Вы когда-нибудь думали, что постоянно растущее количество непрочитанных писем похоже на снежный ком? Каждое уведомление заставляет меня нервничать все больше и больше.
Иногда кажется невозможным ответить на все сразу. Проблема в том, что чем дольше вы оставляете эту проблему нерешенной, тем хуже будет это чувство. Задача кажется непреодолимой и может начать влиять на остальную часть вашей рабочей рутины.
Предлагаем вам покончить с этим раз и навсегда. Старайтесь каждый день начинать с просмотра писем в папке «Входящие». В первую очередь расставляйте приоритеты в срочных делах, проводите первые несколько часов своего дня, звоня и делая определенные вещи, отвечая только на самые важные электронные письма. Затем оставляйте электронные письма, работайте над другими задачами и проводите встречи со своей командой.
Разделение дня на блоки позволит вам не быть рабом своего почтового ящика. Это также гарантирует, что вы максимально эффективно используете свое время.
Вечером вы возвращаетесь на почту в назначенное время, чтобы разобрать все электронные письма и закончить свой день с пустым почтовым ящиком.
Очень важно придерживаться этой системы. Но что происходит, когда все идет не так? Есть ли способ вернуть ситуацию под контроль?
Как справиться с переполненным почтовым ящиком электронной почты
Консолидация писем в одном месте без какой-либо приоритезации может привести к накладным расходам. Поэтому надо смотреть на всю систему по-другому.
Что самое худшее может случиться, если вы не сканируете все входящие сообщения в конце каждого дня? Возможно, вы обнаружите, что в это время можете выполнять более важную работу и чувствовать себя менее напряженным в процессе. Вам нужно избавиться от ожидания мгновенного ответа на сообщения.
Если у вас есть тысячи непрочитанных писем и у вас нет системы с папками или ярлыками, вам может потребоваться внести некоторые изменения в способ управления почтовым ящиком.
Расставьте приоритеты
Четко определите свои приоритеты. Если кому-то нужно ваше время, но это не очень важно для вас, настройте шаблон электронной почты, вежливо поблагодарите его за электронное письмо, а затем назначьте дату, чтобы ответить ему. Запланируйте эту задачу и займитесь ею позже.
Придерживайтесь расписания
Запланируйте время, когда вы можете сосредоточиться на своей электронной почте, например, утром и вечером.
Если вы можете читать сообщения на своем телефоне, установите ограничения по времени для определенных приложений, не проверяйте свой почтовый ящик в нерабочее время.
Совершите звонок
Важно расставить приоритеты только для самых срочных электронных писем и вернуться к старому телефонному звонку. Если вы можете обработать 10 электронных писем за один звонок, не бойтесь взять трубку.
Важно настроить хорошую систему организации, которая позволит вам четко организовать ваши электронные письма.
Если вы копируете электронные письма для справки, а не для ответа, вы можете настроить правила в своем почтовом ящике, чтобы эти электронные письма отправлялись непосредственно в определенную папку.
Вы также можете использовать флажки с цветовой кодировкой, чтобы расставлять приоритеты в письмах по времени, отправителю или теме.
Откажитесь от всего, что бесполезно, чтобы уменьшить ненужный трафик.
Отключите уведомления
Громкий звуковой сигнал, который появляется каждый раз, когда в ваш почтовый ящик приходит электронное письмо, является атакой на вашу нервную систему. Это вызывает ненужный стресс и постоянное отвлечение от других задач, над которыми вы, возможно, работаете.
Выделите время для работы с электронной почтой, чтобы повысить свою эффективность вне этого времени.