Помеченные как срочные и с подписью «заранее благодарен»: примеры электронных писем, которые оказывают обратный эффект

Помеченные как срочные и подписанные

Без сомнения, мы не смогли бы прожить без электронной почты. Но хотя это и эффективный инструмент, он также может стать минным полем и причиной недопонимания! Когда вы исключаете дополнительные сигналы в виде выражения лица, языка тела и тона голоса, ваши слова иногда могут быть интерпретированы иначе, чем вы изначально предполагали. И когда это происходит, вы рискуете обидеть людей или испортить с ними отношения.

Как же использовать электронную почту и получать от нее максимальную отдачу? Сейчас мы расскажем вам, как стать мастером общения, и приведем примеры самых распространенных «подводных камней».

Невежливые электронные письма

Всегда ли вы начинаете электронное письмо с дружеского приветствия и заканчиваете вежливым прощанием? Вы можете думать, что люди не заметят, если вы не напишете «Здравствуйте!» или не закончите «С уважением», но отказ от вежливости может быть воспринят как грубость и невоспитанность.

Вы бы не стали подходить к кому-то в конференц-зале и разговаривать с ним таким образом, так зачем же делать это, когда речь идет об электронной почте? По мнению экспертов, найти время, чтобы подойти к человеку и поблагодарить его, очень важно для установления взаимопонимания и хороших рабочих отношений. Вам не нужно быть слишком вежливым, но вы должны быть учтивым и уважительным.

Электронные письма, помеченные как срочные

Помеченные как срочные и подписанные

Если вопрос действительно срочный, нажатие кнопки «отправить» на электронном письме со словом «срочно» в теме письма не всегда является лучшим способом получить помощь людей. Это может быть воспринято как прямая просьба, а не требование, и это один из способов отвлечь коллег от их проблем и вызвать ответную реакцию! Вместо того чтобы писать по электронной почте, подумайте, не будет ли более уместным личное общение. Если что-то действительно срочное, и вы пытаетесь заставить кого-то бросить все и отдать предпочтение тому, что вы хотите, вам нужно уметь влиять и убеждать их….. Это чрезвычайно трудно (будем честны: просто невозможно) сделать по электронной почте, потому что в переписке люди легко говорят «нет». Гораздо труднее сказать «нет» кому-то лично или по телефону.

Электронные письма, в которых говорится «заранее спасибо»

Вы можете думать, что проявляете вежливость, но отправка благодарственных писем заранее может показаться противоположной! Человек может воспринять это как «подожди, я еще не сказал, что собираюсь это сделать, а ты просто предположил, что я подстроюсь и сделаю то, что тебе нужно». Если вы хотите, чтобы кто-то помог вам, не забудьте сначала попросить и дать ему возможность согласиться.

Помеченные как срочные и подписанные

Одинаковые электронные письма разным людям

Информировать людей — это одно, а постоянно переписываться с каждым коллегой — совсем другое. Люди могут воспринимать это как: «Хорошо, когда есть несколько свидетелей, так я меньше отвечаю за проблему. Как правило, копируйте и отправляйте информацию только тогда, когда кто-то из вашей команды должен ее знать или когда информация нужна владельцам проекта. Помните одну простую вещь: почтовые ящики людей забиты до предела….. Убедитесь, что информация, которую вы им отправляете, имеет определенную ценность. Иначе ваши письма будут занимать место в корзине!

Электронные письма, перегруженные информацией

Писать огромные листы текста? Нет, нет и еще раз нет! Это создает вам отрицательную репутацию, когда речь идет о вашей способности эффективно общаться с людьми. Прежде чем впихнуть в одно письмо всю возможную информацию, спросите себя, что именно вы хотите сказать и что действительно нужно знать получателю?

Помеченные как срочные и подписанные

Электронные письма с ошибками

Действительно ли орфографические и пунктуационные ошибки вредны? Абсолютно. Это показывает отсутствие интереса и профессионализма! Нажатие кнопки «Отправить» на электронном письме с грамматическими ошибками говорит о том, что вы не очень цените получателя или ваше общение с ним. Чтобы избежать этого, возьмите за правило проверять свои электронные письма, чтобы убедиться, что они отполированы.

Как писать хорошие электронные письма

Когда дело доходит до написания электронных писем, эксперты говорят: важно всегда ставить себя на место получателя. Прочитайте письмо с точки зрения человека, которому вы его отправляете, и спросите себя, что этот человек получит от того, что вы написали? Обращайте внимание на все — от интонации до выбора подписи — и подстраивайте ее под собеседника. Сообщение коллеге, с которым вы дружите, будет сильно отличаться от сообщения вашему начальнику. Помните об этих моментах, и вы сможете каждый раз уверенно нажимать кнопку «отправить».

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: