Фотобанк Лори
Действующее законодательство предусматривает обязанность коммерческих организаций хранить большую часть «бумажных» документов, создаваемых в ходе их хозяйственной деятельности. При этом для каждого типа документов утверждаются свои сроки хранения, иногда довольно продолжительные. Мы рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие штрафы грозят за нарушение правил их хранения.
- Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.
- Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица
- Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1
- Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
- Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
- Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица
- Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
- Новые штрафы за нарушение правил хранения документации
Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.
Согласно ст. 17 Закона «Об архивном деле» п. 125-ФЗ от 22 октября 2004 г архивные записи должны храниться в сроки, установленные законами и иными нормативными актами, а также стандартные документы, утвержденные Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Постановление Росархова от 25 декабря 2004 г. 236 от 20.12.2019 введены новые сроки хранения большей части управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и других документов, начиная с 18.02.2020. Кроме того, определенные сроки хранения документации устанавливаются Налоговым кодексом Российской Федерации, Законом о бухгалтерском учете от 25.07.2012 г. 402 от 06.12.2011 и другие нормативные документы.
Новые условия хранения документов в архиве действуют независимо от организационно-правовой формы компании, а также распространяются на индивидуальных предпринимателей. Субъекты могут обеспечить сохранность документации самостоятельно или с помощью специализированной архивной организации, что особенно важно при больших объемах документов.
Ниже приведены фактические сроки хранения некоторых основных документов, созданных в ходе хозяйственной деятельности.
Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица
Несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов и «первичных организаций» может повлечь за собой значительные штрафные санкции для компании, так как документ, уничтоженный досрочно, не может быть предоставлен инспекторам в случае проведения налоговой проверки.
Сроки хранения первичных документов мы дадим в таблице вместе с периодами бухгалтерских документов.
Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1
Документ |
Срок хранения бухгалтерских документов в организации |
База |
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухгалтерского учета |
По крайней мере, через 5 лет после года, когда они в последний раз использовались для подготовки бухгалтерских записей |
Лужайка. 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29 |
Бухгалтерские записи (бухгалтерская книга, журналы / заказы, оборотные ведомости, бухгалтерские книги, карты, записи транзакций и т.д.) |
5 лет (при условии проверки), но не менее 5 лет после отчетного года |
Лужайка. 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 276 |
Бухгалтерский учет (финансовая отчетность, OFR, отчеты о предполагаемом использовании, приложения) и аудиторские отчеты по нему |
Ежегодно — постоянно Промежуточный — 5 лет (бессрочно — при отсутствии годовой отчетности) |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286 |
«Первичные» и сопутствующие подтверждающие документы (кассовые, банковские документы, акты приема-передачи, аннулирования имущества, материалы, авансовые отчеты, счета-фактуры, корреспонденция) |
5 лет (при условии проверки), но не менее 5 лет после отчетного года |
Лужайка. 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 277 |
Накладные |
5 лет При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет — работа в офисе завершена до 01.01.2003; 50 лет — после 01.01.2003) |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 553 |
Документы о получении заработной платы, материальной помощи, налогов, льгот и др. (заработная плата, платежные ведомости) |
6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
|
Документы о выплате пособий, больничных листов, материальной помощи (декларации, списки сотрудников, заключения, выписки из протоколов, переписка) |
5 лет |
|
Инвентаризационные документы активов и пассивов |
5 лет при условии проверки |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
|
Опись расчетных комиссий |
Постоянно |
|
Документы переоценки, определения износа, списания основных средств и нематериальных активов |
5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 323 |
Договоры ГПК с частными лицами, акты приема-передачи работ, услуг |
50/75 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
|
Документы для договоров, соглашений, контрактов |
5 лет |
|
Устав Организации |
Постоянно |
|
Документы о совершаемых в Российской Федерации валютных операциях |
Не менее 3 лет с даты соответствующей валютной операции, но не ранее крайнего срока исполнения контракта |
Лужайка. 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24 |
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
В таблице ниже указаны сроки для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также плательщиков страховых взносов.
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
Документ |
Срок хранения |
База |
Документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в том числе подтверждение суммы доходов / расходов и уплаты налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами |
Минимум 4 года |
Налоговый кодекс РФ, стр. 8 ч. 1 ст. 23, стр. 5 п. 3 ст. 24 |
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам |
5 лет Заявления об интеллектуальной собственности до 2003 г. — 75 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
Счета |
5 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
Записи о полученных / выставленных счетах (бумажных и электронных) |
Минимум 4 года с даты последней записи |
Постановление Правительства № 1137 от 26 декабря 2011 г., приложение № 3, пункт 13 |
Буклеты по закупкам / продажам (бумажные и электронные) |
Минимум 4 года с даты последней записи |
Постановление Правительства № 1137 от 26 декабря 2011 г., приложение № 4, стр. 24; Приложение № 5, стр. 22 |
Документы IRPEF (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговый учет), справки о доходах и суммах налогов физических лиц |
5 лет 50/75 лет — при отсутствии лицевых счетов или платежных ведомостей |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
Документы, подтверждающие затраты работника на обучение, для прохождения работником независимой квалификационной оценки (по налогу на прибыль) |
В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет |
Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 264 п.4 ст. 283 |
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) |
В течение всего периода уменьшения налоговой базы текущего периода на сумму ранее полученных убытков |
|
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по упрощенной системе налогообложения, единому сельскохозяйственному налогу) |
В течение всего периода реализации права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
Налоговый кодекс РФ п.7 ст. 346.18 п. 5 ст. 346,6 |
Документы, необходимые для расчета и оплаты страховых взносов |
6 лет |
Налоговый кодекс РФ п. 3.4 ст. 23 |
Расчет страховых взносов |
50/75 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
Карты для индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов |
6 лет 50/75 лет — при отсутствии лицевых счетов или платежных ведомостей |
|
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч квитанция |
Не менее 5 лет с момента принятия расчета Фондом |
Постановление ФСБ РФ от 02.02.2010 г. 19, пп. 6.2, 6.3 |
Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица
Кадровая документация обязательна для всех работодателей, в том числе индивидуальных предпринимателей. Только микропредприятия имеют право отказаться от составления отдельных локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном рабочий процесс HR одинаков для всех.
Для большинства кадровых документов на период 2020-2021 гг. Установлены очень длительные сроки хранения, при этом часто работодатель должен обеспечить соответствующие условия для их безопасности, поскольку они содержат персональные данные сотрудников.
Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
Документ |
Срок хранения |
База |
Кадровые документы, кроме тех, для которых предусмотрен другой срок хранения |
50/75 лет |
Закон «Об архивном деле» п. 125-ФЗ от 22.10.2004 г., ст. 22,1 |
Личные файлы, личные файлы руководителей и сотрудников |
50/75 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 435, 444, 445 |
Трудовые договоры, договоры оказания услуг, дополнительные соглашения к ним |
50/75 лет |
|
Постановления и акты о применении дисциплинарных взысканий |
3 года |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
Документы по обработке персональных данных |
Постоянно |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
Согласие на обработку персональных данных |
3 года после истечения срока согласия или его отзыва (в соглашении может быть предусмотрено иное) |
|
Оригиналы личных документов (трудовые книжки, дипломы, справки, справки, водительские права) |
По желанию сотрудников Невостребованные документы хранятся 50/75 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
Информация о занятости и стаже работы |
50/75 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
Таблица персонала |
Постоянно |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
Расписания (расписания), журналы учета рабочего времени |
5 лет 50/75 лет — во вредных и опасных условиях труда |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
Время праздников |
3 года |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
Отчеты о поездках |
5 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
Справки о нетрудоспособности и записи об их регистрации |
5 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
Заказы, приказы и документы к ним |
По основному виду деятельности — постоянно По административным вопросам — 5 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
Приказы, инструкции для персонала и документы к ним |
50/75 лет — примерно прием, перевод, агрегация, подработка, увольнение, заработная плата, повышение квалификации, отпуск — по уходу за детьми, без заработной платы 5 лет — в ежегодные и учебные отпуска, командировки (при наличии вредных и опасных условий труда — 50/75 лет), на государственном контроле |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
Должностные инструкции (положения) |
Типовая — 3 года после замены на новые Инструкции для сотрудников — 50/75 лет |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
Акты несчастных случаев на производстве (с материалами расследования), журналы несчастных случаев |
45 лет |
Трудовой кодекс РФ, ст. 230, 230,1 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
1 год после замены на новые |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
Коллективные договоры |
Постоянно |
Список Росархива, утвержденный Постановлением № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Новые штрафы за нарушение правил хранения документации
С 26 октября 2020 года внесены изменения в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 значительно увеличил штраф за нарушение правил архивирования, а также оформления, заполнения и использования архивных документов. Теперь к нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, применяются следующие штрафные санкции:
- для граждан 1 — 3 тыс руб. (или уведомление);
- для должностных лиц — 3-5 тыс руб.;
- на одну организацию — 5-10 тыс руб.
Напомним, до внесения изменений в Кодекс об административных правонарушениях РФ штрафы составляли 100-300 рублей для граждан и 300-500 рублей для должностных лиц, а для юридических лиц штраф не предусматривался вообще.