экрана и клавиатуры – он может работать только в тандеме с ПК, планшетом или смартфоном, на котором установлена кассовая программа. Если ИП или компания составляет чеки на компьютере, то фискальный регистратор будет печатать их и передавать данные в налоговую, что позволит легализировать бизнес. Фискальные регистраторы подходят для небольших магазинчиков, кафе, ресторанов, медицинских центров и т.д.
  3. Автономная касса и смарт-терминал. Автономная касса имеет небольшой дисплей и кнопки, стоит недорого, но все равно уже отживает себя. Автономка практически не интегрируется с товароучетными системами, не работает с маркированными товарами. Потому на смену ей приходит смарт-терминал – планшет и фискальный регистратор в одном устройстве. Большая часть смарт-терминалов работает на Андроид, а масштабировать их функции можно с помощью установки приложений.
  4. Мобильная касса. Это разновидность смарт-терминала, большинство моделей легкие и компактные. Есть мобильные кассы со встроенным динамиком и микрофоном, сенсорным экраном, встроенным сканером кода и даже камерой, с помощью которой фиксируется поврежденная упаковка. Мобильные кассы отлично подходят курьерам, также их можно использовать в маленьких магазинах и салонах, где небольшой поток клиентом, а потому бизнесмену в первую очередь важна экономия, а не производительность и большое количество функций.
  5. Касса для вендинга – это мини-касса для вендинговых аппаратов и платежных терминалов, которые производят расчет автоматически, без кассира. Внешне они отличаются от привычных касс, поскольку на них нет экрана и кнопок. По сути, это разновидность фискального регистратора. Касса для вендинга может принимать наличные и безналичные платежи, выдавать бумажные чеки или отправлять их в электронном виде. Как правило, они помещаются внутри, а не снаружи вендингового автомата.
  6. Виртуальная касса. Не каждый вид бизнеса позволяет распечатать чек непосредственно в месте расчета. В таких случаях федеральный закон разрешает совершать фискализацию удаленно с отправкой электронного чека на e-mail или смартфон. Это актуально, например, для тех, кто держит свой интернет-магазин. Такие предприниматели могут не покупать физическую кассу, а воспользоваться услугами специальной компании, которая обеспечивает виртуальную кассу. Кассовый аппарат ставится в дата-центре, а ИП платит за то, чтобы пробивать на нем чеки (около 2000 рублей в месяц). Такая касса автоматически отправляет чек покупателю, как только прошел платеж за товар.

Что нужно, чтобы онлайн-касса заработала

Чтобы онлайн-касса начала работать, нужно:

  • купить или арендовать саму кассу;
  • купить фискальный накопитель (на нем будет храниться информация о пробитых чеках);
  • заключить договор с оператором фискальных данных.

Оператор фискальных данный – это посредник между налоговой службой и продавцом. Он отправляет в ФНС данные о чеках. Чтобы заключить с ним договор, нужно предоставить реквизиты ИП или организации и данные об интернет-магазине (адрес сайта, название магазина, контакты).

Если предприниматель решит не покупать онлайн-кассу, а взять ее в аренду, то платить придется от 500 рублей в месяц. Для нее нужно обязательно взять фискальный накопитель (выдается на 13,15 или 36 месяцев). Он обойдется в 6000 рублей. Если компания или ИП работает по УСН или ЕНВД, то фискальный накопитель выдадут только на 36 месяцев. Отдельно нужно оплачивать услуги ОФД (это около 1500 рублей в месяц). За год придется заплатить от 30 тысяч рублей.

Список одобренных ОФД представлен на сайте налоговой службы. С любым из них можно заключать договор. Действует он 1 год, затем договор нужно перезаключить.

Подключение кассы к интернету

Данные в ОФД передаются по интернету. Кассу можно подключить одним из двух способов:

  • по wi-fi;
  • с помощью симкарты, если есть встроенный модем.

Подключение не должно работать постоянно – фискальный накопить может хранить данные до 1 месяца, а затем за один раз передать всю информацию в налоговую, когда появится подключение к интернету. Если в течение 30 дней этого не сделать, то накопитель автоматически заблокируется, предприниматель же получит штраф на сумму от 10 тысяч рублей.

Получение электронной подписи

Чтобы поставить кассу на учет, у предпринимателя должны быть электронная подпись. Генеральный директор компании или ИП может получить квалифицированную электронную подпись в ФНС бесплатно. Для этого с собой нужно принести токен – устройство для записи ключа ЭЦП. По цене токен обойдется в 1100 рублей. Также электронную подпись можно купить у аккредитованной организации.

Есть вариант подключения электронной кассы и без ЭЦП. Для этого в налоговую нужно подать заявление по форме КНД-1110061. В течение 5 дней ФНС обязаны дать свой ответ на заявление. Сотрудник выдаст налогоплательщику регистрационный номер, который в течение суток нужно ввести в кассу.

Регистрация кассы в налоговой службе

Заявление на регистрацию кассы в ФНС можно подать через личный кабинет компании или на сайте налоговой. Для этого нужно перейти в раздел «Учет ККТ». Там потребуется указать:

  • адрес и место установки онлайн-кассы;
  • модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя.

После проверки данных налогоплательщику будет выдан регистрационный номер, который нужно ввести в кассу. Если при его вводе допустить ошибку или опоздать, то отчет о регистрации на ККТ нужно будет формировать заново.

О регистрации онлайн-кассы нужно отчитаться. Для этого в личном кабинете на сайте ФНС нужно перейти в «Отчет о регистрации ККТ». Там необходимо заполнить форму, в которой указать:

  • время с распечатанного чека;
  • его номер;
  • 10 цифр из строки «Фискальный признак».

В результате система выдаст карточку регистрации и после этого кассой можно пользоваться.

Что будет, если принимать платежи без регистрации бизнеса

Если человек принимает деньги на свой счет как физлицо, то этот доход обязательно должен быть отражен в декларации, и с него нужно заплатить 13%-й налог. Если человек хочет открыть интернет-магазин, но при этом не регистрировать ИП или компанию, то ему придется понести уголовную ответственность. Нельзя вести предпринимательскую деятельность без соответствующего статуса.

Так, за незаконное предпринимательство человек получит существенный штраф или ограничение свободы:

  • за преступление, совершенное в крупном размере (при доходе от 2,25 млн. рублей), нарушителю грозит штраф до 300 тысяч рублей или арест на срок до полугода;
  • за преступление, совершенное в особо крупном размере (при доходе от 9 млн. рублей), штраф составит до полумиллиона рублей или же придется сесть в тюрьму на срок до 5 лет.

Потому чтобы регулярно принимать деньги онлайн, бизнес следует зарегистрировать. Некоторые формы ведения дел можно зарегистрировать, как самозанятость. Например, если у человека нет наемных сотрудников, а его доход составляет менее 2,4 миллиона рублей в год.

Отказываться ли от услуг ЦТО

Согласно с новыми правилами предпринимателю сейчас необязательно иметь договор с Центром технического обслуживания (или сокращенно ЦТО). Но лучше не торопиться расторгать этот договор, если он уже есть.

Договор с Центром выступит своего рода страховкой. Если в процессе регистрации кассы предприниматель сделает что-то не так (выберет неправильный режим на кассе или сделает опечатку), то фискальный накопитель будет испорчен. Новый стоит около 6000 рублей, и это неприятное дополнение к расходам.

Если же ошибку допустит инженер Центра технического обслуживания, то фискальный накопитель организация будет менять за свой счет. К тому же, новые кассы сложнее. Раньше могла сломаться только касса, сам аппарат. Онлайн-касса – это маленькая IT-система. Здесь уже есть и интернет, и связь с ОФД, и сама касса. Если та же касса сломалась, а у предпринимателя нет договора, то ему придется платить за каждое действие. Такое соглашение позволяет зафиксировать время приезда инженера, а также условия на которых кассу отремонтируют и временно выдадут новую.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector