Как открыть и вести бизнес удаленно в России в 2024 году

Индивидуальному предпринимателю или руководителю сейчас необязательно быть привязанным к одному городу, чтобы вести бизнес. Это не всегда удобно, особенно если нужно ездить по стране, искать потенциальных партнеров, подрядчиков или покупателей.

Плюс ИП может просто сменить место жительства в связи с улучшившимся социальным статусом. Но это не значит, что ему придется регулярно мотаться в тот город, где уже открыт бизнес, чтобы вести там дела. Сейчас все можно делать удаленно: нанимать сотрудников, находить новые каналы продаж, вести документооборот и сдавать отчеты в контролирующие органы.

В этой статье мы дадим четкую инструкцию, как вести бизнес удаленно, чтобы не «навредить» ему и не нарушить закон.

Удаленная регистрация ИП или ООО

Организовать свой бизнес можно, выбрав между статусом индивидуального предпринимателя (ИП) и созданием компании, например, общества с ограниченной ответственностью (ООО). ИП подходит для тех, кто собирается работать самостоятельно. ООО лучше выбрать тем, кто планирует вести бизнес с партнером или заниматься деятельностью, недоступной для индивидуального предпринимателя. Например, ИП не может заниматься производством и продажей лекарств, крепкого алкоголя, давать населению кредиты и займы.

Для регистрации ИП необходимо предоставить пакет документов в налоговую инспекцию по месту постоянной регистрации предпринимателя. Зарегистрироваться по временной прописке можно только если нет постоянной регистрации. ООО регистрируют по месту нахождения его офиса (собственного или арендованного). Если вы не планируете снимать офис для ООО, то можно зарегистрироваться юридический адрес по месту жительства директора или участника общества.

Те, кто находится в другом регионе России, может подать заявление на регистрацию через сайт налоговой службы или с помощью нотариуса. В случае, если вы находитесь за границей, то процедура регистрации возможна только через сайт Федеральной налоговой службы (ФНС). Для онлайн-регистрации у вас должна быть квалифицированная электронная подпись. Получить ее можно только лично в удостоверяющем центре или создать через приложение «Госключ». Получить квалифицированную электронную подпись через «Госключ» можно и из-за границы, но только при наличии действующего заграничного паспорта нового образца с электронным чипом.

Как зарегистрировать бизнес через сайт налоговой

Для подачи заявления на регистрацию ИП или ООО через онлайн-сервис ФНС необходимо предварительно получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Алгоритм действий будет следующим:

1. Перейдите в онлайн-сервис налоговой службы и выберите тип регистрации: ИП или ООО.
2. Заполните соответствующее заявление, указав паспортные данные, ИНН, адрес регистрации и электронную почту для будущего предпринимателя. В случае регистрации ООО требуется предоставить данные о компании: наименование, адрес и электронную почту. Также в заявлении следует указать коды ОКВЭД и выбрать налоговый режим.
3. Выберите метод подачи документов в налоговую: в электронном виде с подписью КЭП, через МФЦ, нотариуса или на бумаге в ИФНС. Если регистрируете бизнес удаленно, выберите строку «в электронном виде с подписанием КЭП». Обратите внимание, что при наличии двух и более участников в ООО каждому из них потребуется КЭП. Госпошлину необходимо уплатить только при личной подаче документов в налоговой.
4. Проверьте все, что вы написали в заявлении, и отправьте его в налоговую. Спустя 3 рабочих дня вы получите уведомление о регистрации на указанный адрес электронной почты.

Как зарегистрировать бизнес через нотариуса, если вы в другом городе

Регистрация ИП или ООО через нотариуса в другом городе России подойдет тем, кто по какой-то причине не может или не хочет делать все в электронном виде. Оформить все через нотариуса можно, когда вы находитесь в одном городе, а бизнес требуется зарегистрировать в другом, и у вас нет квалифицированной электронной подписи (КЭП) для онлайн-регистрации. Учитывайте, что через иностранных нотариусов зарегистрировать бизнес в России не получится. Если речь идет об открытии ООО с двумя или более участниками, все они должны явиться к нотариусу и принять участи в процессе регистрации.

Процедура следующая:

1. Обратитесь к любому нотариусу в России, независимо от места вашей прописки или фактического проживания. Например, вы прописаны в Челябинске и ИП хотите открыть именно там, но вы сами в Москве. В таком случае, вы можете обратиться к нотариусу в Москве и провести регистрацию ИП через него.
2. При подаче заявления через нотариуса, вам не придется оплачивать госпошлину, однако за отправку документов потребуется уплатить 1000 рублей. Дополнительные услуги, например, помощь в заполнении заявления, оплачиваются отдельно. Нотариус подписывает заявление своей электронной подписью и направляет его в ИФНС. Через три рабочих дня налоговая зарегистрирует ИП или ООО, а уведомление об этом придет на вашу электронную почту.

Регистрация бизнеса через посредника

Сейчас много разных компаний предоставляют посреднические услуги при регистрации бизнеса. Например, Тинькофф Банк предлагает сервис по регистрации индивидуального предпринимателя и общества с ограниченной ответственностью с единственным участником. Заявитель может заполнить анкету для регистрации онлайн, однако полностью пройти весь процесс удаленно можно только если у вас есть (КЭП).

Оформление доверенности при удаленной регистрации бизнеса

Доверенность – это юридический документ, который предоставляет возможность другому лицу действовать от вашего имени. Например, руководитель организации или предприниматель может составить доверенность на сотрудника, делегируя ему полномочия по снятию денег со счета в банке, представлению отчетности в налоговой, подписанию договоров и актов с контрагентами. Конкретный перечень полномочий четко прописывается в тексте доверенности.

Индивидуальный предприниматель может передать только определенные полномочия другому лицу: представление интересов в суде или передача имущества на хранение, ведение финансовых расчетов с контрагентами, возврат предоплаты. В этой сфере существуют ограничения, например, нельзя закрыть расчетный счет по доверенности.

Исключением являются предприниматели, призванные по мобилизации, у которых в подчинении более пяти сотрудников. В таких случаях им предоставляется возможность передачи доверенному лицу более широких полномочий, таких как заключение сделок, расторжение контрактов, управление кадровыми вопросами и другое.

Какая доверенность нужна для бизнеса: мнение юриста

Когда руководитель компании намерен передать кому-то из своих сотрудников все свои полномочия, целесообразно составлять генеральную доверенность. Хотя сам термин «генеральная доверенность» не закреплен в законодательстве, он обозначает документ, предоставляющий доверенному лицу максимальные права и возможность представлять интересы доверителя в различных сферах, включая судебные процессы.

Индивидуальный предприниматель оформить генеральную доверенность не сможет, поскольку статус ИП закреплен лично за человеком согласно закону. Исключение составляют случаи, когда ИП призван на военную службу.

Доверенность не нужно писать самостоятельно или выискивать для этого примеры в интернете: нотариус предоставит необходимые шаблоны. Стоимость оформления генеральной доверенности может варьироваться от 1500 до 3500 рублей. Если необходимо передать лишь определенные полномочия, нотариус поможет сформулировать текст доверенности самостоятельно. В случае с ООО, составление доверенности у нотариуса не является обязательным, оно необходимо лишь при совершении сделок с государственной регистрацией.

Рекомендуется сразу сделать копию доверенности, поскольку в большинстве случаев копии будет вполне достаточно, и доверенному лицу не придется носить с собой оригинал. Перестраховаться от потери документа – никогда не лишняя мера.

Банковский счет для бизнеса

Для предпринимателей и компаний открытие расчетного счета является неотъемлемой частью бизнес-процесса. На этот счет поступают денежные средства от клиентов, с него осуществляется оплата аренды, услуг, выплата заработных плат, и, в общем, проводятся все финансовые операции, необходимые для нормального функционирования бизнеса.

Хотя индивидуальные предприниматели могут вести деятельность без расчетного счета по закону, в таком случае они столкнутся с рядом ограничений:

• максимальная сумма сделки по одному договору ограничивается 100 тысячами рублей;
• участвовать в государственных закупках, тендерах и претендовать на гранты нельзя;
• нельзя получать возврат переплаты налогов;
• сделки с иностранной валютой ограничены;
• настроить эквайринг не получится;
• оформить кредит и лизинг нельзя.

ИП, которые не сделали себе бизнес-счет, приходится оперировать наличными средствами, так как использование личных счетов для бизнеса запрещено.

Организации с ограниченной ответственностью также не обязаны открывать расчетный счет, однако ведение бизнеса без него может стать затруднительным. Это приводит к тем же ограничениям, что и в случае с ИП.

Как открыть счет в банке удаленно

Чтобы открыть расчетный счет для бизнеса, нужно прийти в банк лично или встретиться с его представителем. То есть сделать счет удаленно не получится, но можно оформить доверенность на другого человека. Стоит отметить, что некоторые банки могут отказать в открытии расчетного счета по доверенности, и рекомендуется уточнить этот вопрос заранее, обратившись по телефону в конкретное банковское учреждение. Это правило распространяется как на индивидуальных предпринимателей, так и на компании.

Документы для открытия бизнес-счета

Список документов зависит от банка и формы бизнеса, будь то индивидуальный предприниматель или компания.

ИП обычно должны принести:

• Паспорт.
• Лист записи в ЕГРИП о регистрации предпринимателя.
• Свидетельство о присвоении ИНН.

Представитель компании должен приготовить:

• Паспорт руководителя ООО.
• Лист записи в ЕГРЮЛ о регистрации компании.
• Свидетельство о присвоении ИНН.
• Устав ООО.
• Иногда – учредительный договор и протокол собрания участников.

Банк проводит проверку предоставленных документов в течение 30 дней, однако счет обычно открывается в более короткие сроки – от 1 до 3 дней. В некоторых случаях банк может отказать в открытии счета, например, если у генерального директора или учредителя фирмы ранее были проблемы с другими банками в отношении закона № 115-ФЗ.

Как нанять работников в компанию удаленно

Поиск сотрудников удаленно можно осуществлять различными способами: через свой сайт, базы вакансий и резюме, через соцсети или с помощью рекрутинговых агентств. Давайте рассмотрим, как можно реализовать этот процесс.

Где разместить объявление о поиске сотрудников

Разместите вакансии на своем сайте, в социальных сетях и на специализированных платформах. Разберем самые эффективные порталы:

1. HeadHunter — один из ведущих российских порталов по поиску персонала с более чем 61,8 миллионами резюме различных специалистов. Сайт не имеет ограничений по отраслям, привлекая соискателей из разных сфер деятельности. Работодатели могут размещать вакансии, просматривать отклики и приглашать подходящих кандидатов на собеседование. Стоимость размещения вакансии начинается от 1200 рублей и зависит от региона (анонимное размещение дороже).

Чтение резюме также предоставляется за дополнительную плату, варьирующуюся в зависимости от региона и предоставляемых контактов. Например, доступ к 30 соискателям из Саратовской области стоит 1680 рублей, в то время как минимум 120 контактов в Москве обойдутся в 9-10 тысяч рублей. HeadHunter также предоставляет дополнительные услуги, такие как конструктор вакансий, смс-рассылка, а также реклама компании на самом портале и в социальных сетях.

1. SuperJob – платформа с более чем 17,5 миллионами резюме, специализирующаяся в областях продаж и транспорта. Пользователи могут проводить поиск сотрудников по различным критериям, включая профессию, отрасль, опыт работы, гражданство и статус вакцинации от COVID-19. Наибольшее количество резюме представлено в сферах продаж и транспорта, в то время как количество соискателей из сельского хозяйства, страхования и консалтинга значительно меньше. Особенностью платформы является возможность добавления в вакансию опроса, который потенциальные кандидаты должны заполнить.

Стоимость размещения вакансии зависит от просмотра резюме заинтересованными соискателями и начинается от 250 рублей за каждый отклик. Для просмотра контактов соискателя необходимо заплатить 75 рублей за каждое резюме. SuperJob также предоставляет дополнительные услуги, такие как продвижение вакансий через таргетированную рекламу на сайте. Работодатели могут оплачивать клики или отклики на свои объявления, с тарифами от 40 рублей за клик в Москве и Санкт-Петербурге до 25 рублей в других регионах.

1. Работа-ру — платформа с более чем 22 миллионами резюме в различных отраслях. Для регистрации на сайте требуется предоставить ИНН компании или ИП, что позволяет просматривать контакты в резюме и размещать вакансии. Также есть возможность использовать колл-трекинг, при котором звонки соискателей проходят через сайт и записываются. Общение осуществляется через внутренний чат с шаблонами сообщений, который можно интегрировать в «Вотсап». На платформе работает чат-бот, облегчающий обработку откликов на вакансии. Бот проверяет полноту информации в резюме и запрашивает у соискателя недостающие данные.

Стоимость размещения вакансии начинается от 800 рублей в регионах и от 1000 рублей в Москве. При покупке нескольких размещений предусмотрены скидки. Также есть возможность разместить вакансию бесплатно и оплачивать только за отклики от соискателей, соответствующих требованиям, стоимость которых начинается от 300 рублей за отклик. Прочтение резюме в течение 7 дней и получения 700 контактов в регионах стоит от 1660 рублей, в Москве — от 15 390 рублей. Предоставляются и дополнительные услуги, например, возможность добавить обложку на страницу вакансии и компании. Стоимость зависит от региона и времени размещения, например, в Москве месяц такого брендирования стоит почти 25 000 рублей.

1. Зарплата-ру — ресурс с более чем 8,5 миллионами резюме, преимущественно в сферах транспорта, продаж и менеджмента. Платформа предоставляет возможность поиска кандидатов по различным критериям, таким как график работы, зарплата, образование, возраст и наличие автомобиля. Возможно также размещение вакансии без упоминания названия и контактов компании, предоставляя соискателям только условия работы.

Стоимость размещения вакансии начинается от 450 рублей в месяц, а анонимное размещение вакансии стоит 1400 рублей. Для прочтения резюме доступ предоставляется за 4900 рублей в неделю, с неограниченным количеством контактов. Дополнительные услуги включают возможность добавления фотографий и логотипа на страницу с вакансией за 20 000 рублей в месяц. Также предоставляется опция выделения вакансии среди первых результатов поиска за 1700 рублей за 3 дня.

1. На платформе «Авито» представлено около 2 миллионов резюме, охватывающих различные сферы, включая кандидатов без опыта работы, продажи, транспорт и логистику. Пользователи имеют возможность размещать вакансии или искать персонал среди базы резюме. Информация о предпочтениях кандидатов по зарплате и графику, а также данные об опыте и образовании доступны бесплатно, однако за контакты соискателей предусмотрена плата. Большая часть резюме принадлежит студентам и кандидатам без опыта работы, их более 1,2 миллиона. Также значительное количество резюме от работников в сфере продаж (более 130 тысяч) и из отрасли транспорта и логистики (150 тысяч).

Стоимость размещения вакансии начинается от 200 рублей в месяц, в зависимости от региона. Возможен также платный просмотр откликов, стоимость которого варьируется от 15 до 50 рублей за одного кандидата в зависимости от региона. Чтение резюме с открытием контактов стоит от 81 рубля за одно резюме. При покупке нескольких контактов на месяц можно получить скидку, например, 50 контактов в течение месяца обойдутся в 3627 рублей. Предоставляются дополнительные услуги, такие как подключение чат-бота за от 450 рублей, который помогает автоматизировать процесс откликов. Также есть возможность повышения видимости объявления в списке вакансий и добавления его в блок рекомендаций для соискателей за дополнительную плату.

Онлайн-собеседование

Используйте сайты с вакансиями для поиска сотрудников среди опубликованных резюме. Выбирайте кандидатов, учитывая город, опыт работы, образование и другие важные для вас критерии. Свяжитесь с потенциальными кандидатами и договоритесь о проведении онлайн-собеседования. Кандидаты обычно предоставляют предпочтительные контакты для связи. Проведите онлайн-собеседование через популярные сервисы видеовстреч, такие как Google Meet, Skype или Zoom.

Как оформить сотрудника, если вы ведете бизнес удаленно

Для постоянных сотрудников нужен трудовой договор, для разовой работы — договор ГПХ. Например, для дизайнера, выполняющего определенное количество работ в течение месяца, подойдет договор ГПХ.

Например, с дизайнером, который создаст десять изображений в течение месяца для вашего проекта, лучше будет заключить договор на выполнение конкретных работ (ГПХ). Результаты труда сотрудника, который работает по такому договору, фиксируются актом выполненных работ или предоставленных услуг. С постоянным сотрудником, который будет работать, например, пять дней в неделю с 9:00 до 17:00, целесообразно оформить трудовое соглашение. Важно также прописать условия удаленной работы в соответствующем договоре.

Оформление сотрудника можно провести удаленно, отправив ему образец договора по электронной почте. Существуют также специализированные сервисы, такие как «Работа в России», СБИС КЭДО, «Сбер-корус», HRlink, позволяющие подписывать документы с помощью квалифицированной электронной подписи.

Как контролировать работу бизнеса удаленно

Существует действительно много сервисов, предоставляющих возможность эффективного управления бизнесом в удаленном режиме. Рассмотрим два направления:

1. CRM-системы. CRM-программы, такие как Bitrix24, amoCRM, «Мегаплан», спроектированы для систематизации процессов продаж. В них предусмотрено ведение базы контактов, распределение задач менеджерам, обработка сообщений от клиентов из различных источников, сбор статистики по продажам и деятельности менеджеров. Функционал каждого сервиса может различаться.
2. Таск-менеджеры. Сервисы для управления задачами позволяют назначать задания сотрудникам. В них можно установить сроки, разбить задачи на подзадачи, добавить чек-листы и мониторить ход выполнения работ в режиме онлайн. Примеры таких сервисов: Kaiten, YouGile, Notion.

Ошибки при внедрении CRM-систем

Внедрение CRM-системы может обойтись в круглую сумму для бизнеса. Потому на данном этапе организации удаленного управления важно избежать распространенных ошибок:

1. Нельзя внедрять CRM без аудита и техзадания. Прежде чем внедрять CRM, предприниматель должен ясно представить, какие преимущества и результаты он ожидает от этой системы, а также как она поможет оптимизировать бизнес-процессы и уменьшить временные затраты. Для этого необходимо провести детальное исследование текущих бизнес-процессов. Многие поставщики CRM включают аудит в свои услуги по внедрению, и общая стоимость такого пакета обычно варьируется от 150 000 до 200 000 рублей.

Если предприниматель обладает навыками IT-специалиста или умением эффективно управлять проектами, у него есть альтернатива. Он может самостоятельно разработать подробное техническое задание и затем найти подрядчиков для его реализации. Однако важно учитывать, насколько технически выполнимы задуманные функции в конкретной CRM. Если требуемая функциональность не предусмотрена в стандартной конфигурации CRM, ее придется разрабатывать с нуля, что может потребовать значительных ресурсов.

1. Нельзя внедрять CRM, если у вас не отлажены бизнес-процессы. Перед внедрением CRM необходимо определить четкие воронки продаж и другие бизнес-процессы, а также составить должностные инструкции для сотрудников. Важно провести этот процесс формально, выделив все повторяющиеся действия и включив их в систему. Необходимо понять, откуда приходят потенциальные клиенты, каким образом менеджеры их обрабатывают, и как продвигается весь цикл, начиная от формирования договора до выставления счетов.

Компании без четко прописанных бизнес-процессов не могут быть успешными и прибыльными. CRM предназначена для автоматизации рутинных операций в соответствии с явно определенными правилами. В отсутствие таких правил работа CRM может быть неэффективной.

1. Нельзя внедрять CRM без человека, ответственного за внедрение. Перед внедрением CRM необходимо определить ответственного сотрудника со стороны бизнеса. Этот человек, будь то менеджер проекта или другой специалист, должен хорошо разбираться в устройстве отдела продаж и общих бизнес-целях. Ему поручается организация работы с системой, добавление новых пользователей и внесение изменений в воронку продаж в случае необходимости, например, при появлении новых этапов. Роль менеджера проекта может быть поручена отдельному сотруднику, например, маркетологу, или быть взята на себя руководителем отдела продаж, который заинтересован в повышении эффективности своей команды.

Оценить затраты времени на запуск нового инструмента можно следующим образом: приблизительно три часа на первую консультацию с интеграторами и полчаса в неделю на последующие уточнения. Срок внедрения зависит от объема работ: простую CRM можно внедрить за месяц, но если требуется разработка дополнительных функций и создание уникальных воронок с интеграцией программ, процесс может занять несколько месяцев. После запуска важно выделить время на обучение. Обычно это занимает около часа для обучения менеджеров по работе с CRM и еще час для ответственного сотрудника — научить его добавлять сотрудников, перестраивать воронку, анализировать результаты и другие нюансы. Рекомендуется записать этот процесс на видео, чтобы упростить обучение новых сотрудников и сэкономить время и ресурсы.

1. Не стоит подключать все функции сразу. Предприниматели часто стремятся интегрировать все возможные функции, связанные с их воронкой продаж. В результате этого увеличивается не только время внедрения и стоимость, но и уровень сложности программы. Менеджерам становится сложно освоить десятки, а иногда и сотни функций, что требует дополнительных затрат на обучение и мотивацию.

Оптимальный подход к внедрению CRM — постепенный. Начинать следует с решения базовых задач: пусть ваши люди освоят базовые функций и научится успешно взаимодействовать с системой. Перед внедрением дополнительных модулей важно внимательно изучить процесс, оценить, насколько новая функция важна для бизнеса и как она может улучшить или упростить рабочие процессы.

1. Не стоит использовать непроверенные интеграции. Найдите подрядчика, который уже успешно реализовал множество интеграций и составил список тех, что действуют стабильно и поддерживаются отзывчивой и оперативной техподдержкой. Проще говоря, купить чей-то опыт в этой сфере. Проще всего – найти надежного подрядчика, удостовериться в его добросовестности, и впоследствии доверять его решениям, чем каждый раз проводить тестирование различных интеграций и выбирать подходящую.

Выбор подрядчика на рынке CRM не имеет универсального алгоритма. Необходимо оценить, как менеджер ведет общение, изучить оборот компании, изучить успешные кейсы и, возможно, обратиться к знакомым, кто уже пользовался их услугами.

Как проверить контрагента на благонадежность, если вы ведете бизнес удаленно

Перед заключением каких-либо сделок важно осуществлять проверку контрагентов, будь то компания или индивидуальный предприниматель. Без этого ваш бизнес может оказаться связанным с мошенниками, банкротами и, в результате, нажить проблем с налоговой службой.

Так, индивидуальным предпринимателям, работающим на общей системе налогообложения, может быть отказано в возможности применения профессионального налогового вычета, если налоговая инспекция при проверке установит, что контрагент, с которым была заключена сделка, не обладал правом осуществления определенного вида деятельности или не уплачивал соответствующие налоги. Подобные проблемы могут возникнуть и у компаний, работающих на общей системе налогообложения, а также у предприятий, применяющих УСН «Доходы минус расходы».

Соответствующие условия и ограничения прописаны в статье 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации. Для проверки контрагента можно воспользоваться несколькими способами, включая:

1. Получение выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП самостоятельно через сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП». Для этого нужен ИНН компании или индивидуального предпринимателя. В выписке о компании можно получить информацию о размере уставного капитала, данных руководителя и видов деятельности. В случае с индивидуальным предпринимателем вы сможете узнать виды его деятельности.
2. Проверка контрагента через сервис ФНС под названием «Прозрачный бизнес». По ИНН компании можно получить информацию о наличии задолженностей по налогам и взносам, а также о том, представляет ли компания свою отчетность в налоговую. Если у компании имеются нарушения, это может указывать на ее ненадежность, и, вероятно, стоит воздержаться от сотрудничества. Следует отметить, что долги индивидуальных предпринимателей данный сервис не отобразит; для проверки их задолженностей можно воспользоваться сайтом ФССП.
3. Анализ судебных дел, в которых контрагент участвует или участвовал. Эту информацию можно получить на сайте «Мой арбитр». Проверка судебных дел позволяет определить, не является ли контрагент ответчиком в большом количестве дел, что может быть признаком потенциальных проблем. Но учитывайте, что для крупных компаний регулярное участие в судебных процессах является нормой, поэтому важно ознакомиться с сутью дел и задать контрагенту соответствующие вопросы.

Сайт «Мой арбитр» также предоставляет информацию о процедурах банкротства. Проверка контрагента на предмет прохождения через банкротство важна, так как сделки, совершенные компанией или лицом в течение трех лет до начала процедуры, могут быть оспорены и признаны недействительными. Это означает, что имущество, приобретенное у банкрота, может быть передано конкурсному управляющему для продажи и удовлетворения требований кредиторов. Сведения о процедурах банкротства также можно проверить в сервисе «Единый федеральный реестр сведений о банкротстве».

1. Проверка контрагента на наличие у него долгов. Сайт Федеральной службы судебных приставов (ФССП) предоставляет возможность проверить, нет ли у потенциального партнера задолженностей. Контрагент, сталкивающийся с финансовыми трудностями или не исполняющий свои обязательства, может быть рискованным партнером. Также важно учитывать, что при наличии больших долгов у контрагента может быть начата процедура банкротства.
2. Анализ исполнения госконтрактов. Еще одним полезным источником информации о надежности контрагента является Единая информационная система «Госзакупки» (ЕИС). Здесь можно проверить, насколько добросовестно контрагент исполнял государственные контракты, особенно если он участвовал в тендерах. Информация о включении контрагента в реестр квалифицированных подрядных организаций или, наоборот, в реестры недобросовестных поставщиков и подрядных организаций может служить дополнительным критерием при оценке его надежности.
3. Одним из важных шагов при проверке контрагента является проверка подлинности паспортных данных генерального директора ООО или предпринимателя. Хотя случаи использования поддельных паспортов редки, стоит использовать сервисы проверки по списку недействительных российских паспортов, чтобы защитить себя от возможного мошенничества.
4. Также полезным инструментом при проверке надежности контрагента являются сайты-посредники, такие как «Проверка контрагентов» от Тинькофф Бизнеса, «Контур-фокус», «Сбис-контрагенты», «Спарк» или Casebook. Эти площадки собирают информацию о предпринимателях и компаниях из различных источников, предоставляя отчеты, в которых можно:

• проверить, проводились ли проверки со стороны контролирующих органов и какие результаты были получены;
• выявить аффилированных с контрагентом юридических и физических лиц, что может быть важным при оценке рисков;
• получить информацию о финансовых показателях компании на основе годовой бухгалтерской отчетности.

ЭДО при удаленном формате ведения бизнеса

При удаленном ведении бизнеса документы можно подписывать электронной подписью через отдельное ПО и отправлять их почтой. Но так делают редко. В основном бизнес внедряет ЭДО – системы электронного документооборота. С помощью ЭДО можно подписывать и направлять документы контрагентам, а также обмениваться документами внутри компании и с государственными органами.

Внедрение системы ЭДО становится целесообразным, когда компания сталкивается с большим объемом документов. Сотрудников необходимо обучить работе с системой и обязать получить электронные подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах. Однако стоит учесть, что использование услуг ЭДО обычно платное, и стоимость зависит от объема обрабатываемых документов, иногда достигая 50 000 рублей в месяц.

В случае, если контрагенты не могут или не желают использовать такие методы, остается только распечатывать и отправлять бумажные документы почтой.

Ведение документооборота при помощи ЭДО

Индивидуальные предприниматели и компании имеют возможность заключить договор с операторами ЭДО, предоставляющими услуги по обмену электронными документами. Среди популярных вариантов «Контур-Диадок», «Такском-Файлер» и «1С-ЭДО». Учитывайте, что для обмена документами, связанными с НДС, оператор ЭДО должен быть аккредитован в ФНС. Список аккредитованных операторов можно найти на официальном сайте налоговой службы.

С использованием системы ЭДО можно:

1. Создавать, подписывать и отправлять различные документы контрагентам, такие как договоры, счета-фактуры и акты.
2. Работать с внутренними документами бизнеса, включая отправку на подпись трудовых договоров, заявлений на отпуск или увольнение, а также рассылку расчетных листов.
3. Хранить созданные документы в системе оператора ЭДО, что обеспечивает более высокий уровень надежности по сравнению с хранением на персональных устройствах.
4. Отслеживать статус документооборота, например, узнавать, подписал ли контрагент договор или отказался от подписи.
5. Отправлять декларации в налоговую инспекцию.

Кроме того, обмен электронными документами между компаниями или ИП, использующими различные системы ЭДО, становится возможным благодаря соглашениям о роуминге, заключенным между крупными операторами ЭДО. Это позволяет обмениваться документами даже при использовании различных систем. Важную роль также играет использование ЭДО для компаний и ИП, занимающихся товарами, подлежащими маркировке по системе «Честный знак», такими как обувь, лекарства, молочная и табачная продукция.

Ведение документооборота с использованием электронной подписи

Для обмена электронными документами не обязательно присоединяться к системе (ЭДО). Большинство документов можно подписать с использованием электронной подписи и отправить контрагенту по электронной почте.

Однако важно отметить, что данным способом нельзя подписывать следующие категории документов:

• Документы, содержащие государственную тайну.
• Электронные счета-фактуры.
• Документы, предназначенные для передачи в Росреестр.

Как сдавать отчеты в налоговую, если вы ведете бизнес удаленно

Бизнес обязан предоставлять отчетность по своим доходам, маркировать товары и информировать о своих сотрудниках перед государственными органами. Кроме того, компании или индивидуальные предприниматели, принимающие как наличные, так и безналичные платежи от физических лиц без статуса индивидуального предпринимателя, или наличные платежи от юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, должны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) для выдачи чеков и отправки информации в налоговую.

Рассмотрим, как избежать возможных проблем с государственными органами:

1. Подключение онлайн-кассы. Бизнесу, принимающему наличные и безналичные платежи, а также работающему с физическими лицами без статуса ИП, необходимо использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Онлайн-касса отправляет данные о чеках оператору фискальных данных, а затем информация передается в налоговую. При этом важно приобрести или арендовать онлайн-кассу, заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать кассу в налоговой инспекции.
2. Договор с оператором фискальных данных. Помимо использования онлайн-кассы, необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Этот шаг позволяет передавать данные о чеках в налоговую эффективным способом.
3. Учет в налоговой инспекции. После приобретения или аренды онлайн-кассы и заключения договора с оператором фискальных данных, кассу нужно зарегистрировать в налоговой инспекции. Важно отметить, что эти процедуры можно выполнить без посещения офиса оператора и налоговой.

Для бизнеса, который работает с товарами, подлежащими обязательной маркировке в России, важно соблюдать следующие шаги:

1. Определение товаров, подлежащих маркировке. Необходимо учесть перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, согласно постановлению правительства от 28.04.2018 № 792-р. К ним относятся, например, табачные изделия, обувь, фотокамеры, постельное белье.
2. Получение двухмерного кода для маркировки. Каждый товар, подлежащий маркировке, должен иметь уникальный двухмерный код. Этот код наносится на упаковку товара.
3. Регистрация в системе «Честный знак». Бизнес должен зарегистрироваться на сайте «Честный знак» и описать товары, которые подлежат маркировке. После регистрации необходимо заказать маркировку товаров в системе.
4. Использование КЭП. Для работы с системой «Честный знак» требуется наличие КЭП. Этот ключ используется для подписи электронных документов и обеспечения безопасности информации.
5. Возможность подключения к сервисам компаний-посредников. Некоторые компании предоставляют услуги по подключению ИП и фирм к системе «Честный знак», упрощая тем самым процесс маркировки товаров. Примеры таких компаний: АБТ, «Мультикас», «Скб-контур», «Астрал».

Передача отчетов в государственные органы может быть осуществлена через их официальные сайты. Отчеты и расчеты могут быть загружены непосредственно на сайтах налоговой службы, Социального фонда России и Росстата. Этот процесс также требует использования КЭП. Документы можно отправлять в государственные органы и через операторов Электронного Документооборота (ЭДО).

Подводим итоги

Оформление индивидуального предпринимательства (ИП) или общества с ограниченной ответственностью (ООО) может быть осуществлено через сайт налоговой службы, многофункциональные центры (МФЦ) или с участием нотариуса. Для электронной регистрации требуется получение квалифицированной электронной подписи, которую можно получить, в том числе, за границей через приложение «Госключ», предоставив действующий заграничный паспорт с чипом.

Если планируется управление бизнесом удаленно, рекомендуется заранее оформить нотариальную доверенность на кого-то из сотрудников. Этот сотрудник будет иметь возможность представлять интересы предпринимателя в государственных органах и суде, проводить расчеты с контрагентами и возвращать предоплату.

Найти и нанять людей в компанию также можно удаленно: через собственный веб-сайт, базу вакансий и резюме, а также в социальных сетях. Заключение договоров с сотрудниками возможно в онлайн-режиме.

Документы, такие как договоры, акты выполненных работ, чеки, отчеты по налогам и прочие, можно подписывать и отправлять онлайн с использованием электронного документооборота (ЭДО) или подписывать электронной подписью и отправлять почтой.