Новые сроки хранения документов: таблица

Фотобанк Лори

Действующее законодательство предусматривает обязанность коммерческих организаций хранить большую часть «бумажных» документов, создаваемых в ходе их хозяйственной деятельности. При этом для каждого типа документов утверждаются свои сроки хранения, иногда довольно продолжительные. Мы рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие штрафы грозят за нарушение правил их хранения.

Содержание

Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.
Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица
Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица
Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.

Согласно ст. 17 Закона «Об архивном деле» п. 125-ФЗ от 22 октября 2004 г архивные записи должны храниться в сроки, установленные законами и иными нормативными актами, а также стандартные документы, утвержденные Росархивом и различными федеральными ведомствами.

Постановление Росархова от 25 декабря 2004 г. 236 от 20.12.2019 введены новые сроки хранения большей части управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и других документов, начиная с 18.02.2020. Кроме того, определенные сроки хранения документации устанавливаются Налоговым кодексом Российской Федерации, Законом о бухгалтерском учете от 25.07.2012 г. 402 от 06.12.2011 и другие нормативные документы.

Новые условия хранения документов в архиве действуют независимо от организационно-правовой формы компании, а также распространяются на индивидуальных предпринимателей. Субъекты могут обеспечить сохранность документации самостоятельно или с помощью специализированной архивной организации, что особенно важно при больших объемах документов.

Ниже приведены фактические сроки хранения некоторых основных документов, созданных в ходе хозяйственной деятельности.

Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица

Несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов и «первичных организаций» может повлечь за собой значительные штрафные санкции для компании, так как документ, уничтоженный досрочно, не может быть предоставлен инспекторам в случае проведения налоговой проверки.

Сроки хранения первичных документов мы дадим в таблице вместе с периодами бухгалтерских документов.

Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1

Документ	Срок хранения бухгалтерских документов в организации	База
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухгалтерского учета	По крайней мере, через 5 лет после года, когда они в последний раз использовались для подготовки бухгалтерских записей	Лужайка. 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29
Бухгалтерские записи (бухгалтерская книга, журналы / заказы, оборотные ведомости, бухгалтерские книги, карты, записи транзакций и т.д.)	5 лет (при условии проверки), но не менее 5 лет после отчетного года	Лужайка. 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 276
Бухгалтерский учет (финансовая отчетность, OFR, отчеты о предполагаемом использовании, приложения) и аудиторские отчеты по нему	Ежегодно — постоянно Промежуточный — 5 лет (бессрочно — при отсутствии годовой отчетности)	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286
«Первичные» и сопутствующие подтверждающие документы (кассовые, банковские документы, акты приема-передачи, аннулирования имущества, материалы, авансовые отчеты, счета-фактуры, корреспонденция)	5 лет (при условии проверки), но не менее 5 лет после отчетного года	Лужайка. 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 277
Накладные	5 лет При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет — работа в офисе завершена до 01.01.2003; 50 лет — после 01.01.2003)	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 553
Документы о получении заработной платы, материальной помощи, налогов, льгот и др. (заработная плата, платежные ведомости)	6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
Документы о выплате пособий, больничных листов, материальной помощи (декларации, списки сотрудников, заключения, выписки из протоколов, переписка)	5 лет
Инвентаризационные документы активов и пассивов	5 лет при условии проверки	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
Опись расчетных комиссий	Постоянно
Документы переоценки, определения износа, списания основных средств и нематериальных активов	5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 323
Договоры ГПК с частными лицами, акты приема-передачи работ, услуг	50/75 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
Документы для договоров, соглашений, контрактов	5 лет
Устав Организации	Постоянно
Документы о совершаемых в Российской Федерации валютных операциях	Не менее 3 лет с даты соответствующей валютной операции, но не ранее крайнего срока исполнения контракта	Лужайка. 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

В таблице ниже указаны сроки для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также плательщиков страховых взносов.

Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

Документ	Срок хранения	База
Документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в том числе подтверждение суммы доходов / расходов и уплаты налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами	Минимум 4 года	Налоговый кодекс РФ, стр. 8 ч. 1 ст. 23, стр. 5 п. 3 ст. 24
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам	5 лет Заявления об интеллектуальной собственности до 2003 г. — 75 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 310
Счета	5 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 317
Записи о полученных / выставленных счетах (бумажных и электронных)	Минимум 4 года с даты последней записи	Постановление Правительства № 1137 от 26 декабря 2011 г., приложение № 3, пункт 13
Буклеты по закупкам / продажам (бумажные и электронные)	Минимум 4 года с даты последней записи	Постановление Правительства № 1137 от 26 декабря 2011 г., приложение № 4, стр. 24; Приложение № 5, стр. 22
Документы IRPEF (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговый учет), справки о доходах и суммах налогов физических лиц	5 лет 50/75 лет — при отсутствии лицевых счетов или платежных ведомостей	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312
Документы, подтверждающие затраты работника на обучение, для прохождения работником независимой квалификационной оценки (по налогу на прибыль)	В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет	Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 264 п.4 ст. 283
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)	В течение всего периода уменьшения налоговой базы текущего периода на сумму ранее полученных убытков
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по упрощенной системе налогообложения, единому сельскохозяйственному налогу)	В течение всего периода реализации права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка	Налоговый кодекс РФ п.7 ст. 346.18 п. 5 ст. 346,6
Документы, необходимые для расчета и оплаты страховых взносов	6 лет	Налоговый кодекс РФ п. 3.4 ст. 23
Расчет страховых взносов	50/75 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309
Карты для индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов	6 лет 50/75 лет — при отсутствии лицевых счетов или платежных ведомостей
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч квитанция	Не менее 5 лет с момента принятия расчета Фондом	Постановление ФСБ РФ от 02.02.2010 г. 19, пп. 6.2, 6.3

Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица

Кадровая документация обязательна для всех работодателей, в том числе индивидуальных предпринимателей. Только микропредприятия имеют право отказаться от составления отдельных локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном рабочий процесс HR одинаков для всех.

Для большинства кадровых документов на период 2020-2021 гг. Установлены очень длительные сроки хранения, при этом часто работодатель должен обеспечить соответствующие условия для их безопасности, поскольку они содержат персональные данные сотрудников.

Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3

Документ	Срок хранения	База
Кадровые документы, кроме тех, для которых предусмотрен другой срок хранения	50/75 лет	Закон «Об архивном деле» п. 125-ФЗ от 22.10.2004 г., ст. 22,1
Личные файлы, личные файлы руководителей и сотрудников	50/75 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 435, 444, 445
Трудовые договоры, договоры оказания услуг, дополнительные соглашения к ним	50/75 лет
Постановления и акты о применении дисциплинарных взысканий	3 года	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 454
Документы по обработке персональных данных	Постоянно	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441
Согласие на обработку персональных данных	3 года после истечения срока согласия или его отзыва (в соглашении может быть предусмотрено иное)
Оригиналы личных документов (трудовые книжки, дипломы, справки, справки, водительские права)	По желанию сотрудников Невостребованные документы хранятся 50/75 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 449
Информация о занятости и стаже работы	50/75 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 450
Таблица персонала	Постоянно	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 40
Расписания (расписания), журналы учета рабочего времени	5 лет 50/75 лет — во вредных и опасных условиях труда	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 402
Время праздников	3 года	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 453
Отчеты о поездках	5 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 452
Справки о нетрудоспособности и записи об их регистрации	5 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619
Заказы, приказы и документы к ним	По основному виду деятельности — постоянно По административным вопросам — 5 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 19
Приказы, инструкции для персонала и документы к ним	50/75 лет — примерно прием, перевод, агрегация, подработка, увольнение, заработная плата, повышение квалификации, отпуск — по уходу за детьми, без заработной платы 5 лет — в ежегодные и учебные отпуска, командировки (при наличии вредных и опасных условий труда — 50/75 лет), на государственном контроле	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 434
Должностные инструкции (положения)	Типовая — 3 года после замены на новые Инструкции для сотрудников — 50/75 лет	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443
Акты несчастных случаев на производстве (с материалами расследования), журналы несчастных случаев	45 лет	Трудовой кодекс РФ, ст. 230, 230,1
Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены на новые	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 381
Коллективные договоры	Постоянно	Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

С 26 октября 2020 года внесены изменения в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 значительно увеличил штраф за нарушение правил архивирования, а также оформления, заполнения и использования архивных документов. Теперь к нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, применяются следующие штрафные санкции:

для граждан 1 — 3 тыс руб. (или уведомление);
для должностных лиц — 3-5 тыс руб.;
на одну организацию — 5-10 тыс руб.

Напомним, до внесения изменений в Кодекс об административных правонарушениях РФ штрафы составляли 100-300 рублей для граждан и 300-500 рублей для должностных лиц, а для юридических лиц штраф не предусматривался вообще.