Как бизнесу реагировать и отвечать на требования налоговой

Налоговая инспекция периодически присылает различные требования как индивидуальным предпринимателям, так и руководителям компаний. Требования от ФНС бывают 2 видов: либо что-то оплатить, либо что-то пояснить или предоставить документы. И если требования первого вида обычно понятны, то со вторым видом у бизнеса часто возникают сложности. Например, может прийти требование объяснить расхождение в 5 миллионов рублей при сумме декларации 4 миллиона. А иногда в требовании написано, что нужно принять к сведению какую-то информацию.

Но даже если вам непонятно какое-то уведомление от налоговой, это не значит, что его можно просто проигнорировать. Потому ниже мы будем разбираться, как отвечать на требования ФСН и вообще коммуницировать с налоговой, когда приходят требования что-то пояснить или предоставить документы.

В каких случаях налоговая что-то требует от бизнеса

В своих действиях Федеральная налоговая служба всегда руководствуется законом. Так, если вам приходит какое-то требования, то оно может основываться на пункте 1 статьи 93 НК РФ или на пунктах 1 и 2 статьи 93.1 НК РФ.

Предпринимателю или руководителю компании следует понимать, что если они получили требование от налоговой, значит возникла одна из следующих ситуаций:

1. В отношении бизнеса инициирована налоговая проверка. Она может быть выездной или камеральной. В первом случае инспектор приезжает к вам в офис или на производство и реализует свои полномочия на месте. А камеральная проверка – это когда руководитель компании или предприниматель отправил декларацию, а налоговый инспектор проверяет ее у себя и никуда не едет. И если в ходе камеральной проверки инспектору что-то непонятно, он пришлет вам требование предоставить какие-то бумаги или что-то объяснить. Например, в отчетах бухгалтер написал одно, а в документах, которые хранятся в ИФНС, информация совсем другая.
2. Налоговая проверка инициирована в отношении контрагентов, с которыми сотрудничает бизнес. В такой ситуации, чтобы подтвердить какие-то данные из налоговых отчетов, инспектор может опрашивать контрагентов. Предположим, что некая Елена владеет магазином тортов, которые закупает у кондитерской фабрики. Сейчас на фабрике проходит выездная проверка от налоговой за 2016-2019 года. Потому Елена получает требование от налоговой предоставить все накладные на торты за этот период.
3. Инициирована проверка какой-то конкретной сделки вне налоговых проверок. Например, индивидуальный предприниматель недавно купил нежилое помещение. В налоговой считают, что продавец не заплатил положенный налог при продаже помещения, а потому проверяют именно эту сделку. Соответственно, и продавец, и покупатель получат от налоговой требование предоставить определенные документы по сделке.

В каком формате бизнес должен отвечать на требования налоговой службы

Порядок коммуникация с ИФНС в случаях с требованиями имеет свои особенности. Предприниматель должен учитывать несколько факторов.

В каком виде поступило требование

Требование от налоговой может прийти по почте или в электронном виде. В редких случаях его вручают лично. Например, руководителя компании могут вызвать в налоговую и там отдать документ. Требования, которые выдают в ходе камеральной проверки, имеют свои нюансы (это мы рассмотрим ниже).

Как правило, те компании или индивидуальные предприниматели, которые сдают налоговую отчетность через интернет, и требования получают в электронном виде. Если бизнес использует систему электронного документооборота, то операторы ЭДО обычно сами сообщают о поступившем требовании от налоговой по СМС или электронной почте, чтобы оно не потерялось.

В какие сроки нужно ответить на требование от налоговой службы

По закону у бизнеса есть 6 рабочих дней на то, чтобы отправить квитанцию о приеме электронного требования от налоговой. Если этого не сделать, через 10 дней ИФНС заблокирует расчетный счет. Такой порядок установлен статьей 23 НК РФ (абзац второй пункта 5.1) и статьей 76 НК РФ (подпункт 2 в пункте 3).

Как только ИП или ООО отправит квитанцию о приеме, начнет идти срок, отведенный на исполнение требования. Если налоговая требует подать документы, то у бизнеса есть на это 5 или 10 рабочих дней. А когда нужно разъяснить что-то, у предпринимателя есть 5 рабочих дней. В требовании всегда четко указывается срок. Все сроки считаются в рабочих, а не в календарных днях. Сколько дней дать бизнесу на исполнение требования налоговая определяет не просто так, а ссылаясь на статью 6.1 НК РФ.

С теми требованиями, которые приходят в компанию по обычной почте, ситуация немного другая. В налоговой будут считать, что требование получено на 6 день после отправки. При этом если по вине почтового оператора бумага задержится или затеряется, то это считается проблемой налогоплательщика. Больше о сроках для налоговых требований сказано в статье 31 (пункт 4) НК РФ.

Когда предприниматель получает требование от налоговой лично, то он обязан расписаться, подтверждая, что документ был ему вручен. Подпись ставится в экземпляре требования, который остается в ИНФС. С этого момента начинает течь срок, в течение которого компания должна ответить на требование.

Опытные бизнесмены давно перешли на электронный документооборот, не только потому что это удобнее, но и для того, чтобы иметь фору в определенных ситуациях. Так, если вы получаете требование от налоговой в электронном виде, то у вас есть 6 дополнительных дней на то, чтобы подготовить ответ или собрать необходимые документы.

Как это работает. Когда на электронный адрес компании приходит электронное требование от налоговой, то его можно открыть, загрузить себе, и начать подготовку и сбор информации. А квитанцию о приеме отправить строго на 6 рабочий день. Если же компания отправляет квитанцию о приеме сразу, то эти 6 дней теряются и сразу начинает течь срок предоставления документов.

Квитанция о приеме пишется по установленной форме и выглядит следующим образом:

Можно ли продлить сроки ответа на требование налоговой

Бизнес имеет законные основания просить налоговую инспекцию об отсрочке. Это право закреплено в статье 93 (пункт 3) НК РФ. Делается это в письменной форме по утвержденному ФНС шаблону, который, по сути, является уведомлением о невозможности предоставить информацию или документы в срок. Отправить просьбу об отсрочке ответа на требование налоговой нужно на следующий рабочий день после его получения.

Документ может быть отправлен через интернет или доставлен лично. Главное, чтобы у бизнесмена на руках остался документ, который подтверждает отправку: подпись инспектора, который принял уведомление, или квитанция о доставке от оператора электронного документооборота.

Достаточным основанием для отсрочки ответа считается болезнь или командировка руководителя. Также отсрочку можно просить, если компании придется копировать много документов, чтобы подготовить ответ на требование.

Но следует учитывать, что увеличить время ответа на налоговое требование – это право инспектора, а не обязанность. Потому отсрочку могут и не дать, а соответственно кто-то должен заниматься подготовкой ответа.

Что будет, если проигнорировать требование от налоговой службы

Если вы проигнорируете требование от ФНС, в котором вас просят предоставить документы, то за это вам грозит штраф: по 200 рублей за каждую бумагу, которую вы не предоставили. Когда предприниматель не предоставляет документы или пояснения по встречной проверке, то сумма штрафа резко возрастает – 10 000 рублей. Если требование касалось документов о конкретной сделке, а предприниматель их не отправил, то ему придется заплатить 5 000 рублей.

Когда бизнесмен игнорирует требование от налоговой пояснить что-то, то сумма штрафа для него аналогично составляет 5 000 рублей. Если требование пояснить что-то будет проигнорировано дважды за один год, то размер штрафа возрастет до 20 000 рублей.

Предположим, что инспектор попросил пояснить какой-то пункт из налоговой декларации, и вы его прояснили. Этого будет достаточно, никаких дополнительных писем или документов слать не нужно.

Но если вы ничего не написали инспектору, никак не прокомментировали и не объяснили, что в декларации все верно – вам выпишут штраф. Как видите, игнорировать требования налоговой службы – дорогое удовольствие. Больше информации о штрафах и механизмах их начисления можно прочитать в статье 126 НК РФ и в статье 129.1 НК РФ.

Как отвечать на требования налоговой в зависимости от их вида

Итак, мы уже разобрались, что инспектор налоговой службы может требовать от предпринимателя документы или пояснения. Теперь разберемся, как правильно отвечать на такие требования.

Если требуется что-то прояснить

Правильный ответ на такое требование может быть только письменным. Также необходимо зафиксировать сам факто того, что компания ответила на требование. Нужно получить квитанцию оператора электронного документооборота или подпись и печать инспектора. К пояснениям можно приложить подтверждающие документы, но это не обязательно.

Если требование от ФНС пришло в ходе камеральной проверки декларации по НДС, то ответ нужно дать в электронном виде по форме, утвержденной Федеральной налоговой службой. Сделать это можно через их сайт. Во всех остальных случаях пояснения могут быть составлены в произвольной форме и представлены для ознакомления в ИФНС лично, по почте или в электронном виде. Это относится и к требованию предоставить какие-то документы. Такой порядок регламентирован пунктом 3, статьей 88 НК РФ.

Если требуется предоставить документы

На требование ИФНС предоставить документы, необходимо отправить их копии, заверенные налогоплательщиком. Не отправляйте оригиналы (в налоговой не будут снимать с них копии за свой счет) и не заверяйте копии у нотариуса. Налоговый инспектор имеет право видеть оригиналы в процессе выездной проверки, но не более того.

Все это изложено во втором пункте статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации. Любые требования предоставить нотариально заверенные копии являются неправомерными. Основные нюансы с отправкой бумажных копий документов следующие:

1. Чтобы подтвердить достоверность копий, налогоплательщик должен на каждом экземпляре написать «копия верна», а также свою должность, проставить дату и подпись, а затем расшифровку подписи.
2. Многостраничные документы должны быть скреплены и заверены одной подписью в месте сшивания. Существуют и другие правила заверения бумажных документов. С ними можно ознакомиться в приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 г.
3. Документы ИП могут быть заверены самим предпринимателем, ООО – руководителем компании. Также право подписи может быть передано по доверенности. В таком случае об этом нужно уведомить налоговую.

Документы отправляются только по описи, чтобы было подтверждение того, что вы выполнили свое обязательство:

• если вы лично подаете документы в ИФНС, инспектор должен расписаться в описи;
• если вы отправляете бумаги по почте, опись подписывает почтовый оператор;
• если вы отправляете документы электронным способом, то оператор ЭДО формирует электронную квитанцию.

Через ЭДО вы можете отправлять только электронные документы, то есть те, что изначально были в электронном виде и подписаны ЭЦП, или сканы бумажных документов, заверенные электронной подписью.

Вот так процесс должен выглядеть в идеале. Но иногда налоговая лукавит или пишет в требовании то, что сложно понять, а значит и сложно ответить. Вот некоторые трудности с налоговыми требованиями и рекомендации, как на них реагировать.

Сложность первая: требование от ФНС пришло с нарушением сроков

По-хорошему должно быть так. Когда требование приходит вам по результатам камеральной проверки декларации, то срок ответа на него составляет 5 рабочих дней. Это требование инспектор присылает, когда считает, что в декларации что-то не сходится, есть ошибки и противоречия тем документам, которые есть в налоговой. По итогу вы должны либо дать пояснения, либо исправить декларацию.

У налоговой инспекции есть еще несколько законных оснований требовать от бизнеса пояснения:

• когда в декларации заявлен убыток;
• когда им пришла уточненная декларация с уменьшенной суммой налога;
• когда в ФНС приходит декларация по НДС или акцизам с суммой налога к возмещению.

Ограничения по срокам есть не только у налогоплательщика, который должен ответить на требование, но и у налоговой службы, которая должна его своевременно прислать. В рамках камеральной проверки ИФНС имеет право направлять требования в течение 3-х месяцев со дня подачи компанией или ИП декларации или расчета. Исключение составляют случаи, когда требование направили в рамках дополнительных мер налогового контроля.

Проводить дополнительные мероприятия может только руководитель налоговой инспекции в ходе проверки. Ее могут инициировать, например, когда требуются собрать дополнительные доказательства нарушения налогового кодекса. Только в таком случае ФНС может запросить дополнительные документы вне трехмесячного периода. Этот регламент описан в пункте 6 статьи 101 НК РФ.

Что касается декларации по НДС, то ее сотрудник инспекции стандартно проверяет в течение 2 месяцев. Но по решению руководителя налоговой этот срок могут продлить до 3 месяцев. Если Федеральная налоговая служба пропустила этот срок, то присылать требования она не имеет права.

Что на практике

На практике налоговая может пропустить 3-месячный срок, а потом какой-то сотрудник инспекции спохватывается и хочет задать вопросы предпринимателю или компании. Рассмотрим пример.

У компании «Вкусный торт» случилась такая история. Производство не работала, фирма вообще не вела никакой деятельности, а в штате числился только учредитель – гендир. Заработная плата не начислялась, ведь никто не работал, а сам директор формально и технически находился в отпуске за свой счет.

В 2021 году компания «Вкусный торт» сдала нулевую форму расчета страховых взносов, ведь начислений с заработной платы гендира не было. Система налогообложения у фирмы общая, потому за этот же год была сдана декларация по налогу на прибыль. В ней числился внереализационный доход – списание старой задолженности с истекшим сроком, которую не востребовал кредитор. Компания была обязана ее списать и исчислить на прибыль, что ответственное лицо и сделало.

В налоговой инспекции это посчитали странным. Доход есть, а зарплату не начислили. Потребовать объяснений инспекция могла в течение 3 месяцев со дня сдачи РСВ или декларации по налогу на прибыль за 2021 год. Но ответственный сотрудник это срок упустил. А потому в ФСН решили пойти на маленькую хитрость.

После первого квартала 2022 года, компания «Вкусный торт», как положено, отправила в налоговую расчеты и декларации, в том числе и РСВ с нулевыми показателями. В отведенные сроки инспекция прислала на адрес компании требование, в заголовке которого значилось, что нужно предоставить пояснение за этот квартал. Но в самом тексте требования речь шла о 2019-м, который интересовал налогового инспектора на самом деле.

Вот как выглядело требование от налоговой в данном примере:

Как отвечать на просроченные требования от налоговой

В подобной ситуации предпринимателю не стоит поддаваться на провокацию. Спросили про первый квартал 2022 года – соответствующий ответ и должны получить. Самое главное – ответить в установленные законом сроки.

Поскольку за этот период расхождений у компании не было, ответственное лицо направляет соответствующий ответ на требование налоговой:

Есть еще один нюанс с требованиями по результатам камеральной проверки. Когда вы подаете уточненную декларацию или расчет, то камеральная проверка предыдущей декларации автоматически прекращается. Вместо этого начинается новая проверка по уточненной декларации. При этом отсчет срока начинается заново, со дня сдачи уточненной декларации. Таким образом компания продлевает срок камеральной проверки. Этот регламент описан в пунктах 7 и 9.1 статьи 88 НК РФ.

Также любой бизнесмен должен знать, что налоговые инспекторы не могут требовать документы в ходе камеральной проверки – только пояснения. Исключение – случаи, когда это прямо предусмотрено налоговым кодексом. Например, могут запрашивать счет-фактуру когда проверяют декларацию по НДС с суммой налога к возмещению. Поэтому к пояснениям не нужно прикладывать никаких документов. Достаточно письменного ответа.

Сложность вторая: в требовании значатся странные суммы

Должно быть так. Налоговый инспектор запрашивает пояснения от предпринимателя, только когда находит какие-то несоответствия или ошибки в декларации. Что именно не сходится, он описывает в самом требовании.

Как бывает на практике

Обычно из текста требования хорошо понятно, что именно сотрудник налоговой хочет о вас. Но бывает и по-другому. Разберем это на примере. Предприниматель работает по упрощенной системе налогообложения. Он сдал налоговую декларацию, в которой значится сумма дохода в размере 4 357 735 рублей. Весь этот доход был получен на расчетный счет в банке.

Спустя некоторое время ему приходит требование пояснить расхождение в размере 4 172 508, 53 рублей, которое возникло между декларацией и поступлениями на расчетный счет. Расхождение – это разница, возникшая между декларацией и суммой, поступившей на счет предпринимателя в банке. В какую сторону расхождение – сотрудник налоговой не пишет. И тут может быть два варианта:

1. Расхождение в большую сторону. Тогда в ФНС считают, что предприниматель получил 4 357 735 + 4 172 508, 53 = 8 530 243, 53.
2. Расхождение в меньшую сторону. В таком случае налоговая считает, что предприниматель получил на свой счет в банке 4 357 735 – 4 172 508, 53 = 185 226 47.

В первом случае разница получается огромная.

Как ответить на такое требование

Всегда первым действием в такой ситуации должна быть проверка декларации и тех бумаг, из которых вы брали цифры для ее написания. При упрощенной системе налогообложения это книга учета доходов и расходов, а также банковская выписка. Важный момент: банковскую выписку должен выдать банк. Та выписка, что загружается в программу учета автоматически – не в счет.

В результате проверки учетных документов предприниматель выяснил, что на его расчетный счет поступала сумма, которая не являлась доходом и не облагалась налогом. Это был возврат средств из бюджета, около 200 рублей. Кроме того, предприниматель заметил, что облагаемый налог был завышен на 2 000 рублей. Это произошло, потому что в учетной программе приход денег продублировался при автоматической выгрузке данных. И так как ИП не сверил данные учета с выпиской из банка, он не заметил этого.

Исправить такую ошибку можно двумя способами:

• подать уточненную декларацию (когда сумма налога завышена, то подавать уточненную декларацию – это право налогоплательщика, а не обязанность);
• просто ответить на требование, если решили не подавать уточненную декларацию.

Индивидуальному предпринимателю из нашего примера повезло: он завысил доход в декларации в сравнении с реальным, а не занизил цифры. Если бы было наоборот, то ему пришлось бы платить штраф (обычно это 20% от неуплаченной суммы) и пени. И сдавать уточненную декларацию в такой ситуации нужно обязательно. Все это регламентировано статьей 75 НК РФ (в ней идет речь о пене) и статьей 122 НК РФ (в ней говорится об ответственности и штрафах за неуплату или неполную уплату налогов).

В результате предприниматель из нашего примера дал в налоговую письменный ответ, в котором объяснил, что расхождения совсем небольшие – всего 2 тысячи. Выяснять, почему в тексте требования сотрудник ФНС пишет про 4 млн, необязательно. Главное- ответить по существу запроса.

Сложность третья: налоговая запрашивает личные документы

В идеале должно быть так. В рамках проверки контрагента могут прислать требование предоставить личные документы. Это называется встречная налоговая проверка или встречка. В ходе такого вида проверки сотрудники налоговой просят бумаги, которые подтверждают сделки с каким-то одним контрагентом.

Если сделок с ним было мало, то ответить на такое требование будет нетрудно. Но если встречку присылают по одному из ключевых поставщиков или покупателей, то копировать придется много.

Предоставить документы по встречной проверке предприниматель должен в течение 5 рабочих дней. К требованию о предоставлении бумаг в ходе встречной проверки прикрепляют копию поручения от того отдела налоговой службы, который занимается проверкой контрагента. По требованию могут запросить счета, договоры, акты выполненных работ и сверок, оборотно-сальдовые ведомости и пр.

Как происходит на практике

Рассмотрим пример Екатерины. Она является индивидуальным предпринимателем уже много лет, и однажды получила требование предоставить договор, счет, акты сверки и приемки-сдачи услуг, а также платежные поручения по организации-контрагенту, которую проверяла налоговая.

На первый взгляд ничего особенного, обычное требование от ФНС. Но если знать, о какой сделке речь, то требование выглядит странным. У контрагента, которого проверяла налоговая служба, Екатерина заказывала надгробный памятник на могилу родственника. К предпринимательской деятельности эта сделка не имела никакого отношения. Но так как у Екатерины есть статус ИП (сотрудник ФНС определили это по ИНН), ей направили это требование, как предпринимателю.

Памятник она заказывала онлайн, расплачивалась за него личной картой. Соответственно, никаких документов у нее не было из тех, что запросила налоговая. Только квитанция об оплате.

Как ответить на такое требование

Федеральная налоговая служба может запрашивать информацию, которая требуется ей для проверки, не только у налогоплательщиков, но и вообще у любых лиц. Но если сделка личная, то обычный гражданин не обязан хранить документы по ней.

У индивидуальных предпринимателей могут требовать только те бумаги, которые являются основанием или подтверждают факт начисления или уплаты налогов и сборов, а также те документы, которые подтверждают расходы.

Поэтому на такое требование Екатерина ответила, что ее заказ в данной организации был сделан в личных целях, а его результаты не имеют никакого отношения к предпринимательской деятельности. Потому акт приемки-сдачи работ она не подписывала и других документов у нее тоже нет.

Сложность четвертая: в тексте требования нет самого требования

От налоговой инспекции могут приходить разные письма и уведомления: информационные сообщения, напоминания о сроках уплаты налогов, какие-то разъяснения и пр. Все это справочная информация, которой руководствуется налогоплательщик. На такие письма отвечать нет надобности.

Как бывает на практике

Иногда вместо писем и уведомлений ФНС предпочитает присылать требования. И каких-то логических объяснений этому нет. Так, один предприниматель нанимал людей, платил им зарплату, а все положенные отчеты, включая расчет по страховым взносам, сдавал вовремя. Потом работники уволились, но собственник бизнеса продолжил сдавать отчеты, правда, уже с нулевыми показателями. Он делал так на всякий случай, поскольку боялся, что ему придет штраф за то, что не сдал отчет.

Сотрудник налоговой инспекции решил разъяснить предпринимателю, что сдавать нулевой расчет страховых взносов не надо. Но по какой-то причине он сделал это требованием.

Как отвечать на такие требования

На самом деле это самый приятный вид требований от налоговой службы. В нем вас освобождают от части рутины, которую приходится выполнять каждый квартал. Но даже если в тексте требования нет самого требования, на него все равно нужно ответить.

Каждый налогоплательщик должен отправить квитанцию, а потом написать и отправить ответ в налоговую, каким бы ни было требование. Это обязанность, а не право налогоплательщика, и она не зависит от того, что говорится в тексте требования.

В ситуации, которую мы привели как пример, предприниматель решил ответить так: «Информацию к сведению принял. Нулевой расчет по страховым взносам обязуюсь не сдавать».

Подводим итоги

Бизнесу, а особенно начинающим предпринимателям, бывает непросто коммуницировать с налоговой службой. Но на самом деле все не так сложно и страшно. Что касается требований от ФНС, то самое главное – своевременно отвечать на них по установленному алгоритму (квитанция о приеме, а затем ответ). В противном случае вы можете получить штраф, а для компаний он немаленький.

Наибольшая трудность касается требований, который налоговая отправляет обычной почтой. Такие документы автоматически считаются полученными на 6 рабочий день. И неважно, получили вы его на самом деле или нет.

Потому бизнес переходит на систему электронного документооборота – потерять требование, присланное через интернет или ЭДО практически невозможно. Кроме того, в случае с ЭДО есть одна лазейка, которая играет на руку бизнесу.

При получении требования через ЭДО у предпринимателя есть 6 дней на отправку квитанции о приеме требования. Со дня отправки квитанции начинает течь срок, который отводится законом на предоставление пояснений или документов – это 5 или 10 дней. Если отправить квитанцию на 6-й день, то фактически у бизнеса будет еще целая неделя на подготовку ответа в налоговую.

Если вы не успеваете ответить на требование, и у вас есть на это уважительные причины, то можно просить об отсрочке. Но ее могут и не дать, потому все равно должен быть кто-то, кто занимается подготовкой ответа.