Слишком много планерок вредят работе: сокращаем их до 30 минут и говорим по существу

Слишком много совещаний по планированию вредят работе: мы сокращаем их до 30 минут и переходим к делу

Планировочное совещание – важное и нужное мероприятие, ведь здесь обсуждаются текущие насущные вопросы, текущее положение дел, строятся планы на будущее, проекты, которые предстоит реализовать в будущем и т.д.

С другой стороны, частые и длительные совещания по планированию вредны для работы. Разговоры остаются разговорами. В любом случае необходимы активные действия для развития бизнеса и движения вперед. Сотрудники и даже руководство могут чувствовать себя опустошенными после долгих дискуссий. Вот почему встречи иногда замедляют продуктивность.

Во избежание таких негативных последствий стоит учитывать и соблюдать следующие простые правила.

Не устраивайте планерку без повестки дня

Встречаться для обсуждения каких-то вопросов в дороге – пустая трата времени. Согласитесь, футболисты не выходят на поле без стратегии. То же самое и с планером. Если только на встрече вы помните, что именно хотели обсудить, то потратьте больше времени. Кроме того, убедитесь, что вы упускаете из виду что-то более важное (в этом случае работает закон мелочности).

Поэтому перед собранием проинформируйте сотрудников о том, что будет обсуждаться на повестке дня. Дайте им тоже время подготовиться. Тогда обсуждение будет максимально продуктивным.

Слишком много совещаний по планированию вредят работе: мы сокращаем их до 30 минут и переходим к делу

Составьте чек-лист

Чтобы ничего не забыть, записывайте все важные вопросы для обсуждения в блокнот. Или, если вам нужно знать, выполнили ли подчиненные свои задачи, зафиксируйте все на бумаге. Разделяйте задачи по приоритету и времени выполнения, а затем следуйте последовательности в списке.

Например, в начале планерки уточните, что сделано, какие задачи выполнены. Сразу вычеркните те пункты, по которым у вас есть уточненная информация.

Затем начните обсуждать все более и более серьезные проблемы.

Укладывайтесь в полчаса

Полтора часа — это много для планерки. Так говорит Питер Брегман, автор статьи под названием «Магия 30-минутных встреч». По его мнению, длительные встречи более часа должны быть не нормой, а скорее исключением из правил. Полчаса не считает большим ограничением. Брегман считает, что на таких коротких встречах люди более сосредоточены. Кроме того, встреча не выматывает их эмоционально, а значит, они смогут активно и радостно приступить к выполнению заданий.

Слишком много совещаний по планированию вредят работе: мы сокращаем их до 30 минут и переходим к делу

Уважайте время каждого

Не позволяйте себе как руководителю демонстрировать свое превосходство, опаздывая на встречи. Это неуместно и неуважительно по отношению к подчиненным. Помните, что каждая минута, проведенная сотрудником на совещании, отнимает минуту времени, которое можно было бы потратить на работу. Ведь руководитель первый требует, чтобы вы вовремя сдавали задания. И если вы проводите много времени на собрании, вы можете физически не уложиться в срок.

Если присутствие некоторых сотрудников на планерке необязательно (например, когда обсуждаются задачи, в которых они не задействованы), не заставляйте их сидеть со всеми, а освободите для выполнения своих прямых обязанностей.

Говорите по существу

Избегайте светской беседы, шуток, шуток, комментариев и заявлений не по теме. Также не стоит обсуждать вопросы, которых нет на сегодняшней повестке дня. Говорите только по делу, чтобы не обременять сотрудников информацией, которая им не нужна и которая на время не пригодится им в работе.

Слишком много совещаний по планированию вредят работе: мы сокращаем их до 30 минут и переходим к делу

Рассматривайте альтернативные варианты

Если вы обнаружите, что встречи не очень эффективны, что некоторые сотрудники прямо-таки скучают и осматривают свои устройства, то используйте другие инструменты коммуникации. Это может быть электронная почта, обмен мгновенными сообщениями и т д. Иногда контроль на микроуровне, т.е прямое общение с каждым сотрудником, оказывается более эффективным, чем коллективные тарифы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector