После прохождения собеседования кандидат на вакансию должен встать на путь приема на новую должность. Процедура регистрации сотрудника состоит из ряда шагов, которые мы подробно рассмотрим.
Медицинский осмотр
Законодательство требует, чтобы определенные люди проходили медицинское обследование. Перед подписанием документов будущему сотруднику необходимо пройти медицинское обследование. Трудовой кодекс определяет разные категории людей, которых вы должны направить в поликлинику:
- несовершеннолетние;
- спортсмены, судьи, сотрудники полиции и прокуратуры, парикмахеры, косметологи;
- работники предприятий общественного питания, медицины, детских и спортивных учреждений, транспорта;
- другие категории.
Сотрудники, которые отказались пройти медицинское обследование или не прошли его, не могут приступить к выполнению своих служебных обязанностей.
Запрашиваем документы
При регистрации сотрудник должен предоставить персональные данные (документы). Трудовой кодекс, в частности статья 65, определяет перечень таких документов. Это включает:
- заграничный пасспорт;
- СНИЛС;
- трудовая книжка (если сотрудник уже был принят на работу ранее);
- военный паспорт или свидетельство о регистрации;
- образовательный документ.
допускается запросить у работника другие документы, необходимые для подтверждения определенных знаний и навыков, например, водительские права, право ношения оружия, профессиональный сертификат и т.д.
Подписываем локальные нормативные документы
Перед приемом на работу кандидат должен быть ознакомлен с уставом организации. Законодательство определяет различные документы, которые необходимо предъявить работнику:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- местонахождение личных данных;
- правила оплаты труда.
Но чаще всего перечень внутренних документов в организациях намного шире. Например, вы могли разработать и принять правила одежды, правила делового этикета и ряд других документов.
Охрана труда
Перед подписанием контракта работник должен пройти обучение по охране труда. Такая инструкция называется первичной. Кроме того, он должен ознакомиться со всеми документами по охране труда на производстве, принятыми в организации. Эти документы включают:
- документ пожарной безопасности;
- документ об оказании первой помощи пострадавшим работникам.
Подписываем трудовой договор и иные документы
именно этот документ подтверждает взаимоотношения сторон. В Трудовом кодексе выделено несколько моментов, которые необходимо четко указать в документе:
- прямое рабочее место;
- позиция;
- дата, когда работник должен приступить к исполнению своих обязанностей;
- зарплата;
- условия труда по результатам специальной оценки.
Документ составляется в нескольких экземплярах, один из которых выдается сотруднику.
При отсутствии в трудовом договоре обязанностей работника (это допустимо) необходимо ознакомить его с должностной инструкцией.
С материально ответственными лицами заключается договор о материальной ответственности. Очень часто этот документ заключают с складскими работниками, сырьевиками, водителями.
Приказ о трудоустройстве
После того, как сотрудник подписал все вышеперечисленные документы, составляется приказ о приеме на работу сотрудника. Этот документ имеет форму № Т-1. Основанием для выдачи приказа является не заявление работника, а трудовой договор.
Личная карточка Т-2
Карточка сотрудника должна быть введена на каждого сотрудника, принятого в организацию. Запишите все личные данные, а также информацию, относящуюся к вашей работе (например, перемещения персонала).
Регистрация документов
Все документы, которые сотрудник подписывает при приеме на работу, необходимо фиксировать в бухгалтерском учете. Для каждой группы документов создается отдельный журнал, в котором необходимо указать номер, тип и дату окончания документа.
Необходимо вести журналы:
- учет трудовых договоров;
- учет заказов на персонал;
- учет договоров о материальной ответственности;
- учет заказов по основной деятельности.
Записи хранятся в отделе кадров или бухгалтерии компании.
Трудовая книжка
Обеспечение трудовой книжки на новом рабочем месте – прямая обязанность сотрудника. Если гражданин впервые устраивается на работу, работодатель выдает ему трудовую книжку. В документе в строго установленном порядке производится регистрация: наименование организации, дата заполнения, должность, на которую составлен сотрудник, дата и номер приказа о приеме на работу. Печать организации на этой записи не ставится.
Регистрация всех трудовых книжек фиксируется в журнале регистрации и движение трудовых книжек и вкладышей к ним.
Зарегистрировали нового сотрудника в сторонних организациях
Работодатель обязан уведомить следующие органы о появлении в организации нового сотрудника:
- военкомат (если сотрудник несет военную службу);
- налоговая служба;
- служба судебных приставов (если работник предоставил исполнительный лист на выплату долга);
- миграционная служба (если работник – иностранный гражданин);
- банк (если в организации есть зарплатный проект банка).
