Определите время продолжительности переписки: этика отправки сообщений, чтобы не обидеть коллег по офису

Установите временные рамки для переписки: этика отправки сообщений, чтобы не обидеть коллег по офису

Самые популярные приложения — это приложения для обмена мгновенными сообщениями, такие как WhatsApp или Telegram. Неудивительно, что они используются не только в личных целях, но и для работы.

Однако личная жизнь отличается от профессиональной! Этика общения в профессиональной сфере отличается. Прежде чем отправить сообщение коллеге, необходимо учесть несколько важных моментов. Это необходимо для того, чтобы не обидеть коллег и тем более не допустить утечки конфиденциальных документов. Вот правила, которых следует придерживаться в рабочей переписке!

Обратите внимание на время отправления сообщения

Установите временные рамки для электронной почты: Этика отправки сообщений, чтобы не обидеть коллег по офису

Даже если вы и ваши коллеги достаточно близки, лучше всего отправлять сообщения в разумные часы, чтобы сохранить баланс между работой и личной жизнью. Если мы не обращаем внимания на часы при отправке сообщений, мы можем вмешаться в личные дела наших коллег.

Поэтому важно знать, заняты ли коллеги или у них есть профессиональные цели, прежде чем отправлять им сообщение.

Перепроверьте сообщение перед отправкой

Установите временные рамки для переписки: этика отправки сообщений, чтобы не обидеть коллег по офису

Прежде чем отправить сообщение коллеге, нужно понять, что мы хотим передать, как лично, так и через группу. Поэтому очень важно перепроверять набранные сообщения перед отправкой коллегам, чтобы избежать конфликтов и недопонимания.

Минимизируйте использование смайликов и стикеров

Функции эмодзи и стикеров в мессенджерах облегчают нам самовыражение при отправке сообщений в Интернете. К сожалению, многие люди грешат тем, что отправляют смайлики, которые совершенно не соответствуют содержанию сообщения. Вместо того, чтобы помочь нам выглядеть дружелюбно, использование смайликов создает впечатление непрофессионализма.

Установите временные рамки: этика отправки сообщения, чтобы не обидеть коллег по офису

Чтобы оставаться профессионалом, старайтесь использовать соответствующие смайлики или вообще избегайте использования стикеров и смайликов в деловой переписке.

Будьте терпеливы

Установите временные рамки: этика обмена сообщениями, чтобы не обидеть коллег по офису

Четвертое правило — терпеливо ждать ответа коллеги после отправки сообщения через приложение чата. Если ответа нет более первых трех часов, вы можете отправить сообщение повторно. Оно должно начинаться с приветствия и извинения и желательно заканчиваться словами «спасибо». Это свидетельствует о том, что вы цените время занятых сотрудников.

Уважайте правила компании

Самое главное при общении с коллегами — установить границы между личными и деловыми вопросами.

Установите временные рамки: этика обмена сообщениями, чтобы не обидеть коллег по офису

Приложения для обмена мгновенными сообщениями стали частной сферой между нами как отправителями сообщений и нашими коллегами как получателями. Поэтому, прежде чем отправить сообщение, мы должны помнить о правилах компании относительно того, что мы можем и чего не можем делать. Одна из таких политик — распространение конфиденциальных документов, таких как акции компании и свидетельства о праве собственности.

Придерживайтесь рабочих тем в чате

Общение в различных мессенджерах — это очень весело, особенно если ваши коллеги — классные, умные и интересные люди. Это, конечно, провоцирует искушение затронуть другие темы, которые могут заставить вас пренебречь своей работой.

Установите временные рамки: этика обмена сообщениями, чтобы не обидеть коллег по офису

Помните: рабочие чаты существуют для того, чтобы вы могли подробно обсудить рабочие вопросы. Но болтать и обсуждать личные дела и житейские ситуации в рабочих чатах не следует. Для этого существуют специальные группы интересов.

Знайте, когда прекратить болтать

Постоянная отправка и получение сообщений и подробное объяснение задач, безусловно, очень раздражает. Особенно если затрагиваемые темы становятся все более нетрадиционными и не имеющими отношения к профессиональным вопросам.

Когда речь идет об эффективном общении при объяснении работы, лучше избегать обмена мгновенными сообщениями. Гораздо лучше поговорить с человеком непосредственно в офисе или по телефону. Ваша цель в этом случае — ускорить и облегчить понимание передаваемого сообщения.

Используйте электронную почту или другие приложения при отправке большого количества файлов

Действительно, трудно поспорить с тем, что обмен мгновенными сообщениями невероятно удобен, эффективен и способен передать информацию в кратчайшие сроки. К сожалению, не вся информация может быть передана через чат. Например, вы не сможете отправить большую статью с большим количеством фотографий или большой видеофайл.

Выход есть: эксперты рекомендуют использовать специальные приложения, предназначенные для работы. К ним относятся, например, электронная почта или Discord.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: