Книга регистрации трудовых договоров — образец

Буклет для регистрации трудового договора - образец

Фотобанк Лори

Трудовой договор и книга учета трудовых договоров (или журнал) — это документ, предназначенный для записи выполненных трудовых договоров с персоналом и внесенных в них изменений. Ответственность за подготовку этой книги обычно лежит на отделе кадров. Кроме того, эту функцию может выполнять секретарь или другой сотрудник, назначенный приказом руководителя.

Обязательно ли вести книгу регистрации трудовых договоров

Обязанность хранить эту книгу ни одним законодательным актом не установлена. Однако в соответствии с общими правилами документооборота работодатели обязаны вести учет кадровой документации, поэтому работодателям рекомендуется вести такой дневник.

Если в вашей организации нет реестра трудовых договоров, могут возникнуть нежелательные проблемы с контролирующими органами. Ведь именно этот документ одним из первых требуется сотрудникам инспекции труда. Ведение дневника также может быть связано с необходимостью вести учет продолжительности контрактов: если стороны не заявят в кратчайшие сроки о расторжении срочного контракта в связи с истечением его срока и сотрудник продолжает работать, контракт станет постоянным (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Книга регистрации трудового договора (пример приведен ниже) выполняет ряд полезных функций:

  • вести учет трудовых договоров и контролировать их;
  • подтверждение факта правильного оформления трудовых отношений с наемными работниками;
  • возможность быстрого поиска необходимой информации по трудовому договору;
  • систематизация данных.

Ведение дневника позволяет кадровикам быстро получать, в том числе, следующую информацию:

  • сколько трудовых договоров состоит в организации, сколько из них действительных;
  • какие дополнительные соглашения заключены к трудовым договорам;
  • сколько договоров было заключено или расторгнуто за определенный период времени;
  • средняя продолжительность трудовых договоров.

На практике реестр трудовых договоров используется во многих государственных и частных организациях. На предприятиях с большим количеством сотрудников и высокой текучестью кадров без этого документа сложно обойтись. Следует отметить, что в организациях необходимость ведения данной газеты определяется внутренней политикой делопроизводства.

Особенности оформления документа

Реестр трудовых договоров и дополнительных соглашений не имеет утвержденной законом формы. Документ можно написать на обычном листе формата А4, в записной книжке, купленной в магазине, или на фирменном бланке, разработанном организацией. Вы можете вести электронный дневник или вести его вручную.

Если дневник в бумажном формате, он должен быть прошит и все страницы пронумерованы. Он должен быть подписан начальником или другим уполномоченным лицом. На документе можно поставить печать, если таковая имеется, но это не обязательно.

При желании можно вести два журнала: в одном можно отмечать временные трудовые договоры, а в другом — на неопределенный срок. Форма книги бухгалтерского учета по трудовым договорам и порядок ее ведения должны быть утверждены локальным нормативным актом.

В каком формате лучше вести книгу — бумажном или электронном:

  • Электронный формат подходит, если документ будет храниться только в информационных целях.
  • бумажный формат требуется, если книга учета трудовых договоров будет использоваться для подтверждения того, что копии трудовых договоров были выданы сотрудникам под подпись.

Как правильно оформить книгу

Регистрационная книжка трудового договора состоит из титульного листа и листов с аннотациями. На обложке должна быть указана следующая информация:

  • название хозяйствующего субъекта;
  • название документа;
  • дата начала и окончания регистрации;
  • ИМЯ И ФАМИЛИЯ и подпись специалиста по персоналу (или другого лица), ответственного за руководство).

На первой странице книги вы можете прописать правила ее содержания. Основная часть документа часто состоит из табличного раздела, содержание которого определяется спецификой работы кадровых специалистов. Обычно таблица включает следующую информацию:

  • дата заключения трудового договора и присвоенный ему номер;
  • ИМЯ И ФАМИЛИЯ рабочий, с которым был заключен договор;
  • название структурного подразделения;
  • должность;
  • тип контракта (срочный, постоянный и др.);
  • подпись сотрудника при получении копии на руки (если подпись ставится в газете, а не на другом документе).

При необходимости вы можете добавить в таблицу другие обязательные столбцы.

Срок хранения данного документа регулируется Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (статья 463 Перечня) и составляет 75 лет. Если хозяйствующий субъект прекращает свое существование до истечения этого срока, журнал следует вернуть в архив. Ниже приведен пример журнала трудового договора.

kniga_ucheta_trudovyh_dogovorov.jpg

Буклет для регистрации трудового договора - образец

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector